Άρθρα με την ετικέτα ‘e-delivery’

Σύμφωνα με τον Ν. 4440/2016 (Άρθρο 24) από την 1 Ιουλίου 2017 όλα τα έγγραφα που θα διακινούνται μεταξύ Δημοσίων Φορέων πρέπει να είναι σε ηλεκτρονική μορφή και ψηφιακά υπογεγραμμένα.

Διαδικασίες όπως η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων και η εσωτερική διακίνησή τους θα πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.

Άμεσοι στόχοι και αναμενόμενα οφέλη για το Ελληνικό Δημόσιο είναι η εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας, περισσότερη διαφάνεια και πιο φιλική προς το περιβάλλον δημόσια διοίκηση. Αναμένεται δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014).

Η OTS έχει διαθέσιμο σύγχρονο Σύστημα για την Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων, πλήρως προσαρμοσμένο και εναρμονισμένο στις ανάγκες των Δημοσίων Φορέων. Στα πλεονεκτήματα που προσφέρει το λογισμικό περιλαμβάνονται τα κάτωθι:

  • Εξοικονόμηση χρόνου για την αναζήτηση εγγράφων,
  • Ελαχιστοποίηση της χρήσης χαρτιού & λοιπών αναλώσιμων,
  • Διευκόλυνση της εσωτερικής επικοινωνίας σε μεγάλους Οργανισμούς με διάσπαρτα Κτίρια / Υπηρεσίες,
  • Άμεση ενημέρωση των υπαλλήλων για τη χρέωση εισερχομένων εγγράφων,
  • Αποτελεσματικότερη διαχείριση διαδικασιών διεκπεραίωσης,
  • Παρακολούθηση και διαχείριση των χρεωμένων εγγράφων από κάθε στέλεχος της Υπηρεσίας,
  • Δυνατότητα πλήρους διαχείρισης εγγράφων,
  • Αυτοματοποιημένη ενημέρωση για την εξέλιξη της διεκπεραίωσης των εγγράφων,
  • Έλεγχος, έγκριση, επικαιροποίηση και πιστοποίηση σχεδίων εγγράφων με τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής,
  • Εξοικονόμηση πόρων για την αποθήκευση/φύλαξη των αντιγράφων

Επιπλέον η OTS υποστηρίζει το πρότυπο  e-Delivery, μέρος του ευρωπαϊκού ψηφιακoύ προγράμματος Connecting Europe Facility (CEF). Το e-Delivery  συμβάλει στην ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων ανάμεσα στις Δημόσιες Υπηρεσίες, τις Επιχειρήσεις και τους Πολίτες με ασφαλή, αξιόπιστο τρόπο. Μέσω του e-Delivery χρησιμοποιούνται τυποποιημένα πρωτόκολλα μεταφοράς και πολιτικές ασφαλείας. Τα παραπάνω έχουν πλήρως ενσωματωθεί  στο σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων που διαθέτει η OTS αναβαθμίζοντας τις λειτουργίες του ως εξής:

  • Ανταλλαγή έγγραφων και δεδομένων, χρησιμοποιώντας ένα τυποποιημένο σε ευρωπαϊκό επίπεδο πρωτόκολλο ανταλλαγής μηνυμάτων, πέραν του e-mail
  • Βεβαιότητα ότι τα στοιχεία και τα έγγραφα που ανταλλάσσονται είναι ασφαλή και δεν υφίστανται τροποποιήσεις (ακεραιότητα)
  • Σιγουριά ότι τα έγγραφα είναι κρυπτογραφημένα κατά τη μετάδοσή τους (εμπιστευτικότητα)
  • Πρόσβαση σε προηγμένες και παραμετροποιήσιμες καταγραφές των γεγονότων που σχετίζονται με την ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων
  • Ανταλλαγή εγγράφων και αρχείων μεγαλύτερων των 50 Μb.
  • Θα υπάρχει εγγύηση ότι τα στοιχεία και τα έγγραφα παραδίδονται μία και μόνη φορά (εξαλείφονται επαναλήψεις, αποδείξεις, κ.τ.λ.)

 

 

Το Electronic Delivery building block ή αλλιώς e-Delivery αποτελεί μια από τις κυριότερες ψηφιακές υπηρεσίες που εντάσσονται στο ψηφιακό πρόγραμμα του Connecting Europe Facility (CEF)-υπηρεσίες που διευκολύνουν την ανταλλαγή και ροή των δεδομένων μεταξύ Φορέων Δημόσιας Διοίκησης τόσο ανάμεσα σε Ευρωπαϊκές Χώρες όσο και σε επίπεδο Κράτους.

Το e-Delivery συμβάλει στην ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων ανάμεσα στις Δημόσιες Υπηρεσίες, τις Επιχειρήσεις και τους Πολίτες με ασφαλή, αξιόπιστο τρόπο και διαλειτουργώντας. Μέσω του e-Delivery χρησιμοποιούνται τυποποιημένα πρωτόκολλα μεταφοράς και πολιτικές ασφαλείας. Ορίζει τις τεχνικές προδιαγραφές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε κάθε τομέα πολιτικής της ΕΕ (δικαιοσύνη, δημόσιες συμβάσεις, προστασία των καταναλωτών, κλπ.) έτσι ώστε να υπάρξει ασφαλής και αξιόπιστη ανταλλαγή εγγράφων και δεδομένων (δομημένων, μη-δομημένων ή / και δυαδικών), τόσο σε  επίπεδο Φορέων όσο και σε διακρατικό  επίπεδο. Με την εφαρμογή του e-Delivery ακολουθούνται, από τους Φορείς που συμμετέχουν, κοινοί τεχνικοί κανόνες με αποτέλεσμα να μπορούν να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και Φορείς με ανεξάρτητα πληροφοριακά συστήματα να είναι σε θέση να επικοινωνούν μεταξύ τους με ασφάλεια.

Οι επιχειρησιακές ανάγκες που καλύπτονται από την εφαρμογή του e-Delivery αφορούν στη διαλειτουργικότητα, την ασφάλεια, την επεκτασιμότητα και την απόδοση καθώς και τη νομική διασφάλιση και διαφάνεια. Ενδεικτικά, κάποιες από τις ανάγκες που καλύπτονται είναι:

  • Ανταλλαγή έγγραφων και δεδομένων, χρησιμοποιώντας ένα τυποποιημένο πρωτόκολλο ανταλλαγής μηνυμάτων, πέραν του e-mail.
  • Βεβαιότητα ότι τα στοιχεία και τα έγγραφα που ανταλλάσσονται είναι ασφαλή και δεν υφίστανται τροποποιήσεις (ακεραιότητα).
  • Σιγουριά ότι τα έγγραφα είναι κρυπτογραφημένα κατά τη μετάδοση τους (εμπιστευτικότητα).
  • Πρόσβαση σε προηγμένες και παραμετροποιήσιμες καταγραφές των γεγονότων που σχετίζονται με την ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων.
  • Επιτρέπεται η ανταλλαγή εγγράφων και αρχείων μεγαλύτερων των 50 Μb.
  • To back-office έχει διαφορετικούς τρόπους για να συνδεθεί με το δίκτυο ανταλλαγής μηνυμάτων.
  • Υπάρχει η εγγύηση ότι τα στοιχεία και τα έγγραφα παραδίδονται μία και μόνη φορά (εξαλείφονται επαναλήψεις, αποδείξεις, κ.τ.λ.)
  • Γίνεται λήψη αποδείξεων, ενδεχομένως με νομικά αναγνωρισμένη αποδεικτική αξία, από τα διάφορα στάδια ανταλλαγής εγγράφων και δεδομένων.