Τσιαούση Κέλλυ, M.Ed. Teaching training & education science

Διαβάζοντας κανείς τον όρο «games», συνειρμικά πηγαίνει ο νους του στα ηλεκτρονικά παιχνίδια που χρησιμοποιούνται κυρίως για  λόγους ψυχαγωγίας.

Τα Serious Games όμως αποτελούν ένα πρωτοποριακό εργαλείο εκπαίδευσης, το οποίο χρησιμοποιείται είτε για την εκπαίδευση των φοιτητών κατά τη διάρκεια των σπουδών τους, είτε για την επιμόρφωση των επαγγελματιών σε σχέση με τις τελευταίες εξελίξεις των επιστημών τους. Πρόκειται για εικονικά περιβάλλοντα (δισδιάστατα ή τρισδιάστατα) τα οποία αξιοποιούν κάποια από τα χαρακτηριστικά των ηλεκτρονικών παιχνιδιών και στόχος τους είναι η αλληλεπίδραση με τους εκπαιδευόμενους ώστε να επιτευχθεί το βέλτιστο μαθησιακό αποτέλεσμα.  Ουσιαστικά τα serious games αποτελούν προσομοιώσεις καταστάσεων, συνήθως προβληματικών, που αντικατοπτρίζουν την πραγματικότητα με ένα παιγνιώδη τρόπο. Τα κοινά χαρακτηριστικά με τα ηλεκτρονικά παιχνίδια σύμφωνα με την Daphne Economou (2014) είναι τα ακόλουθα:

1.εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν
2.ερωτήσεις
3.επιβράβευση (πόντους που κερδίζουν ή χάνουν οι εκπαιδευόμενοι)
4.παίξιμο ρόλου
5.κίνητρα (με σκοπό να επιτύχουν την ολοκλήρωση του παιχνιδιού)

Οι ίδιοι χρησιμοποιούν τα serious games με σκοπό να εκπαιδεύσουν τους φοιτητές της Νομικής του Πανεπιστημίου Westminster της Μεγάλης Βρετανίας (Bouki, Economou & Kathrani, 2014).

Τα serious games χρησιμοποιούνται συνδυαστικά με τις διαλέξεις σε αίθουσες διδασκαλίας και αξιοποιούνται και σε άλλες επιστήμες όπως π.χ. για τη διδασκαλία των μαθηματικών, για την επιμόρφωση των Διευθυντών με σκοπό την παροχή βέλτιστων υπηρεσιών σε αλυσίδα εφοδιασμού και σε πολλές άλλες περιπτώσεις (Gallear, Lameras, & Stewart, 2014· Petridis, Uren, Baines, Lameras, Pisithpunth & Shi, 2014). Οι σχεδιαστές των serious games βασίζονται στην εξής μεθοδολογία: α) δημιουργούν ένα σενάριο που δεν απέχει από πραγματικά γεγονότα που αντιμετωπίζουν οι υποψήφιοι διδασκόμενοι, β) επιδιώκουν την αλληλεπίδραση των εκπαιδευομένων και στα πλαίσια του παιχνιδιού ενθαρρύνονται να μελετήσουν και να γράψουν την άποψή τους.  Στην συνέχεια, το game που δημιουργείται εφαρμόζεται πιλοτικά και αξιολογείται σύμφωνα με τους αρχικούς στόχους που τέθηκαν. Τα serious games μπορεί να περιέχουν κείμενο, video, εικόνες ή και ήχο. Απαιτούν από τους υποψήφιους εκπαιδευόμενους βασικές τεχνικές δεξιότητες και δεν απευθύνονται φυσικά μόνο σε ειδικούς της πληροφορικής (Bouki et al., 2014).

Οι εκπαιδευτές έχουν τη δυνατότητα να ενημερωθούν για την πρόοδο των σπουδαστών τους και να προβούν στις ενέργειες που απαιτούνται για την επίτευξη του μαθησιακού αποτελέσματος, δηλ. είτε να συζητήσουν τα πιθανά λάθη και τις δυσκολίες που αντιμετώπισαν στα πλαίσια του παιχνιδιού, είτε να ενθαρρύνουν την έρευνα για την αντιμετώπισή τους, ή την επανάληψη του παιχνιδιού.

Τα serious games εκτός από τα πλεονεκτήματα που έχουν, παρουσιάζουν και μειονεκτήματα. Το αρχικό κόστος για τη δημιουργία τους είναι μεγάλο για μια επιχείρηση που θέλει να επιμορφώσει τους εργαζομένους της, όπως άλλωστε συμβαίνει με τη δημιουργία e-learning και m-learning εκπαιδευτικών προγραμμάτων. Ένα άλλο αρνητικό που μπορεί να παρουσιαστεί είναι η αποδοχή από τους εργαζόμενους μιας επιχείρησης, γεγονός που προκύπτει από την κουλτούρα της εταιρείας. Παρόλ’ αυτά τα θετικά αποτέλεσμα που επιφέρουν στην εκπαίδευση και επιμόρφωση των σπουδαστών και επαγγελματιών, αντισταθμίζουν τα όποια αρνητικά χαρακτηριστικά τους (Petridis et al., 2014).

References:

Bouki, V., Economou, D. & Kathrani, P. “Gamification” and Legal Education. A Game Based Application for Teaching University Law Students. International Conference on Interactive Mobile Communication Technologies and Learning, 13-14 November 2014, (pp. 213-216). Thessaloniki

Gallear, W., Lameras, P. & Stewart. G. Serendipitous Learning & Serious Games: A Pilot Study. International Conference on Interactive Mobile Communication Technologies and Learning, 13-14 November 2014, (pp. 247-251). Thessaloniki

Petridis, P., Uren, V., Baines, T., Lameras, P., Pisithpunth, C., & Shi, V., 2014. iServe. A Serious Game for Servitization. International Conference on Interactive Mobile Communication Technologies and Learning, 13-14 November 2014, (pp. 237-241). Thessaloniki

 

ict

Στις 9 και 10 Οκτωβρίου διεξήχθη στη Φλωρεντία η διημερίδα “ICT Proposers day” με βασική θεματολογία την παρουσίαση όλων των ανοιχτών προσκλήσεων του χρηματοδοτικού εργαλείου “Horizon 2020” με στόχο την έρευνα και την καινοτομία.

 Η Φλωρεντία, μία πόλη με αρκετό τουρισμό καθώς διατηρεί το αναγεννησιακό προφίλ της με πληθώρα κτιρίων-παλατιών και αγαλμάτων σε πολλά σημεία, επέλεξε το Fortezza da Basso (μετάφραση: «Χαμηλό Φρούριο») για να φιλοξενήσει μία σειρά από παρουσιάσεις που είχαν 3 βασικούς στόχους.

Florance

Αρχικά, την ενημέρωση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή προς όλους τους παρευρισκόμενους για τις απαιτήσεις και προκλήσεις κάθε πιθανής πρότασης για χρηματοδότηση που μπορεί να επιλέξει κάθε ενδιαφερόμενος. Δεύτερος στόχος ήταν η παρουσίαση προτάσεων από διάφορα ερευνητικά ιδρύματα και εταιρίες που έχουν ιδέες και ψάχνουν τους συνεργάτες με τους οποίους θα υποβάλουν ολοκληρωμένες προτάσεις για χρηματοδότηση. Τρίτος στόχος, ο προγραμματισμός επιλεκτικών συναντήσεων μεταξύ εταιριών και ερευνητικών ιδρυμάτων δίνοντας τη δυνατότητα για μεγαλύτερη δικτύωση και συνεργασία.

Η ενεργή συμμετοχή στη διημερίδα είχε ως στόχο την ενημέρωση για όλες τις πιθανές χρηματοδοτήσεις του Horizon 2020 για τους συνεργάτες της OTS, με αντικείμενο την ανάπτυξη νέων και καινοτόμων λύσεων.

Η διημερίδα είχε 6 διαφορετικούς χώρους οι οποίοι είχαν συνεχώς παρουσιάσεις και ήταν χωρισμένοι στις παρακάτω κατηγορίες:

1.Συστήματα Εξοπλισμού
2.Μελλοντικά Δίκτυα
3.Καινοτομία
4.Αριστεία και Διεθνείς Πρακτικές
5.Δημόσιες Υπηρεσίες και Ασφάλεια
6.Υγεία και Καλή Ζωή

Αξιόλογη θεματολογία, πολλές προτάσεις, αυστηρά κριτήρια χρηματοδότησης. Αυτή είναι η αρχική εντύπωση που άφησε το συνέδριο. Παράλληλα όμως έδειξε και την αλλαγή πλεύσης της Ευρωπαϊκής Ένωσης προς μία προσπάθεια για χρηματοδότηση προτάσεων που πραγματικά θα συμβάλουν στην αναγέννηση της Ευρώπης σε έναν σημαντικό κόμβο έρευνας και καινοτομίας ανταποκρινόμενη στις παγκόσμιες προκλήσεις της αγοράς. Για αυτό ίσως το λόγο επιλέχθηκε και η Φλωρεντία. Ως την αφετηρία από μία πόλη ορόσημο της αναγέννησης.

Το τελικό συμπέρασμα είναι άκρως ενθαρρυντικό. Μία σοβαρή προσπάθεια με όραμα και σχέδιο που σκοπό έχει την ανάδειξη νέων βιώσιμων ιδεών και προτάσεων που συμβάλλουν ουσιαστικά στην ενίσχυση της επιχειρηματικότητας και στη Βελτίωση της Ποιότητας Ζωής των Πολιτών της Ε.Ε.

smart cities_ict

Μα καλά, τι έγινε στην JCrete ;

 Από τις 25 μέχρι τις 29 του Αυγούστου που μας πέρασε, μέλη της Διεύθυνσης Έρευνας είχαν την ευκαιρία να συμμετάσχουν ενεργά, σε ένα ιδιόμορφο μεν, αλλά άκρως ενδιαφέρον “μη-συνέδριο”. Στο Κολυμπάρι Χανίων, στις εγκαταστάσεις της Ορθόδοξης Ακαδημίας Κρήτης, διοργανώθηκε το 4ο JCrete, η θεματολογία του οποίου επικεντρώνεται στη γλώσσα προγραμματισμού Java.

 Το JCrete ανήκει στην κατηγορία των Open Spaces / Unconferences. Σε γενικές γραμμές, πρόκειται για ένα αντισυμβατικό συνέδριο, καθώς παρουσιάζει τις ακόλουθες ιδιαιτερότητες:

1. Το περιεχόμενο των συζητήσεων (sessions) δεν είναι προκαθορισμένο αλλά διαμορφώνεται από τους συμμετέχοντες στο JCrete, δεδομένου ότι κάθε ένας συμμετέχων έχει τη δυνατότητα να προτείνει θέματα προς συζήτηση. Επιπρόσθετα, στις συζητήσεις αυτές οι σύνεδροι έχουν ενεργό ρόλο και μπορούν ανά πάσα στιγμή να καταθέσουν την άποψή τους .
2. Προβλέπονται τρεις ενότητες συζητήσεων την ημέρα κάθε μια από τις οποίες διαρκεί μία ώρα, ενώ η υπόλοιπη ημέρα περιλαμβάνει εκδρομές στο νησί της Κρήτης, όπου δεν λείπουν και οι συζητήσεις τεχνολογικής φύσης.

 Μερικοί κανόνες που τηρούνται σε αυτό τον ασυνήθιστο θεσμό είναι οι παρακάτω:

1. Όποιοι είναι παρόντες είναι οι σωστοί άνθρωποι
2. Οτιδήποτε τελικά συμβαίνει, είναι και αυτό που θα έπρεπε να συμβαίνει
3. Όποια ώρα ξεκινήσει, είναι η σωστή ώρα.
4. Όταν τελειώσει, τελείωσε.

 Περιγραφές όπως η παραπάνω μάλλον δεν αρκούν για να περιγράψουν ακριβώς το τι εκτυλίχθηκε αυτές τις 5 ημέρες στην Ορθόδοξη Ακαδημία Κρήτης, ενώ γεννούν μάλλον περισσότερες απορίες από όσες μπορεί να έχουν λύσει. Ο καθένας κάνει ό,τι του περάσει από το μυαλό; Όποιος θέλει, όποτε θέλει, παίρνει έτσι απλά το λόγο και λέει τα δικά του; Μπορεί να τα παρατήσει, να πάει για μπάνιο ή φαγητό και να επιστρέψει;

 Και το πιο σημαντικό, μαθαίνει κανείς τίποτα; Ή, τέλος πάντων, κερδίζει κάτι, πέρα φυσικά από την ευκαιρία να γευτεί τις ομορφιές της Κρήτης;

 Δε θα ήταν ψέμα αν απαντούσαμε με ένα “ναι” σε όλα τα παραπάνω. Παρά την ασάφεια που μπορεί να αντιλαμβάνεται κάποιος, μία ήταν η σταθερά αυτού του συνεδρίου: Η Java. Τόσο η ίδια η γλώσσα προγραμματισμού, η εξέλιξή της, οι τεχνολογίες που βασίζονται σε αυτήν, όσο και οι δυνατότητες που προσφέρει για την ανάπτυξη software. Από μικρές εφαρμογές και εργαλεία που βοηθούν τον άνθρωπο στην καθημερινότητά του, έως τα μεγάλα, πολύπλοκα συστήματα που μπορούν να αποτελέσουν τον ακρογωνιαίο λίθο της ανάπτυξης ενός οργανισμού, ή και μιας ολόκληρης χώρας.

 Οι άνθρωποι που συμμετείχαν ήταν επαγγελματίες του χώρου από όλο τον κόσμο, με σημαντικό τεχνολογικό και επιστημονικό υπόβαθρο, οι οποίοι είτε είναι experts της Java, είτε την αξιοποιούν στην καθημερινή τους απασχόληση προσπαθώντας να επιλύσουν σύνθετα προβλήματα. Άνθρωποι με σημαντική εμπειρία, οι οποίοι όμως διατηρούν τη δίψα για μάθηση, αλλά και τη διάθεση να μεταδώσουν τις δικές τους γνώσεις. Λόγω της φύσης του συνεδρίου, που προωθεί σε μεγάλο βαθμό το διάλογο και την αλληλεπίδραση μεταξύ των συνέδρων, μπορούμε να πούμε ότι οι παρευρισκόμενοι ήταν όντως οι “σωστοί άνθρωποι”.

 Την πρώτη ημέρα του συνεδρίου αφιερώθηκε χρόνος στον οποίο οι παρευρισκόμενοι πρότειναν θέματα προς συζήτηση, τα οποία στη συνέχεια οργανώνονταν σε sessions και προγραμματίζονταν επί τόπου με τη σύμφωνη γνώμη όλων (“Όποια ώρα ξεκινήσει, είναι η σωστή ώρα”). Μερικά από τα θέματα που συζητήθηκαν ήταν τα εξής:

1. Νέα χαρακτηριστικά της Java SE 8, με έμφαση στη χρήση των lambdas
2. Garbage collection και βελτιστοποιήσεις στην απόδοση του JVM
3. Android development, τεχνικές και εργαλεία για τη βελτίωση του κύκλου ανάπτυξης apps, ανάπτυξη cross-platform apps
5. Web application frameworks, κριτική των διαθέσιμων επιλογών και σύγκρισή τους
6. ORM frameworks, persistence με σχεσιακές και μη σχεσιακές (NoSQL) βάσεις δεδομένων
7. Χρήση των εναλλακτικών JVM languages (π.χ. Groovy, Scala) ως κύριων ή βοηθητικών γλωσσών στην ανάπτυξη συστημάτων

 Κάθε session ξεκινούσε με μια ολιγόλεπτη εισήγηση από το άτομο που είχε προτείνει το θέμα συζήτησης. Στη συνέχεια ο λόγος δινόταν σε… οποιονδήποτε επιθυμούσε να σχολιάσει, να προτείνει λύσεις στα προβλήματα υπό συζήτηση, να ζητήσει διευκρινήσεις, ή ακόμα και να βγει εκτός θέματος! Έτσι, ένα session που ξεκινούσε με ένα θέμα σχετικό με το Web Development μπορούσε να εξελιχθεί σε συζήτηση για μεθοδολογίες testing ή για τεχνικές ανάπτυξης σε mobile περιβάλλον, χωρίς να χάνεται το ενδιαφέρον και με τα τετράδια να γεμίζουν με χρήσιμες σημειώσεις, επιβεβαιώνοντας έτσι τον 2ο από τους κανόνες που προαναφέρθηκαν, πως ο,τιδήποτε συνέβαινε ήταν και αυτό που θα έπρεπε να είχε συμβεί. Τα sessions αυτά ήταν και τα πιο επιτυχημένα, καθώς πέρα από τα ίδια τα θέματα που συζητούνταν είχε μεγάλο ενδιαφέρον το να παρακολουθεί κανείς πώς άτομα προερχόμενα από διαφορετικά background, ενδεχομένως και με διαφορετικές απόψεις, συζητούσαν με τόσο πάθος για την τεχνολογία και την επίλυση προβλημάτων μέσω αυτής. Δυστυχώς όμως, “Όταν τελειώσει, τελείωσε”. Η λήξη αυτών των sessions μας άφηνε πλουσιότερους σε γνώσεις αλλά και διψασμένους για περισσότερα. Σίγουρα πάντως κερδισμένους.

 Επίσης, δεν έλειψαν και τα hands-on sessions, στα οποία το αντικείμενο συζήτησης γινόταν ταυτόχρονα αντικείμενο εξάσκησης και συνεργασίας. Αξίζει να αναφερθεί ότι η τελευταία ημέρα του συνεδρίου (HackDay) ηταν ένα μεγάλο session αυτού του τύπου, όπου ο Stephen Chin, γνωστός blogger, Java Champion , διέθεσε έναν σημαντικό αριθμό από Raspberry Pi και Mindstorms, πάνω στα οποία είχαμε την ευκαιρία να πειραματιστούμε.

 Το αποτέλεσμα ήταν εκτός από μια καλή πρώτη επαφή με τον προγραμματισμό των  αισθητήρων του Raspberry Pi με Java, ένα robot το οποίο χορεύει Κρητικούς χορούς.

Δε θα μπορούσαμε να αφήσουμε εκτός την περιοχή στην οποία έλαβε χώρα αυτό το συνέδριο, καθώς ήταν κι αυτή … μέρος του συνεδρίου! Τα όμορφα τοπία και οι παραλίες της Κρήτης δεν είχαν μόνο τουριστικό, αλλά και τεχνολογικό ενδιαφέρον, καθώς δεν ήταν λίγες οι φορές που οι σύνεδροι αποφάσιζαν να συνεχίσουν τις συζητήσεις τους δίπλα στο κύμα! Παρά τη χαλαρότητα που διέπει αυτή την εικόνα, οι συζητήσεις κυμάνθηκαν σε υψηλό επίπεδο και εκτός του συνεδριακού χώρου.

 Τέλος, αξίζει να πούμε ότι στο JCrete του 2014 έδωσαν το παρόν αρκετοί Έλληνες developers, άτομα νέα, δημιουργικά, με ισχυρό τεχνολογικό background και με θέληση για καινοτομία εν μέσω της κρίσης. Ειδικότερα σε όσους ζουν και εργάζονται στην Κρήτη, ευχαριστούμε για τη θερμή υποδοχή, τις ενδιαφέρουσες συζητήσεις και τη βοήθεια που μας πρόσφεραν καθ’ όλη τη διάρκεια του συνεδρίου.

  Ραντεβού στο JCrete 2015!!

των Αναστάσιου Καραφυλλίδη & Βικτώριας Ριζούλη

 

Internet of Things – Smart Cities

«Internet of Things» ή αλλιώς και «διαδίκτυο των πραγμάτων», είναι ένας όρος που συζητιέται πολύ στις μέρες μας και τείνει να αποτελέσει την καθημερινότητα εκατομμυρίων ανθρώπων στο άμεσο μέλλον. Πρόκειται για μια ιδέα που αφορά συσκευές, αντικείμενα και γενικότερα «πράγματα», τα οποία είναι συνδεδεμένα αδιαλείπτως μεταξύ τους και μάλιστα σε παγκόσμια εμβέλεια, ενώ έκαναν την εμφάνισή τους με την τεχνολογία RFID. Στη συνέχεια, η έννοια αυτή συνέχισε να επεκτείνεται έως το σημερινό όραμα που προβλέπει μια πληθώρα ετερόκλητων αντικειμένων που αλληλεπιδρούν με το φυσικό περιβάλλον.

Μια υλοποίηση λοιπόν της παραπάνω αυτής έννοιας είναι οι έξυπνες πόλεις ή αλλιώς και «smart cities». Αφορά τη βελτίωση των πόλεων στην επίλυση προβλημάτων και την καινοτομία με χρήση νοημοσύνης – ευφυΐας, η οποία προσδιορίζεται ανάλογα με τους Πολίτες, τα συνεργαζόμενα συστήματα, τη γενικότερη ψηφιακή υποδομή και τα εργαλεία που μια κοινότητα είναι σε θέση να προσφέρει στους Πολίτες της. Μια έξυπνη πόλη επομένως, στηρίζεται σε έξι πλαίσια  κυρίως βασικών αξόνων, που έχουν να κάνουν με την περιφερειακή ανταγωνιστικότητα, τις μεταφορές, την οικονομία, τους φυσικούς πόρους, το κεφάλαιο τόσο το ανθρώπινο όσο και το κοινωνικό, καθώς και την ποιότητα ζωής, σε συνδυασμό με τη συμμετοχή των Πολιτών στη διακυβέρνηση των πόλεων.

Smart Lighting

Μια λύση συνεπώς  για την υλοποίηση επιμέρους τομέων της έξυπνης πόλης αποτελεί η έξυπνη φωταγώγηση ή αλλιώς και «smart lighting». Η κεντρική ιδέα αναφέρεται στην απομακρυσμένη διαχείριση δημόσιας φωταγώγησης που θα ελέγχεται από συνδυασμό δεδομένων που θα προκύπτουν από αισθητήρες φωτός, βροχής και κίνησης μέσω των οποίων θα ρυθμίζεται το άναμμα και το σβήσιμό τους. Πιθανές επιπρόσθετες δυνατότητες είναι η διαφοροποίηση λειτουργίας του συστήματος σε κατοικημένες περιοχές και σε μη κατοικημένες περιοχές, καθώς επίσης και η προσαρμοσμένη συμπεριφορά του συστήματος σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.

smart lighting

Έξυπνο σύστημα

Το «Έξυπνο σύστημα» θα αποτελείται από συσκευές, οι οποίες θα μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους, στο πλαίσιο δημιουργίας ενός ασύρματου δικτύου αισθητήρων, του οποίου η τοπολογία θα ρυθμίζεται ανάλογα με τις απαιτήσεις της εκάστοτε τοποθεσίας. Επίσης, σε κάθε συσκευή θα υπάρχουν αισθητήρες φωτός, κίνησης και υγρασίας για τη ρύθμιση των λαμπτήρων, ενώ κάθε επιμέρους συσκευή θα συνδέεται, μέσω Zigbee τεχνολογίας σε ένα gateway, όπου και θα γίνεται η αποστολή των δεδομένων που θα συλλέγονται από τους αισθητήρες, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η περαιτέρω συγκέντρωσή τους σε βάση δεδομένων, η επεξεργασία – διαχείριση και η παροχή ή η παρουσίαση τους σε κάθε φορέα, αρχή ή φυσικό πρόσωπό που το επιθυμεί.

έξυπνο σύστημα

Οφέλη – Πλεονεκτήματα συστήματος

Οι ευρωπαϊκές χώρες ξοδεύουν πάνω από 10 δισ. ευρώ το χρόνο για τον φωτισμό των δρόμων, ποσό που αντιστοιχεί στο 40% των δαπανών της κάθε χώρας για την ενέργεια. Επιπλέον, η ενέργεια αυτή μεταφράζεται σε 40 εκατ. τόνους εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα το χρόνο. Το παρόν σύστημα μειώνει το κόστος ενέργειας και τις εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα κατά 80%, ενώ το κόστος συντήρησής του μειώνεται κατά 50%, χάρη στους ενσωματωμένους ασύρματους αισθητήρες που ειδοποιούν το κέντρο ελέγχου όταν ένας λαμπτήρας χρειάζεται επισκευή.

Αντίστοιχου τύπου μικρή έρευνα θα διεξαχθεί και για τη χώρα μας, μέσω της συγκέντρωσης ομοειδών δεδομένων διαφόρων περιοχών της, προκειμένου να δημιουργηθεί η βάση για μια περισσότερο ρεαλιστική αξιολόγηση των πλεονεκτημάτων που αναμένεται να προσφέρει το παρόν σύστημα. Ωστόσο, σε γενικές γραμμές, αναμένεται ότι θα συμβάλει στην παροχή καλύτερης εξυπηρέτησης και ασφάλειας στους Πολίτες, σε συνδυασμό με μείωση των εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα και φυσικά της εξοικονόμησης ενέργειας και κόστους.

 

Η ολοένα αυξανόμενη ανάγκη για αποδοτικότερη διαχείριση των εγγράφων ενός οργανισμού, έδωσε ώθηση στην ανάπτυξη των Πληροφοριακών Συστημάτων Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων (ΗΑΔΕ).

Μερικά μόνο από τα πλεονεκτήματα και τις ευκολίες που προσφέρει ένα Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων είναι τα παρακάτω:

Μειωμένο κόστος αποθήκευσης εγγράφων: Στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων η οργανωμένη και αυτοματοποιημένη αποθήκευση εγγράφων συμβάλλει στην εξοικονόμηση φυσικού χώρου αποθήκευσης και άρα στην εξοικονόμηση χρημάτων.
Αυξημένη παραγωγικότητα: Υπάρχει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα και τα αρχεία, μέσω των υπολογιστών σε κάθε γραφείο του Οργανισμού.
Μείωση κόστους εκτύπωσης των εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά έγγραφα βγαίνουν πλέον σε φωτοαντίγραφα μόνο όταν υπάρχει απαίτηση τους.
Μείωση κόστους διανομής εγγράφων : Τα έγγραφα μπορούν να διανέμονται χωρίς κόστος, με αποτέλεσμα τα έξοδα μεταφοράς και διανομής να είναι πλέον ελάχιστα. Η ΗΑΔΕ επιπλέον προβλέπει τρόπους και τεχνολογικές λύσεις για να γίνεται αυτή η διανομή όσο το δυνατόν πιο συντονισμένα και γρήγορα.
Λιγότερα λάθη ανθρώπινου παράγοντα: Η αναζήτηση, στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν συγκεκριμένες πληροφορίες σε αμέτρητα ηλεκτρονικά έγγραφα μέσα σε δευτερόλεπτα, από το σταθμό εργασίας τους.
Μικρότερες απαιτήσεις για προσωπικό: Με τη χρήση ΗΑΔΕ εξοικονομείται ανθρωποπροσπάθεια για την αποθήκευσης και αναζήτηση εγγράφων
Μειωμένο κόστος έκδοσης αναφορών: Χωρίς ΗΑΔΕ η κάθε αναφορά που κατασκευάζεται χρειάζεται ξεχωριστή προσοχή και επιμέλεια. Με την ΗΑΔΕ η διαδικασία αυτή είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και ταχύτατη.
Ταχύτερη εξυπηρέτηση: Οι διαδικασίες του Οργανισμού εκτελούνται γρηγορότερα, αφού υπάρχει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και έγγραφα.
Αποδοτικότερη λήψη αποφάσεων:  Άνθρωποι σε τελείως διαφορετικές τοποθεσίες, έχουν τη δυνατότητα να εξετάζουν το ίδιο έγγραφο/πληροφορία, την ίδια στιγμή επιτρέποντας την ταχύτερη λήψη αποφάσεων.
Παρακολούθηση ροών εργασίας: Σε περιπτώσεις διαδικασιών με προκαθορισμένα βήματα υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης της ροής ενός εγγράφου, προσθήκη επιπλέον εγγράφων στην ίδια ροή, αναθέσεις σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και παρακολούθησης του status κάθε βήματος (π.χ. Ολοκληρωμένο, Εγκεκριμένο, Απόρριψη κ.α.)
Μεγαλύτερη πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν σε μια ολόκληρη βάση δεδομένων,  πολλαπλά έγγραφα που να περιέχουν τη ζητούμενη πληροφορία.
Προστασία εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν εύκολα να αντιγραφούν σε εναλλακτικές τοποθεσίες και να διαφυλαχτούν από καταστροφές.
Ανάθεση ρόλων και δικαιωμάτων:  Στα πλαίσια ενός συστήματος ΗΑΔΕ, προβλέπεται η διαδικασία προσδιορισμού των διαφόρων ρόλων και δικαιωμάτων που μπορεί να αποδοθούν στους υπαλλήλους και με βάση αυτά, να γίνεται έλεγχος σε ποια έγγραφα έχει πρόσβαση ο κάθε υπάλληλος και για ποια ενέργεια (ανάγνωση, επεξεργασία, κοινοποίηση).

Για να γίνουν πλήρως αντιληπτά τα πραγματικά πλεονεκτήματα της υιοθέτησης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων από τους Φορείς, σας παραθέτουμε ενδεικτικό σχετικό παράδειγμα.

Έστω ότι σε κάποιο Οργανισμό υπάρχουν 25 σημεία/καταστήματα στα οποία δημιουργούνται, πρωτοκολλούνται και διαχειρίζονται έγγραφα. Η διασπορά των Υπηρεσιών δημιουργεί την ανάγκη συλλογής, αποθήκευσης, αναζήτησης και σύνθεσης των πληροφοριών που βρίσκονται καταχωρημένες σε έγγραφα που δημιουργούνται καθημερινά κατά τη διάρκεια λειτουργίας του Οργανισμού. Σας παραθέτουμε «Return of Investment (ROI)» σε βάθος πενταετίας για την περίπτωση που ο Οργανισμός δε χρησιμοποιεί κάποιο Πληροφοριακό Σύστημα για την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση και Διαχείριση των Εγγράφων (ΗΑΔΕ).

Υπολογίσαμε ότι 25 διαφορετικά σημεία, όσες και οι Υπηρεσίες του Φορέα, δημιουργούν καθημερινά περίπου 3.000 σελίδες με μέσο όρο 5 σελίδες ανά έγγραφο. Επίσης οι εργάσιμες ημέρες υπολογίστηκαν σε 22 ανά μήνα, το κόστος ταχυδρομικών τελών σε 0,40€ και το κόστος αποστολής με courier σε 3,00€.

Με δεδομένα τα παραπάνω κόστη, παραθέτουμε τον αναλυτικό πίνακα με τα κόστη που βαρύνουν τον Οργανισμό για την αποθήκευση, αποστολή και αναζήτηση εγγράφων χωρίς & με τη χρήση «Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων».  Για τους πίνακες πατήστε το σύνδεσμο:

ROI ΠΣ Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων

Με την εφαρμογή του «Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων» παρατηρείται δραματική πτώση του κόστους που βαραίνει τον Οργανισμό, όπως φαίνεται και στο επισυναπτόμενο αρχείο.

Για να δείτε το έντυπο της εφαρμογής “Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων” πατήστε εδώ .

Το 4ο διεθνές συνέδριο WIMS με αντικείμενο Web Intelligence, Mining και Semantics διεξήχθη στην Θεσσαλονίκη στις 2-4 Ιουνίου 2014 και διοργανώθηκε υπό την αιγίδα του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης. Η OTS χορηγός του συνεδρίου υποστηρίζει την Έρευνα κα την Καινοτομία γύρω από την αξιοποίηση των data προς όφελος της κοινωνίας και των συνανθρώπων μας.

3 ημέρες 6 θεματικές ενότητες 57 παρουσιάσεις, ιδιαίτερα γεμάτο θα έλεγε κανείς το πρόγραμμα του συνεδρίου που διεξάγεται μια φορά τον χρόνο με συμμετέχοντες από την παγκόσμια ακαδημαϊκή κοινότητα, διεθνείς οργανισμούς και μεγάλους φορείς του ιδιωτικού τομέα, έχοντας ως ενδιαφέρον την ευφυή προσέγγιση για να μετατρέψει τον παγκόσμιο ιστό σε μια παγκόσμια, συλλογιστικά και σημασιολογικά προσανατολισμένη, υπολογιστική μηχανή.

Το συνέδριο ξεκίνησε με την ομιλία του Jem Rayfield, Head Architect των Financial Times για τεχνικές στρατηγικές και την χρήση Semantic Technology για τροφοδότηση των online και print product portfolio.

Οι ενότητες που καλύφθηκαν στο συνέδριο ήταν οι εξής:

  1. Scalable Web and Data Architectures and Infrastructures
  2. Web Intelligence
  3. Web Mining, Information and Knowledge Extraction
  4. Web Semantics and Reasoning
  5. WIMS Applications
  6. Evaluation and Validation of WIMS Technologies and Applications

Το συνέδριο ολοκληρώθηκε με ένα workshop  με θέμα Modeling, Mining, Managing Smart City data flows’ με σκοπό την προώθηση των αποτελεσμάτων έρευνας γύρω από την εξόρυξη, ανάλυση και διαχείριση των δεδομένων που παράγονται στις πόλεις και τα social media.  H ανάγκη για στρατηγικές ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στις πόλεις αλλά και η αξιοποίηση των δεδομένων που παράγονται σε αυτές με σκοπό την δράση, την άμεση απόκριση και την πρόβλεψη ήταν οι κύριοι προβληματισμοί που αναδείχθηκαν στο workshop των «έξυπνων πόλεων». Επίσης παρουσιάστηκαν λύσεις που έχουν εφαρμοστεί σε διάφορες πόλεις του κόσμου συνδυάζοντας big data, open data και social media data.

Το συνέδριο ήταν μια καταπληκτική ευκαιρία για συμμετοχή σε ανταλλαγή αποτελεσμάτων έρευνας αλλά και προβληματισμών σε διεθνές επίπεδο. Είναι γεγονός πως η τεχνολογία επιτρέπει πλέον την αξιοποίηση των δεδομένων που παράγονται από τους ανθρώπους και τις πόλεις και σε συνδυασμό με την ολοένα αυξανόμενη παραγωγή δεδομένων από την επέκταση του Internet of Things και την χρήση των social media θα βοηθήσει την έρευνα για περισσότερες καινοτόμες ιδέες που θα βελτιώσουν την ποιότητα ζωής.

Αναμένουμε λοιπόν το επόμενο WIMS με ιδιαίτερο ενδιαφέρον.

Περισσότερες πληροφορίες για το συνέδριο WIMS’ 14 θα βρείτε εδώ.

Η εξόρυξη της αξίας που κρύβουν τα δεδομένα σήμερα αποτελεί μια διαδικασία που αν γίνει με το σωστό τρόπο μπορεί να αποδώσει γρήγορα καρπούς και να οδηγήσει ταχύτερα στην επιχειρηματική ανάπτυξη.

 Του Νικόλαου Τσιρίδη, Διευθυντή Έρευνας της OTS

“Πληροφορική, τεχνολογία, δεδομένα. Εδώ και πολύ καιρό, όροι άρρηκτα συνδεδεμένοι μεταξύ τους. Ως φοιτητές διδασκόμασταν, ότι “Η επιστήμη της πληροφορικής, εστιάζει στην διαχείριση της πληροφορίας, στηριζόμενη στην τεχνολογία. Η πληροφορία στηρίζεται στην ύπαρξη δεδομένων. Τα δεδομένα μπορεί να μην οδηγούν πάντα, σε πληροφορίες, χρήσιμες και αξιοποιήσιμες….” . Ή μήπως τελικά μπορούν  ?

Σήμερα η απάντηση τείνει να γίνει καταφατική. Φαινομενικά, δεδομένα τα οποία είχαν “χαμηλή πληροφοριακή αξία”, αναβαθμίζονται μέσα από την έξυπνη χρήση τους. Ο μεγάλος όγκος τους (ακόμη και εάν σε κάποιο βαθμό περιέχουν ανακριβή στοιχεία), ο συνδυασμός τους με άλλες δεδομένα και οι έξυπνοι αλγόριθμοι, συντελούν στην πληροφοριακή τους αναβάθμιση. Καθημερινά σενάρια χρήσης, εξάπτουν την φαντασία και προκαλούν έκπληξη (πρόβλεψη επιδημιών γρίπης (1) , εντοπισμός θέσης κατοικίας (2) κ.ο.κ.). Γύρω από την χρήση αυτή των δεδομένων εμφανίζονται όροι, επιστημονικοί κλάδοι, τεχνολογίες. Βομβαρδιζόμαστε καθημερινά από εκφράσεις όπως Big Data, Big Data Analytics, Predictive Analytics, Open/Connected data κ.ο.κ. Τεχνολογική ανάλυση στην παρούσα στήλη, προφανώς δεν έχει νόημα να γίνει. Ας προσπαθήσουμε να εστιάσουμε περισσότερο, στο τι έχει αλλάξει και εάν μιλάμε για μία παροδική τεχνολογική τάση ή κάτι σημαντικότερο.

Η συντριπτική επικράτηση των ψηφιακών δεδομένων έναντι των αναλογικών, οφειλόμενη αφ’ ενός στην εντυπωσιακή αύξηση των πηγών τους (αισθητήρες , κοινωνικά ψηφιακά δίκτυα, internet of things/machines κ.α.) και αφ’ ετέρου η αντίστοιχη ευκολία με την οποία πλέον μπορούμε να διαχειριζόμαστε την ασταμάτητη ροή τους (εξέλιξη των αποθηκευτικών μέσων, των αλγορίθμων, των τεχνικών και τεχνολογιών επεξεργασίας μεγάλου όγκου δεδομένων), είναι αδιαμφισβήτητα γεγονότα. Αλλά δεν μπορεί κανείς να πει ότι αυτό είναι κάτι καινούριο. Οργανισμοί και επιχειρήσεις (μεγάλου μεγέθους συνήθως) χρησιμοποιούν εδώ και πολύ καιρό δεδομένα για ν’ αποκτήσουν στρατηγικό πλεονέκτημα, για να βελτιώσουν την λειτουργία τους και για να καταστρώνουν την στρατηγική τους. Ποιά είναι η βαθύτερη αλλαγή που συντελείται? Υπάρχει πράγματι, κάποια βαθύτερη αλλαγή? Θα έχει διάρκεια ? Αυτά είναι κατά την γνώμη μου, σημαντικότερα ερωτήματα.

Η σύντομη απάντηση? Η αλλαγή του τρόπου με τον οποίο σκεφτόμαστε τα διατιθέμενα δεδομένα, η “εκλαΐκευση” των τεχνολογιών και των εργαλείων για την επεξεργασία τους και η προσφορά και δυνατότητα διασταύρωσης τους με άλλα παρεχόμενα δεδομένα, επιφέρουν σημαντικές αλλαγές που θα έχουν διάρκεια. Υπάρχει μία σχετικώς προσωρινή ένταση στο τρόπο που αυτές οι αλλαγές προβάλλονται (hype ?? ) αλλά οι αλλαγές είναι βαθύτερες. Η χρήση των δεδομένων ως ενεργητικό περιουσιακό στοιχείο, η καινοτόμος χρήση τους και η απαίτηση για ανοικτά δεδομένα, θα παραμείνουν ως καθημερινές πρακτικές. Και σταδιακά η εγρήγορση σχετικά με τις ευκαιρίες που παρέχονται αλλά και τους κινδύνους που προκύπτουν από την χρήση τους ως εργαλείο πρόβλεψης, θα γίνονται κομμάτι της καθημερινότητας μας.

Κλείνοντας όμως, νομίζω ότι αυτό που δεν θ’ αλλάξει, επί του παρόντος τουλάχιστον, είναι ότι όσο και εάν τα ψηφιακά δεδομένα “αναβαθμίζονται”, χωρίς έξυπνες ερωτήσεις δεν θα πάρουμε έξυπνες απαντήσεις από τα αυτά. Όσο τα δεδομένα λοιπόν γίνονται περισσότερα, τόσο κρισιμότερο θα είναι να υπάρχουν οι σωστές ερωτήσεις…”

 Το άρθρο  δημοσιεύθηκε στη στήλη viewpoint του περιοδικού “Netweek”. Η κυκλοφορία του τεύχους ξεκίνησε σήμερα.

(1)      http://www.google.org/flutrends/

(2)     http://www.technologyreview.com/view/525741/how-your-tweets-reveal-your-home-location/?utm_campaign=newsletters&utm_source=newsletter-weekly-web&utm_medium=email&utm_content=20140326

Παρακολουθώντας στενά τις εξελίξεις στα θέματα που αφορούν γενικότερα το Δημόσιο Τομέα και ειδικότερα τους Δήμους δε θα ήταν δυνατό να παραβλέψουμε τον προσφάτως ψηφισθέντα νόμο 4257/2014 (ΦΕΚ 93/14-04-2014), σύμφωνα με τον οποίο παρέχεται η δυνατότητα στους υπόχρεους προς τους Δήμους να ρυθμίσουν το σύνολο των ληξιπρόθεσμων οφειλών τους. Τα οφέλη είναι πολλαπλά για τους οφειλέτες, οι οποίοι έχουν τη δυνατότητα είτε να εξοφλήσουν την οφειλή απαλλαγμένοι από τις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής, είτε να μειώσουν το οφειλόμενο ποσό με την έκπτωση σε προσαυξήσεις και πρόστιμα, ανάλογα με το οφειλόμενο ποσό και τον αριθμό των δόσεων, αποκτώντας παράλληλα σχετική ενημερότητα. Από την άλλη, η αύξηση των εσόδων των Δήμων θα οδηγήσει σε ομαλή και χωρίς προβλήματα εκτέλεση του προϋπολογισμού τους.

Ειδικότερα, όσες ληξιπρόθεσμες οφειλές έχουν βεβαιωθεί έως 31/12/2009 ρυθμίζονται σύμφωνα με το άρθρο 63 παρ. 2 του Νόμου 3801/2009 και όσες έχουν βεβαιωθεί από 1/1/2010 έως και τις 14/4/2014 μπορούν να ρυθμίζονται σύμφωνα με τον Ν. 4257/2014 άρθρο 51, ως ακολούθως:

1.Εφάπαξ με απαλλαγή κατά ποσοστό 100% από τις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής και προστίμων.
2.Για οφειλές έως 5.000,00 ευρώ σε 24 δόσεις, με απαλλαγή κατά 80% από τις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής και των προστίμων και υπό την προϋπόθεση ότι κάθε δόση δεν είναι μικρότερη των 100 ευρώ.
3.Για οφειλές από 5.000,01 ευρώ έως 10.000,00 ευρώ σε 48 δόσεις με απαλλαγή κατά 50% από τις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής και των προστίμων
4.Για οφειλές από 10.000,01 έως 20.000,00 ευρώ σε 72 δόσεις με απαλλαγή κατά 30% από τις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής και προστίμων
5.Για οφειλές από 20.000,01 ευρώ και πάνω σε 100 δόσεις με απαλλαγή κατά 10% από τις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής και προστίμων

Η προθεσμία υποβολής αίτησης για υπαγωγή στη ρύθμιση ισχύει μέχρι 14/08/2014.

Οι όροι της ρύθμισης είναι αρκετά ευνοϊκοί, αλλά παράλληλα οι όροι τήρησης της ρύθμισης είναι αρκετά αυστηροί, καθώς η προσαύξηση εκπρόθεσμης καταβολής δόσης είναι 15% και η καθυστέρηση πληρωμής δεύτερης δόσης συνεπάγεται και απώλεια της ρύθμισης για τον οφειλέτη.

Ανταποκρινόμενοι με υπευθυνότητα, συνέπεια και σεβασμό προς τις ανάγκες των πελατών μας, προχωρήσαμε σε άμεση υλοποίηση για όσο το δυνατόν πληρέστερη υποστήριξη των νέων δεδομένων. Μέσα από το Σύστημα της Οικονομικής Διαχείρισης καθίσταται εφικτή η ενιαία διαχείριση των ρυθμίσεων των οφειλετών του δήμου στο σύνολό τους, διευκολύνοντας σύνθετες διαδικασίες.

Η πιο σημαντική λειτουργία είναι ο υπολογισμός των δόσεων που εκτελείται κατά τη δημιουργία μίας ρύθμισης λαμβάνοντας υπόψη τόσο την έκπτωση που δικαιούται ο υπόχρεος με βάση το οφειλόμενο ποσό και τον αριθμό των επιθυμητών δόσεων στις προσαυξήσεις εκπρόθεσμης καταβολής και στα πρόστιμα, όσο και το τρέχον επιτόκιο της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας για τον υπολογισμό της πρόσθετης επιβάρυνσης των δόσεων. Η εικόνα του συνόλου των ισόποσων μηνιαίων δόσεων της ρύθμισης εμφανίζεται ακόμη και πριν από την τελική δημιουργία τους διευκολύνοντας έτσι την πραγματοποίηση αλλαγών π.χ. στον αριθμό των επιθυμητών δόσεων ή της ημερομηνίας λήξης της πρώτης δόσης. Αξίζει να σημειωθεί ότι με την προσθήκη σχετικών φίλτρων καθίσταται πολύ εύκολος ο διαχωρισμός των ληξιπρόθεσμων οφειλών με βάση την ημερομηνία που έχουν βεβαιωθεί για πρώτη φορά.

Η καρτέλα της ρύθμισης παρέχει πληροφορίες που σχετίζονται με την τρέχουσα κατάσταση της ρύθμισης, όπως είναι το συνολικό ποσό της ρύθμισης, το ποσό που έχει εισπραχθεί, τον αριθμό των δόσεων που απομένουν να εξοφληθούν, τις αρχικές οφειλές που έχουν υπαχθεί στη ρύθμιση και την ανάλυση του συνόλου των δόσεων. Παράλληλα είναι δυνατή η εξαγωγή σχετικών εκτυπώσεων είτε για αναλυτική εμφάνιση των δόσεων στις αρχικές οφειλές, είτε για συγκεντρωτική εμφάνιση της τρέχουσας κατάστασης της ρύθμισης είτε για αναλυτική εμφάνιση του υπολογισμού των δόσεων.

Τα στοιχεία των δόσεων χρησιμοποιούνται κατά την είσπραξη τους έτσι ώστε να καταχωρούνται αυτόματα τα ποσά των προσαυξήσεων και των εκπτώσεων. Σε περίπτωση καθυστέρησης πληρωμής μίας δόσης από τον υπόχρεο υπολογίζεται η επιπλέον προσαύξηση 15%.

Βασικοί σύμμαχοι, σύμβουλοι και αρωγοί στην προσπάθειά μας αυτή ήταν οι Δήμοι Ρεθύμνου, Κατερίνης, Λήμνου και Καλαμαριάς, οι οποίοι μας βοήθησαν στην υλοποίηση με την ανάλυση της νομοθεσίας και με διευκρινήσεις, τους οποίους και ευχαριστούμε για τη συνδρομή τους. Στόχος μας είναι να είμαστε κοντά στους πελάτες, να φροντίζουμε για την άμεση και πληρέστερη κάλυψη των αναγκών τους και για να το πετύχουμε απαραίτητο συστατικό είναι η συνεργασία και η από κοινού ανάλυση των αναγκών τους.

Η άμεση απάντηση της OTS στις νέες απαιτήσεις αποτελεί μία ακόμη απόδειξη ότι η διαρκής προσπάθεια οδηγεί σε καλύτερη και πληρέστερη κάλυψη των ολοένα και αυξανόμενων αναγκών των φορέων του Δημόσιου Τομέα.

Ένα βήμα πιο κοντά στο Μητρώο Πολιτών και στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των δημογραφικών στοιχείων κάθε Πολίτη έρχεται η Δημόσια Διοίκηση, με την έναρξη των έργων Ψηφιοποίησης Ληξιαρχικών Πράξεων στο σύνολο των Ληξιαρχείων όλης της χώρας. Με ένα σύνολο 5 υποέργων ψηφιοποίησης και τη συμμετοχή της OTS Α.Ε. σε 2 από αυτά, ξεκινάει το μεγάλο έργο του Εθνικού Ληξιαρχείου το οποίο έχει ως κύρια αντικείμενα 1) την ανάπτυξη του Πληροφοριακού Συστήματος Μητρώου Πολιτών, 2) την εκπαίδευση και υποστήριξη των Δήμων στο πλαίσιο του έργου 3) την μηχανογράφηση των Ληξιαρχείων και 4) την ψηφιοποίηση των Ληξιαρχικών Πράξεων.

Στα πλαίσια των έργων ψηφιοποίησης, κάθε ανάδοχος καλείται να εκτελέσει εργασίες σάρωσης και ευρετηρίασης των Ληξιαρχικών Πράξεων από τα Ληξιαρχικά Βιβλία κάθε Ληξιαρχείου, την καταχώρηση των δεδομένων κάθε Ληξιαρχικής Πράξης σε ένα κεντρικό σύστημα και την μετάπτωση του συνόλου των καταχωρημένων δεδομένων στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου.

Στην ένωση εταιρειών ALTEC-OTS-MASTER-QNR έχουν κατακυρωθεί α) η ψηφιοποίηση των 106 Ληξιαρχείων της Ομάδας Α’ που αποτελείται από τα Ληξιαρχεία της Περιφερειακής Ενότητας Αθηνών και της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου, καθώς και β) η ψηφιοποίηση των 250 Ληξιαρχείων της Ομάδας Γ’ που αποτελείται από τα Ληξιαρχεία των Περιφερειών Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης, Κεντρικής Μακεδονίας και Δυτικής Μακεδονίας.

Με την ολοκλήρωση των έργων θα δημιουργηθεί ολοκληρωμένη βάση δεδομένων με όλο το ψηφιακό υλικό σε ένα κεντρικό σημείο. Παράλληλα, θα επιτευχθεί η διασύνδεση των Ληξιαρχείων, ώστε να δημιουργηθεί το Μητρώο Πολιτών το οποίο θα αποσυμφορήσει τα Ληξιαρχεία και τα Δημοτολόγια όλης της Χώρας από την ανάγκη τήρησης στοιχείων Πολιτών σε βιβλία. Επιπρόσθετα, θα δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις για την έκδοση της Κάρτας του Πολίτη ως μέσο πιστοποίησης του κάθε Πολίτη στις συναλλαγές του με τις Δημόσιες Υπηρεσίες για την καλύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση του.

Ο βασικότερος στόχος των οργανισμών του Δημοσίου Τομέα έτσι ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή και εύρυθμη λειτουργία τους δεν είναι άλλος από την αύξηση των εσόδων. Αποτελεί το πιο σημαντικό στοιχείο που θα οδηγήσει σε ρεαλιστική κατάρτιση και συνεπή εκτέλεση του προϋπολογισμού. Προς την κατεύθυνση αυτή, θα ήταν αδύνατο να παραβλεφθεί η αξιοποίηση της ακίνητης περιουσίας του κάθε φορέα η οποία πραγματοποιείται κατά βάση με την εκμίσθωση των διαθέσιμων μισθωμάτων προς τους ενδιαφερόμενους. Έχοντας στο επίκεντρο την ολοένα και αυξανόμενη ανάγκη για πιο πλήρη και ολοκληρωμένη διαχείριση των ακινήτων ενός φορέα, η OTS αναπτύσσει τη δική της πρόταση.

Τα διαθέσιμα μισθώματα διακρίνονται σε τύπους ακινήτων όπως διαμερίσματα, αγροτεμάχια, θέσεις στάθμευσης κτλ. Υπάρχει η δυνατότητα κάθε τύπος να συσχετιστεί με συγκεκριμένο κωδικό Κ.Α. εσόδου. Υπάρχει πλήρης καταγραφή των στοιχείων που περιγράφουν ένα μίσθωμα, καθώς και μία ολοκληρωμένη καταγραφή των πολεοδομικών τακτοποιήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί ή εκκρεμούν για αυτό, όπως επίσης και στοιχεία που αφορούν διάφορα βάρη όπως υποθήκες, δεσμεύσεις κτλ. Η διασύνδεση των ακινήτων με τα συμβόλαια διατηρείται ακόμη και μετά το πέρας του συμβολαίου έτσι ώστε να υπάρχει διαθέσιμο ολόκληρο το ιστορικό έτσι ώστε να εξάγονται χρήσιμα συμπεράσματα.

Υπάρχει δυνατότητα για πλήρη καταγραφή της διαδικασίας μίσθωσης ενός ακινήτου ξεκινώντας από τη στιγμή της απόφασης για διεξαγωγή σχετικού διαγωνισμού και καταλήγοντας στην υπογραφή του συμβολαίου. Η παρακολούθηση αφορά το σύνολο των αποφάσεων που απαιτούνται τόσο από όργανα του φορέα όσο και από φορείς του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα όπως είναι οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις. Καταγράφονται επίσης στοιχεία για διαγωνισμούς που κρίνονται άγονοι για οποιονδήποτε λόγο, για τις αξίες μίσθωσης των ακινήτων (αρχικό ποσό δημοπρασίας, ποσό κατακύρωσης) κα.

Από τη στιγμή της κατακύρωσης ενός διαγωνισμού αρχίζει η διαδικασία υπογραφής του συμβολαίου, καταγράφοντας τα απαιτούμενα στοιχεία, τα οποία μπορούν να διακριθούν στις εξής βασικές κατηγορίες:

–          Αριθμός συμβολαίου

–          Στοιχεία ακινήτου

–          Στοιχεία μισθωτή

–          Στοιχεία διάρκειας

–          Οικονομικά στοιχεία όπως αξία μισθώματος, ημερομηνίες πληρωμής, συχνότητα πληρωμής

–          Στοιχεία εγγύησης

–          Παρατάσεις μίσθωσης που υπογράφονται κατά τη λήξη του συμβολαίου

–          Αναπροσαρμογές που λαμβάνουν χώρα κατά τη διάρκεια του συμβολαίου και διακρίνονται σε αναπροσαρμογές με βάση ένα ποσοστό που προβλέπεται στο συμβόλαιο και σε αναπροσαρμογές με βάση το ποσοστό του τιμάριθμου

–          Μειώσεις της αξίας του μισθώματος για ορισμένο χρονικό διάστημα και διακρίνονται σε μειώσεις με βάση ποσοστό ή ποσό της μείωσης

–          Αποζημιώσεις χρήσης του μισθώματος μετά το πέρας του συμβολαίου

–          Καταγραφή των ειδοποιήσεων (τηλεφωνικών, εγγράφων, ταμειακών ειδοποιήσεων κτλ.) του φορέα με τον εκμισθωτή

Η πιο σημαντική διαδικασία που λαμβάνει χώρα συνήθως κάθε χρόνο για κάθε συμβόλαιο δεν είναι άλλη από τον υπολογισμό των δόσεων του συμβολαίου, οι οποίες με τη σειρά τους θα καταλήξουν στη δημιουργία ενός χρηματικού καταλόγου με τα εν δυνάμει οικονομικά οφέλη του φορέα. Στον υπολογισμό των δόσεων συμμετέχουν όλα τα ανωτέρω στοιχεία τα οποία επηρεάζουν έστω και λίγο το ποσό των δόσεων. Οι παρατάσεις λ.χ. παρατείνουν την τελική ημερομηνία λήξης του συμβολαίου ενώ οι αναπροσαρμογές και οι μειώσεις έχουν άμεσο αντίκτυπο στο ποσό του μισθώματος που θα πρέπει να καταβάλλεται.

Η όλη διαδικασία της καταγραφής των συμβολαίων είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την εφαρμογή της Οικονομική Διαχείρισης. Υπάρχει άμεση σύνδεση του μισθωτή με τη σχετική καρτέλα οφειλέτη στο μητρώο των υπόχρεων του φορέα. Όπως προαναφέρθηκε οι δόσεις των συμβολαίων καταλήγουν στη δημιουργία ενός ή περισσότερων χρηματικών καταλόγων, η δημιουργία των οποίων μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους εξής τρόπους:

–          Ένας χρηματικός κατάλογος για όλες τις δόσεις όλων των συμβολαίων

–          Ένας χρηματικός κατάλογος για όλες τις δόσεις κάθε συμβολαίου

–          Ένας χρηματικός κατάλογος για κάθε τύπο μισθωμάτων

Η αντιμετώπιση της ανάγκης για είσπραξη ποσών που αφορούν είτε δόσεις είτε αποζημιώσεις χρήσης έχει οδηγήσει σε διαδικασίες αυτόματης έκδοσης οίκοθεν βεβαιωτικών σημειωμάτων τα οποία εισπράττονται έπειτα στο ταμείο.

Μέσα σε κάθε συμβόλαιο υπάρχει άμεση και κατανοητή απεικόνιση του συνόλου των οικονομικών στοιχείων του, όπως είναι οι υπολογισμένες δόσεις, οι χρηματικοί κατάλογοι, τα οίκοθεν βεβαιωτικά σημειώματα, τα διπλότυπα είσπραξης, καθώς επίσης και μία συνολική απεικόνιση του υπόλοιπου ποσού που εκκρεμεί προς είσπραξη.

Αξίζει να σημειωθεί η δυνατότητα απεικόνισης των μισθωμάτων επάνω στο χάρτη με βάση τις συντεταγμένες που προκύπτουν από τις διευθύνσεις τους, έτσι ώστε να υπάρχει μία βελτιωμένη και πιο οπτική εμφάνιση του συνόλου της ακίνητης περιουσίας κάθε φορέα καθώς και της κατάστασης των ακινήτων.

Η εφαρμογή διαχείρισης μισθωμάτων της OTS αποτελεί ένα εργαλείο με τη χρήση του οποίου θα μπορέσει κάθε φορέας να αξιοποιήσει την ακίνητη περιουσία του με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Προσφέροντας άμεση και πλήρη σύνδεση με την Οικονομική Διαχείριση συνδυάζει την απλότητα της χρήσης με την πληρότητα της όλης διαδικασίας.

Μισθωμα