Αρχείο άρθρων για την κατηγορία ‘Λογισμικό’

Σε προηγούμενο άρθρο παρουσιάστηκε η κατάσταση που επικρατεί σήμερα στα περισσότερα Δικαστήρια της χώρας όσον αφορά τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι δικηγόροι στην κατάθεση δικογράφων. Παρακάτω παρουσιάζουμε τη λύση που έδωσε η Εταιρεία μας σε συνεργασία με το Πρωτοδικείο Αθηνών και το Δικηγορικό Σύλλογο Αθηνών (ΔΣΑ) για να υπερκεραστούν οι δυσκολίες αυτές.

Η διαδικασία κατάθεσης και παρακολούθησης των δικογράφων δεν απαιτεί πλέον την επίσκεψη και αναμονή των Δικηγόρων στη Γραμματεία του Πρωτοδικείου Αθηνών. Από οποιοδήποτε σημείο με πρόσβαση στο Διαδίκτυο οι Δικηγόροι χωρίς να μετακινηθούν καθόλου μπορούν να επισκεφθούν την ιστοσελίδα του ΔΣΑ να καταχωρήσουν τα στοιχεία του Δικογράφου, να πληρώσουν το αντίτιμο, να λάβουν αντίγραφα των δικογράφων και να ενημερώσουν αυτόματα όλους τους εμπλεκόμενους φορείς. Παρακάτω περιγράφονται με λεπτομέρεια όλα τα βήματα που λαμβάνουν μέρος για την ηλεκτρονική κατάθεση του δικογράφου:

1. Ο Δικηγόρος για την «Ηλεκτρονική Κατάθεση Δικογράφου» ακολουθεί τα εξής βήματα:
I. Εισέρχεται στο Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) του ΔΣΑ μέσω της διαδικασίας αναγνώρισης χρήστη το οποίο ελέγχει την ιδιότητα και αρμοδιότητα του συγκεκριμένου δικηγόρου για να καταθέσει Δικόγραφο στο Πρωτοδικείο Αθηνών
II. Επιλέγει Διαδικασία
III. Επιλέγει είδος Δικογράφου
IV. Επιλέγει Αντικείμενο Διαφοράς
V. Επιλέγει τον αριθμό αντιγράφων που επιθυμεί προς επίδοση
VI. Επιλέγει το γραμμάτιο προκαταβολής το οποίο υπολογίζεται με βάση το ποσό αναφοράς.

2. Το ΠΣ του ΔΣΑ επικοινωνεί με το ΠΣ της Τράπεζα Πειραιώς και ο Δικηγόρος δίνοντας τα στοιχεία προς την Τράπεζα, ελέγχετε εάν υπάρχουν οι πόροι να δεσμευτεί το αντίστοιχο ποσό

3. Το ΠΣ της Τράπεζας ενημερώνει το ΠΣ του ΔΣΑ για τη δέσμευση

4. Το ΠΣ του ΔΣΑ αποστέλλει στο ΠΣ του Πρωτοδικείου όλα τα απαραίτητα δεδομένα για να συνεχίσει ο Δικηγόρος την κατάθεση (Σύλλογος, Αρ. Μητρώου, Ονομ/νυμο, Διεύθυνση, Τηλέφωνα, Ηλεκτρονική Διεύθυνση, έτος Γέννησης κτλ)

5. Το ΠΣ του Πρωτοδικείου ζητά από τον Δικηγόρο να συνεχίσει την κατάθεση του Δικογράφου καταχωρώντας τα λοιπά στοιχεία που είναι απαραίτητα (Διαδίκους, Δικόγραφο κτλ.)

6. Το ΠΣ του Πρωτοδικείου ορίζει αριθμό κατάθεσης του Δικογράφου και τη Δικάσιμο και στη συνέχεια αποστέλλονται τα στοιχεία αυτά στο ΠΣ του ΔΣΑ για να συνδεθεί ο κωδικός συναλλαγής με το συγκεκριμένο Δικόγραφο και να ολοκληρωθεί η συναλλαγή με την οριστική δέσμευση του ποσού.

7. Το ΠΣ του Πρωτοδικείου αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Δικηγόρου τα αντίγραφα και τα απαραίτητα αποδεικτικά κατάθεσης σε μορφή pdf και ψηφιακά υπογεγραμμένα με προηγμένη ψηφιακή υπογραφή.

8. Το ΠΣ του ΔΣΑ ενημερώνει τους 5 εμπλεκόμενους φορείς για την συναλλαγή, ενημερώνει τις καρτέλες των ασφαλισμένων για τις προσωπικές τους συναλλαγές και μεταφέρει τους πόρους στους αντίστοιχους λογαριασμούς που διαθέτουν οι φορείς σε Πιστωτικά Ιδρύματα.

Για την καλύτερη κατανόηση της διαδικασίας μπορείτε να δείτε το παρακάτω σχεδιάγραμμα.

Σε επόμενο άρθρο θα παρουσιαστούν αναλυτικά τα οφέλη που προσφέρει η παραπάνω λύση στους Δικηγόρους, στις Διοικητικές Υπηρεσίες των Δικαστηρίων και κατ’ επέκταση στους πολίτες.

Σε προηγούμενο άρθρο παρουσιάστηκε η κατάσταση που επικρατεί στα περισσότερα υποθυκοφυλακεία της χώρας και τα παράπλευρα προβλήματα που τη συνοδεύουν. Η προτεινόμενη λύση και η εφαρμογή της στο Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης παρουσιάζεται συνοπτικά παρακάτω:

Η λύση

 

Ο δικηγόρος Χ φθάνει στο γραφείο του νωρίς το πρωί.  Πίνοντας τις πρώτες γουλιές του καφέ του βλέπει την εκκρεμή στοίβα με τους φακέλους / υποθέσεις των πελατών του, η διεκπεραίωση των οποίων απαιτεί τη συναλλαγή με το υποθηκοφυλακείο.  Δεν ξεφυσάει όπως έκανε πριν από μερικές ημέρες, ούτε προβληματίζεται για το πού θα βρει να παρκάρει φτάνοντας στην υπηρεσία και το πόσο χρόνο θα «χάσει» περιμένοντας στην ουρά. Ανοίγει το laptop του και πληκτρολογεί την ηλεκτρονική διεύθυνση της ιστοσελίδας του αρμόδιου υποθηκοφυλακείου από την οποία μεταβαίνει στην ενότητα των ψηφιακών υπηρεσιών. Σε λιγότερο από 5’ βρίσκει τα βάρη των συμβαλλομένων των συμβολαίων που έχει αναλάβει και τους ενημερώνει τηλεφωνικά. Στη συνέχεια εκτυπώνει τα απαραίτητα έγγραφα χρεώνοντας την πιστωτική ή την προπληρωμένη του κάρτα και τέλος αιτείται ηλεκτρονικά τα πιστοποιητικά που χρειάζεται. Λαμβάνει το email επιβεβαίωσης το οποίο τον πληροφορεί ότι τα πιστοποιητικά του θα είναι έτοιμα σε λίγες ώρες και θα μπορεί να τα αντλήσει από το λογαριασμό του μόλις συνδεθεί ξανά στο σύστημα. Ο δικηγόρος Χ. αποσυνδέεται, κλείνει το laptop του και αποτελειώνει με ηρεμία τον (αχνιστό ακόμα) καφέ που μόλις πριν λίγα λεπτά άρχισε!

Το παραπάνω σενάριο, ίσως να παραπέμπει σε ταινίες ή να φαντάζει αρκετά μακρινό. Κι όμως αποτελεί μία ρεαλιστική προσέγγιση / λύση την οποία μπορούν να εφαρμόσουν όλα τα υποθηκοφυλακεία. Για να φτάσουμε όμως στο ιδεατό αυτό σημείο υπάρχει μία σειρά από βήματα που χρειάζεται να ακολουθηθούν ( όχι απαραίτητα σειριακά ):

  • Μηχανογράφηση όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών του Υποθηκοφυλακείου με ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα (ΟΠΣ) το οποίο θα καλύπτει όλο το φάσμα των λειτουργιών.
  • Ενοποίηση και ψηφιοποίηση των υφιστάμενων ευρετηρίων ώστε η αναζήτηση να γίνεται από την 1η ημέρα λειτουργίας του ΟΠΣ γρήγορα και ποιοτικά.
  • Ψηφιοποίηση των χειρόγραφων εγγραφών και εγγράφων και διασύνδεσή τους με το ενοποιημένο ευρετήριο.
  • Ανάπτυξη ολοκληρωμένης πλατφόρμας ηλεκτρονικών υπηρεσιών οι οποίες θα περιέχουν διαδικτυακά :
  • Αναζήτηση εγγράφων
  • Αιτήσεις και Λήψεις Πιστοποιητικών
  • Ηλεκτρονικές Πληρωμές

Η OTS δραστηριοποιείται στο χώρο των Υποθηκοφυλακείων και γενικότερα στο τομέα της Δικαιοσύνης για περισσότερα από δέκα(10) χρόνια. Η συσσωρευμένη εμπειρία και το μεράκι των ανθρώπων της για ολοκληρωμένα συστήματα με σκοπό την εξυπηρέτηση των πολιτών και της ευρύτερης κοινωνίας, οδήγησαν στη δημιουργία του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης (ΟΠΣ) Υποθηκοφυλακείου. Αποτελείται από εσωστρεφή υποσυστήματα – διαθέσιμα στους υπαλλήλους της υπηρεσίας – που καλύπτουν όλες τις επιχειρησιακές ανάγκες , και εξωστρεφή στα οποία έχουν πρόσβαση εξουσιοδοτημένοι δικηγόροι. Σημαντικό κομμάτι αυτών αποτελεί η μηχανή αναζήτησης που αναπτύχθηκε (TerraFind) για την αναζήτηση και προβολή των ψηφιοποιημένων και των ηλεκτρονικών εγγράφων, η οποία είναι πλήρως εναρμονισμένη με τα Β.Δ 533/1963 και Β.Δ 1043/1966 και παρέχει γρήγορα και αξιόπιστα αποτελέσματα στους δικηγόρους χωρίς να προσέλθουν στους χώρους της υπηρεσίας.

Σε συνεργασία με το Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης, από το 2004 μέχρι τα τέλη του 2010 ξεκίνησε η σημαντική προσπάθεια της πλήρης μηχανογράφησης του φορέα. Αρχικά ολοκληρώθηκε η ηλεκτρονική καταχώρηση και ο λεπτομερής έλεγχος όλων των ευρετηρίων (συναλλασσόμενοι και μερίδες) και στη συνέχεια η ενοποίηση αυτών σε ένα γενικό ευρετήριο. Ακολούθησε η υιοθέτηση του ΟΠΣ από όλα τα τμήματα της υπηρεσίας (διαχείριση – παραλαβή εγγράφων και αιτήσεων, μεταγραφές, υποθήκες, κατασχέσεις και αγωγές). Μετά την ωρίμανση της παραπάνω κατάστασης, προχωρήσαμε από κοινού στο επόμενο βήμα της ψηφιοποίησης όλων των εγγράφων από τη δεκαετία του ’30 μέχρι και πρόσφατα, τα οποία και συνδέθηκαν με τα υφιστάμενα ευρετήρια, και μέσω του ΟΠΣ είναι επεξεργάσιμα ώστε οι μελλοντικές σημειώσεις να μη χρειάζεται να καταχωρηθούν χειρόγραφα.  Το τελευταίο στάδιο αποτελείται από την εξωστρέφεια του συστήματος και τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους δικηγόρους, τους δικαστικούς επιμελητές, τις εφορίες κ.α. Η διαδικτυακή μηχανή αναζήτησης (TerraFind) είναι ήδη διαθέσιμη ενώ οι μελλοντικές επεκτάσεις προσανατολίζονται να καλύψουν τις ανάγκες της ηλεκτρονικής κατάθεσης εγγράφων, αιτήσεων, λήψης πιστοποιητικών και ηλεκτρονικών πληρωμών, κατατάσσοντας έτσι την περιγραφόμενη πλατφόρμα ανάμεσα στις πιο ολοκληρωμένες, αξιόπιστες και τεχνολογικά εξελιγμένες.

 

Τα οφέλη της λύσης

Στο φορέα

Οι άμεσα εμπλεκόμενοι φορείς (Υποθηκοφυλακεία) μπορούν να εξοικονομήσουν πόρους και να τους αξιοποιήσουν σε άλλες οργανικές θέσεις. Η παραγωγική ικανότητα των υπαλλήλων αυξάνεται κατακόρυφα μόλις εδραιωθεί η εξοικείωση με το ΟΠΣ.

Επιπρόσθετα, η υπηρεσία αποκτά ένα πλήρες και ενιαίο ηλεκτρονικό αρχείο όλων των πράξεων που τηρεί διασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο την ακεραιότητά του σε περίπτωση φυσικών καταστροφών. Η ασφάλεια των εγγραφών είναι η μέγιστη και όλες οι μεταβολές καταγράφονται για την αποφυγή, τον εντοπισμό και την άμεση διόρθωση πιθανών λαθών, ώστε με το ελάχιστο κόστος να παρέχονται ποιοτικές, αξιόπιστες και γρήγορες υπηρεσίες προς τους ενδιαφερόμενους.  Η ηλεκτρονική καταγραφή όλων των πράξεων και η εφαρμογή του ΟΠΣ σε όλα τα τμήματα του φορέα διασφαλίζει την ομαλή ροή της εργασίας. Το Υποθηκοφυλακείο, πλέον, εκτός από την ανθρωποκεντρική προσέγγιση – οι αναζητήσεις γίνονταν πάντα με βάση το συμβαλλόμενο – αποκτά και κτηματο-κεντρική που σημαίνει ότι οι έρευνες είναι διαθέσιμες και με βάση το ακίνητο – την ιδιοκτησία, γεγονός που εμπλουτίζει τη μηχανογραφημένη υπηρεσία με τα χαρακτηριστικά ενός κτηματολογικού γραφείου

Ενδεικτικά παρουσιάζεται η κατά μέσο όρο αύξηση της παραγωγική ικανότητα ενός υπαλλήλου στο Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης, πριν και μετά από την υιοθέτηση του ΟΠΣ.

Εγγραφή Πράξης

Ποσοστιαία Αύξηση Παραγωγικότητας

Μεταγραφών 50%
Υποθήκες 100% ( Διπλάσιες υποθήκες στον ίδιο χρόνο )
Κατασχέσεις 100% ( Διπλάσιες Κατασχέσεις στον ίδιο χρόνο )
Αγωγές 100% ( Διπλάσιες Αγωγές στον ίδιο χρόνο )

 

Έκδοση Πιστοποιητικού

Ποσοστιαία Αύξηση Παραγωγικότητας

Μεταγραφής (παλαιών τίτλων) Από 30’ σήμερα το πολύ 2’
Μερίδας
(παλαιών τίτλων)
Από 30’ σήμερα το πολύ 2’
Ακτημοσύνης (παλαιών τίτλων) Από 30’ σήμερα το πολύ 2’

 

Στους δικηγόρους

Οι δικηγόροι, έχοντας τη μεγαλύτερη συχνότητα συναλλαγών με τα Υποθηκοφυλακεία μπορούν πλέον να απολαμβάνουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες χωρίς να μεταβούν απαραίτητα στο χώρο της υπηρεσίας. Η μηχανή αναζήτησης εγγράφων, διαθέσιμη εφτά(7)  ημέρες την εβδομάδα , εικοσιτέσσερις (24) ώρες το εικοσιτετράωρο, παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που απαιτούνται, και είναι οι ίδιες που θα λάμβαναν αν επισκέπτονταν το φορέα. Ο χρόνος αναζήτησης για κάθε συναλλασσόμενο, που υπολογίζεται ότι ήταν είκοσι (20’) λεπτά τουλάχιστο με τον παραδοσιακό τρόπο στα χειρόγραφα ευρετήρια, περιορίζεται στα ένα με δύο (1-2’) λεπτά. Με δεδομένο ότι για ένα συμβόλαιο η αναζήτηση περιέχει συνήθως πάνω από δύο(2) συναλλασσόμενους, η αξία και το όφελος που παρέχει η μηχανή αναζήτησης πολλαπλασιάζονται. Αν προσθέσουμε και το χρόνο που απαιτείται για τη μετάβαση στο χώρο του Υποθηκοφυλακείου, γίνεται κατανοητό ότι το επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών που απολαμβάνει πλέον ένας δικηγόρος είναι εξαιρετικά υψηλό και δε θυμίζει σε τίποτα την κατάσταση που επικρατούσε πριν από μερικά χρόνια.

Τα οφέλη, ωστόσο, δεν περιορίζονται μόνο στην αναζήτηση των πράξεων. Οι ώρες αναμονής στα γκισέ της υπηρεσίας για την κατάθεση εγγράφων και αιτήσεων έχει μειωθεί δραματικά. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι πριν οποιαδήποτε μηχανογράφηση ο δικηγόρος χρειάζονταν να περιμένει τουλάχιστο δύο(2) ώρες, ενώ σήμερα ο χρόνος έχει μειωθεί σε λίγα λεπτά, τα οποία δεν ξεπερνάνε τα 15-20’ σε περιόδους αιχμής. Με την εφαρμογή των ηλεκτρονικών αιτήσεων και την παροχή δυνατότητας λήψης έγκυρων πιστοποιητικών χωρίς την προσέλευση στην υπηρεσία οι παραπάνω χρόνοι εκμηδενίζονται τελείως.

Τέλος, αξίζει να σημειωθεί ότι οι εγγραφές των νέων πράξεων γίνονται στα περισσότερα τμήματα (Υποθήκες, Κατασχέσεις, Αγωγές) αυθημερόν ενώ στις μεταγραφές ο χρόνος εγγραφές δεν ξεπερνάει τις πέντε(5) εργάσιμες ημέρες, που σημαίνει ότι ο δικηγόρος σε δύο με τρεις (2-3) ημέρες λαμβάνει τα πιστοποιητικά που χρειάζεται. Ανατρέχοντας σε στοιχεία που ίσχυαν πριν από μερικά χρόνια, οι αντίστοιχοι χρόνοι ανέρχονταν σε αρκετούς μήνες. Τα πιστοποιητικά μεταγραφών για νέα συμβόλαια ήταν διαθέσιμα περίπου ένα μήνα μετά την κατάθεση της πράξης, ενώ η εγγραφή των υποθηκών στα ανάλογα βιβλία γίνονταν μετά από ένα(1) χρόνο!

 

Στην κοινωνία

Αν και δεν είναι άμεσα ορατά τα οφέλη προς την ευρύτερη κοινωνία, η επίσπευση των συναλλαγών με τα υποθηκοφυλακεία διαδραματίζει σημαντικό ρόλο και επηρεάζει πολλούς τομείς. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι στα παράπλευρα κέρδη πρέπει να προσμετρηθούν τα παρακάτω:

  • Υποβοήθηση της κτηματαγοράς, χάρις την μείωση του χρόνου έρευνας βαρών και του χρόνου διεκπεραίωσης των εγγραφών μεταγραφών.
  • Αύξηση της κινητικότητας της τοπικής οικονομίας με την γρηγορότερη έγκριση στεγαστικών/επισκευαστικών δανείων (άμεσα συσχετιζόμενο με την εγγραφή υποθηκών).
  • Εξυπηρέτηση άλλων δημόσιων φορέων. Αναφέρεται το χαρακτηριστικό παράδειγμα της ανάγκης καταγραφής των off-shore εταιριών που έχουν έδρα στη Θεσσαλονίκη. Η αρμόδια υπηρεσία (ΣΔΟΕ) έλαβε πλήρη λίστα σε διάστημα δύο (2) ημερών, ενώ σε άλλα υποθηκοφυλακεία η διαδικασία ολοκληρώθηκε μετά από ένα(1) μήνα με αμφιβόλου ποιότητας στοιχεία.
  • Οικολογική συνείδηση. Ελαχιστοποίηση της απαιτούμενης ποσότητας χαρτιού και μείωση της κυκλοφορίας οχημάτων χάρις τη μη προσέλευση των δικηγόρων για τη διεκπεραίωση των υποθέσεών τους.

Εισαγωγή

Διανύουμε μία περίοδο στην οποία όλοι οι δημόσιοι φορείς καλούνται να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα και τις δαπάνες τους ενώ παράλληλα οι πολίτες απαιτούν επιτακτικά να διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις τους ταχύτερα και αξιόπιστα. Η τεχνολογία, κυρίως ως μηχανογράφηση, έχει εδραιωθεί πλέον στους δημόσιους οργανισμούς και έφτασε ο καιρός να δρέψουμε τους καρπούς των επενδύσεων της τελευταίας δεκαετίας.
Τα Υποθηκοφυλακεία ανήκουν στην κατηγορία των φορέων που έχουν καθημερινή και συχνή επαφή με πλήθος πολιτών. Σε αυτά συντελείται η καταχώριση όλων των πράξεων μεταγραφών, η εγγραφή και η εξάλειψη των υποθηκών, των κατασχέσεων και των αγωγών. Τα Υποθηκοφυλακεία είναι υποχρεωμένα να διασφαλίζουν τις αρχές της δημοσιότητας και της προτεραιότητας των προσκομιζομένων προς καταχώριση πράξεων. Με τον όρο δημοσιότητα εννοείται η δυνατότητα αυτοπρόσωπης έρευνας των σχετικών βιβλίων από κάθε ενδιαφερόμενο, ο οποίος έχει έννομο συμφέρον, μετά ή δια Δικηγόρου και την έκδοση πιστοποιητικού ή αντιγράφου από τον αρμόδιο Υποθηκοφύλακα. Με τον όρο προτεραιότητα εννοείται ότι σε  περισσότερα από ένα έγγραφα επί του ίδιου ακινήτου, προτιμάται η προγενέστερη κατά χρόνο εγγραφή.
Ο όγκος των εγγράφων που διακινούνται και έχουν συσσωρευτεί σχεδόν εδώ και μία εκατονταετία αποτελεί τροχοπέδη στη βέλτιστη εφαρμογή των παραπάνω δύο αρχών. Πώς, ωστόσο οι υποθηκοφύλακες μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα της υπηρεσίας τους, εξοικονομώντας ταυτόχρονα προσωπικό για άλλες εργασίες και εξασφαλίζοντας τον ελάχιστο χρόνο διεκπεραίωσης των υποθέσεων;

Η περιγραφή του προβλήματος

Οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι αποτελούν τους κύριους συναλλασσόμενους των Υποθηκοφυλακείων οι οποίοι καλούνται να διεκπεραιώσουν μία σειρά από ενέργειες για τις υποθέσεις που έχουν αναλάβει.  Οι πιο συνήθεις συναλλαγές είναι η έρευνα βαρών για τα ακίνητα, η αναζήτηση στο βιβλίο πρωτοκόλλου, οι αιτήσεις έκδοσης πιστοποιητικών καθώς και εγγραφή των πράξεων μεταγραφών, των υποθηκών και των κατασχέσεων.
Τα περισσότερα προβλήματα στις παραπάνω διαδικασίες εντοπίζονται κυρίως στους χρόνους που απαιτούνται για τη διεκπεραίωσή τους. Ο δικηγόρος χρειάζεται να περιμένει αρκετή ώρα στα γκισέ της υπηρεσίας  για να καταθέσει είτε τα έγγραφά του είτε τις αιτήσεις για τα πιστοποιητικά. Στη συνέχεια, το αποτέλεσμα της κατάθεσης, η λήψη δηλαδή του πιστοποιητικού ή η εγγραφή του συμβολαίου στα κατάλληλα βιβλία που τηρεί το Υποθηκοφυλακείο γίνεται σε μεταγενέστερη χρονολογία, γεγονός που τον αναγκάζει να προσέλθει εκ νέου στην υπηρεσία. Η χρονολογία αυτή ποικίλει ανάλογα με το είδος της υπόθεσης αλλά και το φόρτο εργασίας που υπάρχει τη δεδομένη χρονική στιγμή. Σε υποθηκοφυλακεία που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο δεδομένων και συναλλαγών οι χρόνοι αναμονής μπορεί να φτάσουν και μερικούς μήνες.
Η αναζήτηση των βαρών ενός ακινήτου είναι ακόμα μία επίπονη και χρονοβόρα διαδικασία. Ο ενδιαφερόμενος χρειάζεται αρχικά να δει τα βάρη που συνοδεύουν ένα ακίνητο. Ο τρόπος λειτουργίας ωστόσο των υποθηκοφυλακείων έχει ως δομική μονάδα τον άνθρωπο (ιδιοκτήτη) και όχι το ακίνητο. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να χρειάζεται να αναζητήσει ο δικηγόρος τα βάρη που ενδεχομένως έχει ο κάθε ιδιοκτήτης (οι οποίοι μπορεί να είναι και δεκάδες) για συγκεκριμένο ακίνητο αντί να προσαρμόζει την έρευνά του ξεκινώντας από το ίδιο το ακίνητο. Η διαδικασία της εύρεσης των βαρών περνάει, επίσης, από αρκετά στάδια. Αρχικά ο δικηγόρος ανατρέχει στο ευρετήριο των συναλλασσομένων – αν αυτά δεν είναι ενοποιημένα τότε πρέπει να ανατρέξει στα ευρετήρια του κάθε τμήματος – και να καταγράψει τους τόμους και αριθμούς των βιβλίων στα οποία είναι καταγεγραμμένες οι πράξεις των κατασχέσεων και των υποθηκών. Στη συνέχεια μελετά τα βιβλία για να εντοπίσει ποιες από αυτές έχουν ακόμα ισχύ και ποιες έχουν εξαλειφθεί μερικώς ή ολικά.  Στα παραπάνω πρέπει συνυπολογίσουμε το γεγονός ότι όλες οι πράξεις εγγράφονται με το χέρι, που σημαίνει ότι αυξάνεται η πιθανότητα ανθρώπινου λάθους είτε κατά τη σύνταξή της από τον αρμόδιο υπάλληλο της υπηρεσίας είτε κατά τη μελέτη της από το δικηγόρο. Οι γραφικοί χαρακτήρες ποικίλουν και σε ορισμένες περιπτώσεις η δυσκολία ανάγνωσης, αναγκάζει τους δικηγόρους να ανατρέξουν στα έγγραφα κατάθεσης για να αντλήσουν την απαραίτητη πληροφορία, γεγονός που προκαλεί επιπρόσθετες καθυστερήσεις
Τέλος η αναζήτηση μίας κατάθεσης με βάση το ονοματεπώνυμο στο βιβλίο πρωτοκόλλου που τηρεί η εκάστοτε υπηρεσία, είναι εξίσου δύσχρηστη και κυρίως χρονοβόρα εφόσον ο ενδιαφερόμενος χρειάζεται να γνωρίζει – εκτός από το ονοματεπώνυμο – ένα ενδεικτικό εύρος ημερομηνιών ώστε να περιορίσει όσο το δυνατόν τις σελίδες του βιβλίου πρωτοκόλλου στις οποίες θα προσπαθήσει να βρει αν και πότε έγινε η κατάθεση ενός συμβολαίου.
Από την άλλη μεριά, υπάρχει ο φορέας, ο οποίος καλείται να ανταπεξέλθει με περιορισμένους πόρους και με πεπαλαιωμένες διαδικασίες και «εργαλεία» στις αυξανόμενες ανάγκες της κοινωνίας και των συναλλασσόμενων, ευρισκόμενος τις περισσότερες φορές στο μάτι του κυκλώνα λόγω των πολλαπλών καθυστερήσεων που συσσωρεύονται στη διεκπεραίωση των υποθέσεων.
Όλα τα παραπάνω κοστίζουν στους δικηγόρους σε χρόνο και χρήμα και τα υποθηκοφυλακεία δαπανούν τεράστιο αριθμό πολύτιμων ωρών απασχόλησης σε χρονοβόρες διαδικασίες ενώ θα μπορούσαν να αξιοποιήσουν τους πόρους τους σε άλλες λειτουργικές ανάγκες αυξάνοντας ταυτόχρονα την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών.
Τι μπορεί να κάνει, ωστόσο, ο κάθε φορέας για να αντιμετωπίσει τα ζητήματα που περιγράφηκαν χωρίς προφανώς να διαθέσει κι άλλους πόρους και χωρίς να αυξήσει τα λειτουργικά του έξοδα. Η λύση εντοπίζεται στην εφαρμογή τεχνολογιών και συστημάτων πληροφορικής όπως θα έπρεπε να γίνεται σε κάθε παρόμοια περίπτωση εδώ και αρκετά χρόνια. Πριν παρουσιαστεί αναλυτικά, όμως, η προτεινόμενη λύση παρατίθεται η κατάσταση που επικρατεί σε γενικές γραμμές σχετικά με το επίπεδο μηχανογράφησης των υποθηκοφυλακείων και εξηγούνται συνοπτικά οι λόγοι για τους οποίους η διείσδυση της πληροφορικής σε αυτόν τον τομέα είναι πολύ μικρή.

Η υφιστάμενη κατάσταση

Η συντριπτική πλειοψηφία των υποθηκοφυλακείων, είτε δεν έχει κανένα είδος μηχανογράφησης, είτε αυτή καλύπτει μέρος των διαδικασιών και των λειτουργιών.  Τα υφιστάμενα συστήματα συνήθως περιορίζονται στα ενοποιημένα ευρετήρια των πράξεων και στην πρωτοκόλληση των εισερχόμενων αιτήσεων. Πιο σπάνια υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες τηρείται αρχείο των μεταγραφών και των λοιπών πράξεων που κατατίθενται στην υπηρεσία.
Γίνεται αντιληπτό ότι δεν υπάρχει ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα το οποίο θα υποστηρίζει όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες του φορέα. Από την αρχική αίτηση των πιστοποιητικών και την πρωτοκόλληση των πράξεων – με ταυτόχρονη τήρηση του ταμείου της διαχείρισης –  μέχρι την έκδοση των σχετικών πιστοποιητικών από το αρμόδιο τμήμα. Από τη χρέωση και διεκπεραίωση των εισερχόμενων εγγράφων (μεταγραφών, υποθηκών, κατασχέσεων, αγωγών) μέχρι την αναζήτηση αυτών με πλήθος διαφορετικών κριτηρίων συμπεριλαμβανομένου της προβλεπόμενης από το νόμο λεξικογράφησης. Οι υφιστάμενες ενδιάμεσες λύσεις παρέχουν περιορισμένες δυνατότητες στους τελικούς χρήστες, δεν έχουν σχεδιαστεί με γνώμονα τη συνολική κάλυψη των επιχειρησιακών αναγκών και τελικά αποτελούν τροχοπέδη στην ευρεία εφαρμογή των τεχνολογιών πληροφορικής σε όλο το φάσμα των διαδικασιών των υποθηκοφυλακείων.
Εκτός όμως από την έλλειψη πλήρους μηχανογράφησης ένα σημαντικό ανασταλτικό παράγοντα αποτελεί το ιστορικό αρχείο το οποίο βρίσκεται σε έντυπη μορφή και ακόμα και αν υπάρξει ολοκληρωμένο σύστημα πολλές από τις βασικές διαδικασίες θα συνεχίζουν να διεκπεραιώνονται με τον παραδοσιακό τρόπο εφόσον τα παλαιά δεδομένα θα είναι διαθέσιμα μόνο στα βιβλία των τμημάτων. Αυτός και να είναι ίσως ο βασικότερος λόγος που οι φορείς διστάζουν να προχωρήσουν στην εφαρμογή μηχανογραφικών συστημάτων, θεωρώντας ότι το όφελος θα είναι πολύ μικρό σε σχέση με το κόστος της επένδυσης.

Η λύση που θα ακολουθήσει στο δεύτερο μέρος του άρθρου απαντά σε όλα τα παραπάνω ζητήματα συνολικά παρέχοντας ολοκληρωμένη πρόταση για τη μείωση της αναμονής στα υποθηκοφυλακεία και την ελαχιστοποίηση των λειτουργικών εξόδων.

Philip Crosby ’79 -> Το Πρόβλημα με την διαχείριση ποιότητας δεν είναι αυτά που οι άνθρωποι δεν ξέρουν , αλλά αυτά που νομίζουν ότι ξέρουν.

Η Ποιότητα μοιάζει με το σεξ:

  • Ολους τους ενδιαφέρει
  • Ολοι νομίζουν ότι το καταλαβαίνουν
  • Ολοι νομιζουν ότι ειναι απλά θέμα ενστίκτου
  • Οι Περισσότεροι νομιζουν οτι τα προβλήματα προέρχονται πάντα από τους άλλους.

Σε τι συνίσταται η ποιότητα?
Ποια είναι τα μέτρα ποιότητας ενός αντικειμένου για παράδειγμα μια καρέκλας;

Θα μπορούσε να είναι

  • H ποιότητα κατασκευής ; ( π.χ αντοχή )
  • H αισθητική αξία ;  ( π.χ κομψότητα )
  • Καταλληλότητα  ; ( π.χ άνεση )

Ενδεχομένως ναι και πολλά άλλα ίσως. Πως θα μπορούσες να ισχυριστείς όμως  ότι αυτή η καρέκλα είναι ποιοτικότερη από την άλλη από την στιγμή που όλα τα μέτρα ποιότητας είναι σχετικά;
Για το Λογισμικό τα πράγματα είναι ακόμα πιο ασαφή καθώς η ποιότητα κατασκευής δεν είναι κάτι χειροπιαστό , αισθητική αξία ενδεχομένως μόνο το interface Θα μπορούσε να έχει  , όσο για την καταλληλότητα  θα πρέπει πρώτα να κατανοηθεί ο σκοπός του.

Ανεξαρτήτως πάντως της αδυναμίας ορισμού και καθορισμού  απολύτων μέτρων  ποιότητας  υπάρχει κάτι  , μέσα από το οποίο θα αντικατροπτίζεται  η ποιότητα ενός προιόντος ή μιας Υπηρεσίας.
Η Ικανοποίηση των απαιτήσεων του πελάτη , ακόμα και αυτών που δεν έχουν εκφραστεί.

Γιατί σε τελική ανάλυση : Ποιότητα είναι όταν επιστρέφει ο πελάτης και όχι το προϊόν.

Εαν λοιπόν συμφωνήσουμε πρωτίστως ότι αυτό είναι το ζητούμενο και όχι κάτι άλλο ,  εύκολα μπορούμε   – όλοι μαζί –
να διαμορφώσουμε και εκείνες τις διαδικασίες που να διασφαλίζουν το ποθούμενο. Γιατί η Ποιότητα τελικά είναι ΟΜΑΔΙΚΟ αθλημα.

Πηγή: http://iiu.teikav.edu.gr/iiw/courses/eksamino_05/tello_ii/ejamina/0910XE/pdf/TP_DELDP_07.pdf

 

Θα μπορούσα να αναφέρω δεκάδες τεχνικούς και επιστημονικούς ορισμούς για τη σημασία της συνεχής ολοκλήρωσης και τη θέση που κατέχει ανάμεσα στιςagile πρακτικές. Για παράδειγμα, ένας αρκετά απλουστευμένος όρος, είναι: «Οι ενέργειες που γίνονται από τους developers σε καθημερινά τακτά χρονικά διαστήματα ώστε οι αλλαγές που κάνουν στο λογισμικό να ενοποιούνται / ολοκληρώνονται με το υπόλοιπο λογισμικό αυτοματοποιημένα και γρήγορα».Θεωρώ, ωστόσο, ότι πέρα από τους τεχνικούς όρους, η εφαρμογή μιας τέτοιας πρακτικής από μία ομάδα ανάπτυξης λογισμικού στηρίζεται στην κουλτούρα ότι από την πρώτη (1η) ημέρα ενός project  / προϊόντος αυτό θεωρείται ένα ζωντανό και παραγωγικό σύστημα το οποίο βρίσκεται σε πλήρη χρήση από τους τελικούς χειριστές. Αντί, δηλαδή να αντιμετωπίζεται η εγκατάσταση του συστήματος ως ένα γεγονός στο μακρινό και αβέβαιο μέλλον, υιοθετείται η αντίληψη ότι είναι ήδη σε παραγωγική λειτουργία και οι συμπεριφορές της ομάδας προσαρμόζονται ανάλογα.

 

Άνθρωποι, σαν κι εμένα, παθιασμένοι με τις agile πρακτικές είναι λάτρεις της παραπάνω προσέγγισης διότι αναγνωρίζουμε ότι ένα σύστημα στη διάρκεια της ζωής του θα περάσει πολλές παραπάνω ώρες σε παραγωγική λειτουργία παρά σε διαδικασία ανάπτυξης. Η ομάδα, εξάλλου, συνηθίζει πολύ γρήγορα στην ιδέα ότι όλες οι αλλαγές στον κώδικα γίνονται σε ένα πλήρως παραγωγικό περιβάλλον.

 

Η υιοθέτηση και η τήρηση, ωστόσο, μίας κουλτούρας παραγωγικής ετοιμότητας δεν είναι εύκολη και απαιτεί κάποιες «θυσίες». Χρειάζεται καταρχάς απόλυτη πειθαρχία, από όλα τα μέλη της ομάδας σε συγκεκριμένες ενέργειες από την πρώτη ημέρα έναρξης του project. Επιπρόσθετα, δε θα είναι λίγες οι φορές που μπροστά στο βωμό της τήρησης των χρονοδιαγραμμάτων η ομάδα θα βρεθεί στον πειρασμό να καθυστερήσει την επένδυση σε ποιοτικό και παραγωγικό λογισμικό. Όσοι όμως καταφέρουν και επενδύσουν στην κατεύθυνση αυτή, θα μπορούν να απολαμβάνουν συστήματα, εύκολα στην εγκατάσταση, στα οποία μπορούν να κάνουν αλλαγές χωρίς φόβο, και θα είναι σε θέση να απαντούν άμεσα στις ανάγκες των πελατών τους γρηγορότερα από τον ανταγωνισμό.
Η συνεχής ολοκλήρωση, λοιπόν, είναι μία agile πρακτική που βοηθάει τις ομάδες λογισμικού να πετύχουν τα παραπάνω.
 
Τι χρειάζεται όμως για να εφαρμοστεί ένα σύστημα συνεχής ολοκλήρωσης; Δεν αρκούν μόνο τα εργαλεία ή μόνο οι άνθρωποι. Είναι από τις agile πρακτικές που και τα δύο πρέπει να δέσουν αρμονικά για το βέλτιστο αποτέλεσμα. Συνοπτικά παρουσιάζονται τα απαραίτητα συστατικά για να «δέσει το γλυκό».
  • Ένα Source Code Repository : Ένα κεντρικό σημείο (μία μεγάλη δεξαμενή) στο οποίο τηρείται ο κώδικας μαζί με όλο το ιστορικό του, τις αλλαγές που έχουν γίνει, πότε και από ποιον, και φυσικά ποιο projectαφορούν.
  • Μία σωστά ορισμένη διαδικασία check-in (commit) : Είναι η διαδικασία που πρέπει να τηρείται πριν την οριστικοποίηση των αλλαγών από κάθεdeveloper. Ένα τυπικό παράδειγμα φαίνεται στο παρακάτω σχήμα

  • Μία αυτοματοποιημένη διαδικασία build (αυτόματη δημιουργία δηλαδή εκτελέσιμου συστήματος – αυτό που θα πάρουν οι τελικοί χειριστές) : Αποτελεί τη ραχοκοκαλιά της συνεχούς ολοκλήρωσης. Ένα σωστά ορισμένο αυτοματοποιημένο build πρέπει να μεταγλωττίζει τον κώδικα (compile), να εκτελεί όλα τα tests και βασικά να κάνει ότι θα έκανε χειροκίνητα ο αρμόδιος developer για να παράγει το τελικό εκτελέσιμο. Το κλειδί είναι η ελαχιστοποίηση της εμπλοκής του ανθρώπινου παράγοντα. Όσο λιγότερο εμπλέκονται οι άνθρωποι σε αυτή τη διαδικασία τόσο το καλύτερο. Εξίσου σημαντική είναι η ταχύτητα. Δεδομένου ότι το αυτοματοποιημένο build θα «τρέχει» πολλές φορές την ημέρα θα πρέπει να μη διαρκεί πάνω από δέκα (10) λεπτά ή πάνω από πέντε(5) για μικρά projects.
 
  • H προθυμία και η δέσμευση της ομάδας να δουλεύει σε μικρά κομμάτια: Αποτελεί τον πιο κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχημένη εφαρμογή της συνεχής ολοκλήρωσης και χωρίς αυτή όλα τα παραπάνω είναι ανούσια. Αυτό σημαίνει με απλά λόγια ότι ο κάθε developer δεν περιμένει να οριστικοποιήσει τις αλλαγές του στο τέλος κάθε ημέρας ή ακόμα χειρότερα στο τέλος της εβδομάδας. Κάθε μικρή, αξιοποιήσιμη και ελεγμένη αλλαγή χρειάζεται να οριστικοποιείται (commit) άμεσα για να απολαμβάνει η ομάδα όλα τα θετικά της συνεχής ολοκλήρωσης.
Ποια είναι όμως τα οφέλη της συνεχής ολοκλήρωσης στους συναδέλφους που δεν ανήκουν στην ομάδα ανάπτυξης και πως αυτή μπορεί να αξιοποιηθεί από έναν οργανισμό; Ενδεικτικά αναφέρω τα πιο εμφανή και σημαντικά:
  • Όλοι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να γνωρίζουν ποια ζητήματα (issues) έχουν αντιμετωπιστεί σε ποιο build.
  • Όλοι οι ενδιαφερόμενοι έχουν εικόνα για την ποιότητα και τα αποτελέσματα των ελέγχων που υπάρχουν σε ένα σύστημα, καθώς και για πλήθος ποιοτικών αποτελεσμάτων.
  • Πάντα υπάρχει διαθέσιμη, μία σταθερή έκδοση για έλεγχο, προς επίδειξη σε πελάτες, χωρίς να χρειάζεται η παρέμβαση της ομάδας ανάπτυξης, όποτε προκύπτει ανάλογη ανάγκη
  • Αυξάνεται το αίσθημα ασφάλειας και σιγουριάς απέναντι στο προϊόν εφόσον υπάρχει διαφάνεια στις αυτοματοποιημένες διαδικασίες ανάπτυξης και ελέγχου του συστήματος.
Σε επόμενα Blog θα αναφερθώ στις πολλές δυνατότητες επέκτασης της συνεχής ολοκλήρωσης αλλά και σε άλλες agile πρακτικές.

H OTS ανακοινώνει το νέο Σύστημα Διαχείρισης Δημοσιεύσεων Διαύγειας το οποίο έχει δημιουργηθεί για να καλύψει την ανάγκη διαχείρισης των αποφάσεων που κοινοποιούν οι Δημόσιοι Φορείς στο διαδίκτυο, βάσει του Ν.3861/2010.

Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης, η εφαρμογή μπορεί να επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία προετοιμασίας αποφάσεων, καθώς και της ανάρτησής τους στο σύστημα της Δι@ύγειας (http://diavgeia.gov.gr/).

Η εφαρμογή προσφέρει ένα προσιτό γραφικό περιβάλλον στο οποίο οι χρήστες μπορούν να διαχειριστούν το σύνολο των αποφάσεων που αναρτούν, διεξάγοντας αναζητήσεις σε παλιότερες αποφάσεις ή σε αποφάσεις που είναι σε εκκρεμότητα για δημοσίευση. Μέσω του γραφικού περιβάλλοντος, ο χρήστης έχει πρόσβαση στις ακόλουθες λειτουργίες:

  • Ευρετήριο αποφάσεων: Παρέχεται δυνατότητα διεξαγωγής αναζητήσεων στο σύνολο των αποφάσεων του φορέα. Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει τις αναζητήσεις του συμπληρώνοντας τα διαθέσιμα πεδία φιλτραρίσματος (Ημ/νία έκδοσης/ανάρτησης, Θέμα, ΑΔΑ κ.ά.).
  • Δημιουργία νέων αποφάσεων: Ο χρήστης μπορεί να προετοιμάσει μία νέα απόφαση συμπληρώνοντας τα πεδία της σχετική φόρμας και υποβάλλοντας το έγγραφο της απόφασης σε ηλεκτρονική μορφή. Η λειτουργία είναι όμοια με την αντίστοιχη της εφαρμογής που διατίθεται από το Υπουργείο Εσωτερικών, με τη διαφορά ότι η εφαρμογή μπορεί επιταχύνει τη διαδικασία συμπληρώνοντας τη φόρμα με προκαθορισμένες τιμές. Οι τιμές αυτές μπορούν να καθοριστούν παραμετρικά από τους διαχειριστές της εφαρμογής.
  • Αυτόματη δημιουργία αποφάσεων: Η εφαρμογή μπορεί να επικοινωνήσει με άλλα συστήματα λογισμικού και να αντλήσει πληροφορία από αυτά έτσι ώστε να προτείνει στο χρήστη πιθανές αποφάσεις προς ανάρτηση (βλ. “Διασύνδεση με τρίτα συστήματα”). Με αυτόν τον τρόπο, δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να παράγει αυτόματα αποφάσεις με ένα κλικ του ποντικιού.
  • Επεξεργασία και αποθήκευση αποφάσεων: Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να αποθηκεύσει τις αποφάσεις που έχει δημιουργήσει, και να τις επεξεργαστεί οποτεδήποτε επιθυμεί. Οι πληροφορίες των αποφάσεων παραμένουν ως έχουν ακόμα και μετά την αποσύνδεση του χρήστη. Έτσι, σε περίπτωση τεχνικού ή άλλου προβλήματος, ο χρήστης μπορεί να συνεχίσει την εργασία του κανονικά.
  • Ανάρτηση αποφάσεων: Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα άμεσης αποστολής μίας απόφασης από τη φόρμα επεξεργασίας, ή επιλογής μίας ή περισσότερων αποφάσεων από το ευρετήριο και μαζικής ανάρτησής τους στο σύστημα της Διαύγειας. Σε κάθε περίπτωση, το σύστημα ενημερώνει το χρήστη για το αποτέλεσμα της διαδικασίας. Σε περίπτωση αποτυχίας, η διαδικασία μπορεί να επαναληφθεί, και η εφαρμογή διαθέτει ιστορικό των επιτυχημένων και αποτυχημένων αποστολών για κάθε απόφαση.
  • Διαχείριση χρηστών: Ο διαχειριστής της εφαρμογής μπορεί να δημιουργήσει χρήστες μέσω του γραφικού περιβάλλοντος και να ορίσει τα δικαιώματά τους, τόσο ως προς τις επιλογές που θα τους παρέχονται στην εφαρμογή, όσο και ως προς το σύνολο των αποφάσεων που θα μπορούν να διαχειρίζονται.
  • Επιλογές παραμετροποίησης: Η εφαρμογή διαθέτει ένα μεγάλο αριθμό παραμέτρων τις οποίες μπορούν να διαμορφώσουν οι διαχειριστές ανάλογα με τις ανάγκες του εκάστοτε φορέα. Μερικές από τις δυνατότητες που προσφέρονται είναι ο καθορισμός προκαθορισμένων τιμών για τα μεταδεδομένα των αποφάσεων που δημιουργούν, ο συγχρονισμός της εφαρμογής με το σύστημα Opendata της Διαύγειας για την ενημέρωση των πληροφοριών που αφορούν το φορέα (Πληροφορίες υπογραφόντων, οργανωτικών μονάδων κλπ).

Διασύνδεση με τρίτα συστήματα

Το ισχυρότερο χαρακτηριστικό της εφαρμογής είναι η δυνατότητα διασύνδεσης με άλλα συστήματα που διαθέτουν οι φορείς, είτε αυτά έχουν αναπτυχθεί από την OTS είτε από τρίτους. Με τη δυνατότητα αυτή είναι εφικτή η πλήρης αυτοματοποίηση της διαδικασίας δημιουργίας αποφάσεων έτοιμων για άμεση ανάρτηση, καθώς μπορούν να επιτευχθούν τα εξής:

  • Άντληση δεδομένων από τα τρίτα συστήματα και συσχετισμός τους με μεταδεδομένα της Διαύγειας: Η εφαρμογή μπορεί να επικοινωνήσει με συστήματα στα οποία μπορεί να υπάρχει ήδη διαθέσιμη πληροφορία σχετική με τις αποφάσεις που αφορούν τους φορείς. Το Σύστημα Διαχείρισης Δημοσιεύσεων  μπορεί να αξιοποιήσει αυτήν την πληροφορία για την προετοιμασία αποφάσεων, απαλλάσσοντας με αυτόν τον τρόπο τους υπαλλήλους των φορέων που είναι επιφορτισμένοι με το έργο της ανάρτησης από τη διαδικασία χειροκίνητης εισαγωγής όλων των πληροφοριών για κάθε απόφαση που αναρτάται.
  • Αυτόματη παραγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων: Η άντληση και η αξιοποίηση της διαθέσιμης πληροφορίας από τρίτα συστήματα κάνει εφικτή  και την αυτόματη παραγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων έτοιμων για ανάρτηση, απαλλάσσοντας έτσι τους χρήστες από τη διαδικασία ανταλλαγής εγγράφων εντός του εκάστοτε φορέα και μετατροπή τους από άλλα format σε PDF. Εναλλακτικά, εφόσον έχουν ήδη παραχθεί τα  έγγραφα των αποφάσεων εκτός της εφαρμογής, μπορεί να τα αξιοποιήσει χωρίς να παράγει νέα.
  • Προετοιμασία αποφάσεων προς ανάρτηση: Κάθε απόφαση που αναρτάται στο σύστημα της Διαύγειας αποτελείται από το έγγραφο της απόφασης σε ηλεκτρονική μορφή (PDF) και από τις πληροφορίες που αφορούν το περιεχόμενό του. Το Σύστημα Διαχείρισης Δημοσιεύσεων Διαύγειας, μέσω της ισχυρής παραμετροποίησής του και της αξιοποίησης των τρίτων συστημάτων των φορέων,  κάνει εφικτή την παραγωγή νέων αποφάσεων σε ένα και μόνο βήμα, χωρίς την ανάγκη “χειροκίνητης” εισαγωγής δεδομένων.

 

Δείτε screenshots του συστήματος ακολουθώντας τον παρακάτω σύνδεσμο

https://plus.google.com/u/0/photos/115011464500650881916/albums/5652551544358804625