Άρθρα με την ετικέτα ‘Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων’

Σύμφωνα με τον Ν. 4440/2016 (Άρθρο 24) από την 1 Ιουλίου 2017 όλα τα έγγραφα που θα διακινούνται μεταξύ Δημοσίων Φορέων πρέπει να είναι σε ηλεκτρονική μορφή και ψηφιακά υπογεγραμμένα.

Διαδικασίες όπως η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων και η εσωτερική διακίνησή τους θα πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.

Άμεσοι στόχοι και αναμενόμενα οφέλη για το Ελληνικό Δημόσιο είναι η εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας, περισσότερη διαφάνεια και πιο φιλική προς το περιβάλλον δημόσια διοίκηση. Αναμένεται δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014).

Η OTS έχει διαθέσιμο σύγχρονο Σύστημα για την Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων, πλήρως προσαρμοσμένο και εναρμονισμένο στις ανάγκες των Δημοσίων Φορέων. Στα πλεονεκτήματα που προσφέρει το λογισμικό περιλαμβάνονται τα κάτωθι:

  • Εξοικονόμηση χρόνου για την αναζήτηση εγγράφων,
  • Ελαχιστοποίηση της χρήσης χαρτιού & λοιπών αναλώσιμων,
  • Διευκόλυνση της εσωτερικής επικοινωνίας σε μεγάλους Οργανισμούς με διάσπαρτα Κτίρια / Υπηρεσίες,
  • Άμεση ενημέρωση των υπαλλήλων για τη χρέωση εισερχομένων εγγράφων,
  • Αποτελεσματικότερη διαχείριση διαδικασιών διεκπεραίωσης,
  • Παρακολούθηση και διαχείριση των χρεωμένων εγγράφων από κάθε στέλεχος της Υπηρεσίας,
  • Δυνατότητα πλήρους διαχείρισης εγγράφων,
  • Αυτοματοποιημένη ενημέρωση για την εξέλιξη της διεκπεραίωσης των εγγράφων,
  • Έλεγχος, έγκριση, επικαιροποίηση και πιστοποίηση σχεδίων εγγράφων με τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής,
  • Εξοικονόμηση πόρων για την αποθήκευση/φύλαξη των αντιγράφων

Επιπλέον η OTS υποστηρίζει το πρότυπο  e-Delivery, μέρος του ευρωπαϊκού ψηφιακoύ προγράμματος Connecting Europe Facility (CEF). Το e-Delivery  συμβάλει στην ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων ανάμεσα στις Δημόσιες Υπηρεσίες, τις Επιχειρήσεις και τους Πολίτες με ασφαλή, αξιόπιστο τρόπο. Μέσω του e-Delivery χρησιμοποιούνται τυποποιημένα πρωτόκολλα μεταφοράς και πολιτικές ασφαλείας. Τα παραπάνω έχουν πλήρως ενσωματωθεί  στο σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων που διαθέτει η OTS αναβαθμίζοντας τις λειτουργίες του ως εξής:

  • Ανταλλαγή έγγραφων και δεδομένων, χρησιμοποιώντας ένα τυποποιημένο σε ευρωπαϊκό επίπεδο πρωτόκολλο ανταλλαγής μηνυμάτων, πέραν του e-mail
  • Βεβαιότητα ότι τα στοιχεία και τα έγγραφα που ανταλλάσσονται είναι ασφαλή και δεν υφίστανται τροποποιήσεις (ακεραιότητα)
  • Σιγουριά ότι τα έγγραφα είναι κρυπτογραφημένα κατά τη μετάδοσή τους (εμπιστευτικότητα)
  • Πρόσβαση σε προηγμένες και παραμετροποιήσιμες καταγραφές των γεγονότων που σχετίζονται με την ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων
  • Ανταλλαγή εγγράφων και αρχείων μεγαλύτερων των 50 Μb.
  • Θα υπάρχει εγγύηση ότι τα στοιχεία και τα έγγραφα παραδίδονται μία και μόνη φορά (εξαλείφονται επαναλήψεις, αποδείξεις, κ.τ.λ.)