Άρθρα με την ετικέτα ‘Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων’

Όλες οι διαδικασίες που καταλήγουν στην έκδοση διοικητικών πράξεων εκ μέρους των Φορέων του Δημοσίου (π.χ. η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής), καθώς και λοιπές διαδικασίες χειρισμού εγγράφων εντός της κάθε Υπηρεσίας (π.χ. η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών), θα πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.

Αυτό προβλέπει το άρθρο 24 του νόμου για την κινητικότητα, το οποίο προβλέπει τη θέσπιση ηλεκτρονικής διαδικασίας έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα.

Η ρύθμιση κρίνεται αναγκαία για τρεις στόχους:

  • Εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας
  • Διαφάνεια στη δημόσια διοίκηση και
  • Δημόσια διοίκηση πιο φιλική προς το περιβάλλον.

Με την εφαρμογή της ρύθμισης θα επιτευχθεί, όπως επισημαινόταν στην αιτιολογική έκθεση που συνόδευε το νομοσχέδιο, μέγιστη δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014). Μάλιστα, είναι σημαντική μια ακόμη επισήμανση: Αν και από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, το Ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δισ. ευρώ εμμένοντας στη χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.

 Σε όλο το Δημόσιο από το 2017

Η ισχύς της ρύθμισης αρχίζει για το σύνολο των Υπουργείων από την 1η Ιουλίου 2017. Δίνεται όμως και μια διασταλτική δυνατότητα στο χρονοδιάγραμμα, καθώς ορίζεται ότι η έναρξη ισχύος δύναται να παραταθεί έως την 1η Ιουνίου 2017 με κοινή απόφαση του υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης, αρμόδιου για θέματα Διοικητικής Μεταρρύθμισης και του καθ’ ύλην αρμόδιου Υπουργού.

 

Η ολοένα αυξανόμενη ανάγκη για αποδοτικότερη διαχείριση των εγγράφων ενός οργανισμού, έδωσε ώθηση στην ανάπτυξη των Πληροφοριακών Συστημάτων Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων (ΗΑΔΕ).

Μερικά μόνο από τα πλεονεκτήματα και τις ευκολίες που προσφέρει ένα Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων είναι τα παρακάτω:

Μειωμένο κόστος αποθήκευσης εγγράφων: Στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων η οργανωμένη και αυτοματοποιημένη αποθήκευση εγγράφων συμβάλλει στην εξοικονόμηση φυσικού χώρου αποθήκευσης και άρα στην εξοικονόμηση χρημάτων.
Αυξημένη παραγωγικότητα: Υπάρχει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα και τα αρχεία, μέσω των υπολογιστών σε κάθε γραφείο του Οργανισμού.
Μείωση κόστους εκτύπωσης των εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά έγγραφα βγαίνουν πλέον σε φωτοαντίγραφα μόνο όταν υπάρχει απαίτηση τους.
Μείωση κόστους διανομής εγγράφων : Τα έγγραφα μπορούν να διανέμονται χωρίς κόστος, με αποτέλεσμα τα έξοδα μεταφοράς και διανομής να είναι πλέον ελάχιστα. Η ΗΑΔΕ επιπλέον προβλέπει τρόπους και τεχνολογικές λύσεις για να γίνεται αυτή η διανομή όσο το δυνατόν πιο συντονισμένα και γρήγορα.
Λιγότερα λάθη ανθρώπινου παράγοντα: Η αναζήτηση, στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν συγκεκριμένες πληροφορίες σε αμέτρητα ηλεκτρονικά έγγραφα μέσα σε δευτερόλεπτα, από το σταθμό εργασίας τους.
Μικρότερες απαιτήσεις για προσωπικό: Με τη χρήση ΗΑΔΕ εξοικονομείται ανθρωποπροσπάθεια για την αποθήκευσης και αναζήτηση εγγράφων
Μειωμένο κόστος έκδοσης αναφορών: Χωρίς ΗΑΔΕ η κάθε αναφορά που κατασκευάζεται χρειάζεται ξεχωριστή προσοχή και επιμέλεια. Με την ΗΑΔΕ η διαδικασία αυτή είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και ταχύτατη.
Ταχύτερη εξυπηρέτηση: Οι διαδικασίες του Οργανισμού εκτελούνται γρηγορότερα, αφού υπάρχει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και έγγραφα.
Αποδοτικότερη λήψη αποφάσεων:  Άνθρωποι σε τελείως διαφορετικές τοποθεσίες, έχουν τη δυνατότητα να εξετάζουν το ίδιο έγγραφο/πληροφορία, την ίδια στιγμή επιτρέποντας την ταχύτερη λήψη αποφάσεων.
Παρακολούθηση ροών εργασίας: Σε περιπτώσεις διαδικασιών με προκαθορισμένα βήματα υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης της ροής ενός εγγράφου, προσθήκη επιπλέον εγγράφων στην ίδια ροή, αναθέσεις σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και παρακολούθησης του status κάθε βήματος (π.χ. Ολοκληρωμένο, Εγκεκριμένο, Απόρριψη κ.α.)
Μεγαλύτερη πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν σε μια ολόκληρη βάση δεδομένων,  πολλαπλά έγγραφα που να περιέχουν τη ζητούμενη πληροφορία.
Προστασία εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν εύκολα να αντιγραφούν σε εναλλακτικές τοποθεσίες και να διαφυλαχτούν από καταστροφές.
Ανάθεση ρόλων και δικαιωμάτων:  Στα πλαίσια ενός συστήματος ΗΑΔΕ, προβλέπεται η διαδικασία προσδιορισμού των διαφόρων ρόλων και δικαιωμάτων που μπορεί να αποδοθούν στους υπαλλήλους και με βάση αυτά, να γίνεται έλεγχος σε ποια έγγραφα έχει πρόσβαση ο κάθε υπάλληλος και για ποια ενέργεια (ανάγνωση, επεξεργασία, κοινοποίηση).

Για να γίνουν πλήρως αντιληπτά τα πραγματικά πλεονεκτήματα της υιοθέτησης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων από τους Φορείς, σας παραθέτουμε ενδεικτικό σχετικό παράδειγμα.

Έστω ότι σε κάποιο Οργανισμό υπάρχουν 25 σημεία/καταστήματα στα οποία δημιουργούνται, πρωτοκολλούνται και διαχειρίζονται έγγραφα. Η διασπορά των Υπηρεσιών δημιουργεί την ανάγκη συλλογής, αποθήκευσης, αναζήτησης και σύνθεσης των πληροφοριών που βρίσκονται καταχωρημένες σε έγγραφα που δημιουργούνται καθημερινά κατά τη διάρκεια λειτουργίας του Οργανισμού. Σας παραθέτουμε «Return of Investment (ROI)» σε βάθος πενταετίας για την περίπτωση που ο Οργανισμός δε χρησιμοποιεί κάποιο Πληροφοριακό Σύστημα για την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση και Διαχείριση των Εγγράφων (ΗΑΔΕ).

Υπολογίσαμε ότι 25 διαφορετικά σημεία, όσες και οι Υπηρεσίες του Φορέα, δημιουργούν καθημερινά περίπου 3.000 σελίδες με μέσο όρο 5 σελίδες ανά έγγραφο. Επίσης οι εργάσιμες ημέρες υπολογίστηκαν σε 22 ανά μήνα, το κόστος ταχυδρομικών τελών σε 0,40€ και το κόστος αποστολής με courier σε 3,00€.

Με δεδομένα τα παραπάνω κόστη, παραθέτουμε τον αναλυτικό πίνακα με τα κόστη που βαρύνουν τον Οργανισμό για την αποθήκευση, αποστολή και αναζήτηση εγγράφων χωρίς & με τη χρήση «Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων».  Για τους πίνακες πατήστε το σύνδεσμο:

ROI ΠΣ Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων

Με την εφαρμογή του «Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων» παρατηρείται δραματική πτώση του κόστους που βαραίνει τον Οργανισμό, όπως φαίνεται και στο επισυναπτόμενο αρχείο.

Για να δείτε το έντυπο της εφαρμογής “Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων” πατήστε εδώ .