Αρχείο άρθρων για την κατηγορία ‘Διοίκηση & Οργάνωση’

Στις 25 Μαΐου 2018 τίθεται σε εφαρμογή ο νέος Κανονισμός (ΕΕ) (GDPR), 679/2016 για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

Ο νέος Κανονισμός έρχεται να αντικαταστήσει την Οδηγία 95/46/ΕΚ για την προστασία των φυσικών προσώπων, έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και της ελεύθερης κυκλοφορίας των δεδομένων αυτών.

Τι προσφέρει ο νέος Κανονισμός; Οι Πολίτες θα ασκούν μεγαλύτερο έλεγχο όσον αφορά τα δεδομένα τους. Μέχρι σήμερα μόνο το 15% των ανθρώπων αισθάνονται ότι έχουν πλήρη έλεγχο των πληροφοριών που παρέχουν. Οι νέοι και αυστηρότεροι κανόνες ενισχύουν την εμπιστοσύνη τους.

Σύμφωνα με το νέο Κανονισμό οι Εταιρείες και οι Οργανισμοί που διατηρούν προσωπικά δεδομένα πρέπει :

  1. Να φροντίζουν για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που διατηρούν λαμβάνοντας τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας.
  2. Να παρέχουν σαφή γνωστοποίηση για τη συλλογή δεδομένων και να  λαμβάνουν την αντίστοιχη  συγκατάθεση.
  3. Να παρέχουν δυνατότητα διαγραφής των προσωπικών δεδομένων στους Πολίτες.
  4. Να ενημερώνουν για τυχόν παραβιάσεις δεδομένων.

Καθώς ο νέος Κανονισμός θα πρέπει να εφαρμόζεται από όλες τις Επιχειρήσεις και τους Οργανισμούς που τηρούν αρχεία και επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα στα Κράτη Μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης, την Τρίτη, 20/02/2018, τέθηκε σε δημόσια διαβούλευση το σχέδιο νόμου του Υπουργείου Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων, με τον τίτλο: «Θέσπιση νομοθετικών μέτρων για την εφαρμογή του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της Οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) και ενσωμάτωση στην εθνική έννομη τάξη της Οδηγίας 2016/680/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από αρμόδιες αρχές για τους σκοπούς της πρόληψης, διερεύνησης, ανίχνευσης ή δίωξης ποινικών αδικημάτων ή της εκτέλεσης ποινικών κυρώσεων και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της απόφασης-πλαίσιο 2008/977/ΔΕΥ του Συμβουλίου και συμπληρωματικές διατάξεις».

Πρόκειται για το νόμο που θα ρυθμίζει την προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και θα θέσει σε εφαρμογή τον Κανονισμό 679/2016 (GDPR), ενώ περιλαμβάνει ρυθμίσεις και για την εφαρμογή της οδηγίας 2016/680/ΕΕ.

Η διαβούλευση θα ολοκληρωθεί τη Δευτέρα 5 Μαρτίου, ενώ το σχέδιο του νόμου μπορείτε να βρείτε στο link: http://www.opengov.gr/ministryofjustice/?p=9331 

 

 

 

 

 

 

Όλες οι διαδικασίες που καταλήγουν στην έκδοση διοικητικών πράξεων εκ μέρους των Φορέων του Δημοσίου (π.χ. η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής), καθώς και λοιπές διαδικασίες χειρισμού εγγράφων εντός της κάθε Υπηρεσίας (π.χ. η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών), θα πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.

Αυτό προβλέπει το άρθρο 24 του νόμου για την κινητικότητα, το οποίο προβλέπει τη θέσπιση ηλεκτρονικής διαδικασίας έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα.

Η ρύθμιση κρίνεται αναγκαία για τρεις στόχους:

  • Εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας
  • Διαφάνεια στη δημόσια διοίκηση και
  • Δημόσια διοίκηση πιο φιλική προς το περιβάλλον.

Με την εφαρμογή της ρύθμισης θα επιτευχθεί, όπως επισημαινόταν στην αιτιολογική έκθεση που συνόδευε το νομοσχέδιο, μέγιστη δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014). Μάλιστα, είναι σημαντική μια ακόμη επισήμανση: Αν και από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, το Ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δισ. ευρώ εμμένοντας στη χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.

 Σε όλο το Δημόσιο από το 2017

Η ισχύς της ρύθμισης αρχίζει για το σύνολο των Υπουργείων από την 1η Ιουλίου 2017. Δίνεται όμως και μια διασταλτική δυνατότητα στο χρονοδιάγραμμα, καθώς ορίζεται ότι η έναρξη ισχύος δύναται να παραταθεί έως την 1η Ιουνίου 2017 με κοινή απόφαση του υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης, αρμόδιου για θέματα Διοικητικής Μεταρρύθμισης και του καθ’ ύλην αρμόδιου Υπουργού.

 

Παρακολούθηση των Προστίμων και Λοιπών Οφειλών, που αποστέλλονται στη Δ.Ο.Υ. προς είσπραξη, με το  Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης της OTS.

Ο δεύτερος βαθμός Τοπικής Αυτοδιοίκησης στη χώρα μας, ξεκίνησε με το Ν. 2218/1994 με την ίδρυση της Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης και ολοκληρώθηκε με τον Ν. 3852/2010 και τη Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης. Η Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση στην αρχή και στη συνέχεια η Περιφερειακή Αυτοδιοίκηση κληρονόμησε τις Yπηρεσίες της κρατικής Νομαρχίας οι οποίες κάλυπταν ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων (Βιομηχανία, Εμπόριο, Υγεία, Περιβάλλον, Αγροτικός Τομέας, Μεταφορές, κλπ). Από τη σύσταση της Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης, ενώ προβλεπόταν η σύσταση Οικονομικής Υπηρεσίας, η εκκαθάριση των δαπανών διενεργούνταν από τις ΥΔΕ καθώς και η είσπραξη και η βεβαίωση εσόδων διενεργούνταν μέσω των ΔΟΥ.  Η κατάσταση αυτή ενώ ήταν μεταβατική ισχύει μέχρι σήμερα και έχει οδηγήσει σε μια σειρά δυσλειτουργιών. Μια από αυτές τις δυσλειτουργίες είναι η βεβαίωση και η είσπραξη των εσόδων των Περιφερειών. Συγκεκριμένα, οι Περιφέρειες σήμερα ενώ βεβαιώνουν το έσοδο με την ευρεία έννοια, εκδίδουν την απόφαση επιβολής του προστίμου, η ταμειακή βεβαίωση καθώς και η είσπραξη γίνεται στη ΔΟΥ.  Αυτό έχει ως αποτέλεσμα οι Περιφέρειες να μην γνωρίζουν ποια έσοδα έχουν βεβαιωθεί καθώς ποια έχουν εισπραχθεί.

Το πληροφοριακό σύστημα της OTS για την Οικονομική Διαχείριση των Περιφερειακών Αυτοδιοικήσεων, καλύπτει το σύνολο των διαδικασιών ενός ΝΠΔΔ, στο σκέλος των εσόδων με τη βεβαίωση και την είσπραξη τους,  καθώς και στο σκέλος των εξόδων, με την εκκαθάριση και πληρωμή των δαπανών.

Η Περιφέρεια Κεντρικής Μακεδονίας αποφάσισε να ενεργοποιήσει πλήρως το κύκλωμα των εσόδων ξεκινώντας με την βεβαίωση των εσόδων είτε οίκοθεν είτε με τη σύνταξη χρηματικών καταλόγων καθώς και την είσπραξη τους. Η ταμειακή βεβαίωση συνεχίζει να πραγματοποιείται από την Δ.Ο.Υ. όπως και η είσπραξη των εσόδων.

Συγκεκριμένα η αρμόδια Διεύθυνση της Περιφέρειας ακολουθεί την παρακάτω διαδικασία :

  • Καταχώρηση Χρηματικού Καταλόγου με την Απόφαση Επιβολής Προστίμων ή Καταλογισμού Οφειλών
  • Ενημέρωση του Οφειλέτη και Υποχρέωση του να προσκομίσει το Αποδεικτικό Εξόφλησης μετά την πληρωμή
  • Μετά τη νόμιμη προθεσμία ενστάσεων σε περίπτωση Μη Εξόφλησης γίνεται η Βεβαίωση του Χρηματικού Καταλόγου και εκτύπωση Αναλυτικών Καταστάσεων της εκάστοτε Δ.Ο.Υ.
  • Σε περίπτωση Εξόφλησης πριν την αποστολή στη Δ.Ο.Υ. γίνεται καταχώρηση του Διπλοτύπου Είσπραξης της Δ.Ο.Υ. ώστε να γίνει η εξαίρεση της οφειλής από την αποστολή στη Δ.Ο.Υ.
  • Την εκπαίδευση χρηστών των Διευθύνσεων της Περιφέρειας που υποβάλουν πρόστιμα

 Ενδεικτικά  αναφέρονται οι κατηγορίες εσόδων που παρακολουθούνται:

  • Αχρεωστήτως Καταβληθέντα Επιδόματα
  • Φθορές Δημοσίων Έργων
  • Μισθώματα Εποικιστικών Εκτάσεων και Κυκλοφοριακών Συνδέσεων
  • Ανεξόφλητα Πρόστιμα από Μεικτά Κλιμάκια Ελέγχου.

Τα οφέλη  για την Περιφέρεια είναι :

  • Η εισαγωγή και η παρακολούθηση της αποστολής προστίμων από ένα ενιαίο σύστημα για όλη τη Περιφέρεια (περισσότεροι από 100 χρήστες)
  • Η δυνατότητα παρακολούθησης εισπρακτέου υπολοίπου ανά ΚΑΕ στα έσοδα της
  • Η δυνατότητα παρακολούθησης απεσταλμένων εσόδων ανά Δ.Ο.Υ.
  • Στοιχεία υποβολής ως προς τα στοιχεία εσόδων στον Κόμβο Διαλειτουργικότητας αλλά και σε αρμόδιους φορείς ελέγχου

Επόμενος στόχος είναι η ηλεκτρονική ανταλλαγή στοιχείων με τις Δ.Ο.Υ.  προκειμένου να ενημερώνεται αυτόματα το Πληροφοριακό Σύστημα της Περιφέρειας με τα εισπραχθέντα έσοδα από τις Δ.Ο.Υ.

Να σημειώσουμε επίσης ότι πληροφοριακό σύστημα της OTS παρέχει ήδη όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για την εκκαθάριση των δαπανών, αρμοδιότητα που πρόκειται να μεταβιβαστεί από τις ΥΔΕ στις Περιφέρειες.

Πληρωμές Χωρίς Χρονοτριβές

Η ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των Πολιτών και επιχειρήσεων μπορεί να αναβαθμιστεί σε σημαντικό βαθμό με την εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων όπως οι ηλεκτρονικές πληρωμές. Η αξιοποίηση των ψηφιακών συστημάτων πληρωμής σε οποιονδήποτε Δημόσιο Οργανισμό είναι πλέον απαραίτητη και απαιτητή από τους Πολίτες και τις επιχειρήσεις.

Πλέον όλο και περισσότεροι Πολίτες και επιχειρήσεις ζητούν να εξυπηρετηθούν ηλεκτρονικά πληρώνοντας τις οφειλές μέσω του διαδικτύου με στόχο τη μείωση των μετακινήσεων τους και του συνολικού κόστους που συνοδεύει κάθε υπηρεσία που λαμβάνουν από τους Δημόσιους Φορείς. Στις μέρες μας η χρήση ηλεκτρονικών πληρωμών μέσω του Συστήματος ΔΙΑΣ είναι ιδιαίτερα διαδεδομένη αν λάβουμε υπόψη ότι μόνο για το έτος 2015 εκκαθαρίστηκαν 202,02 εκ. συναλλαγές πληρωμών συνολικής αξίας 193,81 δις ευρώ. Σε αυτό έρχεται να προστεθεί και η υποχρέωση για την κάλυψη του αφορολογήτου ποσού του κάθε φυσικού προσώπου με πληρωμές μέσω ηλεκτρονικών πληρωμών και καρτών. Είναι φανερό πλέον ότι οποιοσδήποτε Οργανισμός επιθυμεί να προσφέρει σύγχρονες και αναβαθμισμένες υπηρεσίες προς τους Πολίτες και τις επιχειρήσεις πρέπει να ενσωματώσει στην καθημερινή του λειτουργία τη δυνατότητα πληρωμών μέσω του Ηλεκτρονικού Διατραπεζικού Συστήματος ΔΙΑΣ.

Τις ηλεκτρονικές πληρωμές μέσω του Διατραπεζικού Σύστημα ΔΙΑΣ έχει ενσωματώσει η OTS A.E. για να ικανοποιήσει την απαίτηση αυτή. Με την εφαρμογή των ηλεκτρονικών πληρωμών μέσω ΔΙΑΣ επιτυγχάνεται:

  • Γρήγορη και αξιόπιστη εξυπηρέτηση των Πολιτών και Επιχειρήσεων.
  • Μείωση του απαιτούμενου χρόνου εξυπηρέτησης.
  • Μείωση της γραφειοκρατείας.
  • Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος.

Αξίζει να αναφέρουμε ότι στο Δήμο Καρπενησίου όπου εγκαταστάθηκε το Ηλεκτρονικό Σύστημα Πληρωμών μέσω ΔΙΑΣ στους πρώτους 7 μήνες λειτουργίας του πραγματοποιήθηκαν 2.846 πληρωμές. – Είναι προφανές ότι ο Δήμος αποφορτίστηκε κατά 2.846 επισκέψεις οφειλετών στα Ταμεία του χωρίς να απασχοληθεί κανένας υπάλληλος για αυτά τα έσοδα, ενώ ο Δήμος ενημερώθηκε με αυτοματοποιημένο τρόπο για τις πληρωμές των οφειλετών.

Το Σάββατο και την Κυριακή 10 & 11 Σεπτεμβρίου 2016 θα πραγματοποιηθεί στην Κύπρο για πρώτη χρονιά Open Data Crowdhackathon.

Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί στη Λευκωσία και καλούνται να λάβουν μέρος προγραμματιστές, αναλυτές, designers, ειδικοί στην επικοινωνία και το marketing, μαθητές, φοιτητές, επαγγελματίες  και γενικά άτομα που ενδιαφέρονται στην ανάπτυξη εφαρμογών αξιοποιώντας Ανοιχτά Δημόσια Δεδομένα.

To Open Data Cyprus Crowdhackathon αποτελεί την τελική και μεγαλύτερη δράση του Έργου «Υποστήριξη των φορέων του Δημόσιου Τομέα στην Υλοποίηση της Αναθεωρημένης Οδηγίας 2013/37/ΕΕ και Προώθηση της Περαιτέρω Χρήσης των Πληροφοριών του Δημόσιου Τομέα», το οποίο χρηματοδοτείται εξ ολοκλήρου από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Στόχοι της διοργάνωσης είναι η προώθηση της ανάπτυξης εφαρμογών με τη χρήση ανοιχτών δεδομένων του Δημόσιου Τομέα, η δημιουργία προϋποθέσεων νεανικής επιχειρηματικότητας, η ενίσχυση της κουλτούρας στην Κύπρο που αφορά στην επιχειρηματικότητα και την αξιοποίηση των πληροφοριών από το Δημόσιο Τομέα.

Η OTS στηρίζει τη διοργάνωση, συμμετέχει ενεργά και παρουσιάζει βέλτιστες πρακτικές από το Δημόσιο Τομέα. Στελέχη της Εταιρείας θα αναλάβουν ως μέντορες ομάδες που θα συμμετέχουν, θα τους καθοδηγήσουν κατά τη διαδικασία ανάπτυξης των εφαρμογών ενώ θα παρουσιαστεί και το έργο της “Διαύγειας” που αποτελεί ένα από τα μεγαλύτερα έργα διάθεσης ανοιχτών δεδομένων της Δημόσιας Διοίκησης.

Η ολοένα αυξανόμενη ανάγκη για αποδοτικότερη διαχείριση των εγγράφων ενός οργανισμού, έδωσε ώθηση στην ανάπτυξη των Πληροφοριακών Συστημάτων Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων (ΗΑΔΕ).

Μερικά μόνο από τα πλεονεκτήματα και τις ευκολίες που προσφέρει ένα Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων είναι τα παρακάτω:

Μειωμένο κόστος αποθήκευσης εγγράφων: Στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων η οργανωμένη και αυτοματοποιημένη αποθήκευση εγγράφων συμβάλλει στην εξοικονόμηση φυσικού χώρου αποθήκευσης και άρα στην εξοικονόμηση χρημάτων.
Αυξημένη παραγωγικότητα: Υπάρχει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα και τα αρχεία, μέσω των υπολογιστών σε κάθε γραφείο του Οργανισμού.
Μείωση κόστους εκτύπωσης των εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά έγγραφα βγαίνουν πλέον σε φωτοαντίγραφα μόνο όταν υπάρχει απαίτηση τους.
Μείωση κόστους διανομής εγγράφων : Τα έγγραφα μπορούν να διανέμονται χωρίς κόστος, με αποτέλεσμα τα έξοδα μεταφοράς και διανομής να είναι πλέον ελάχιστα. Η ΗΑΔΕ επιπλέον προβλέπει τρόπους και τεχνολογικές λύσεις για να γίνεται αυτή η διανομή όσο το δυνατόν πιο συντονισμένα και γρήγορα.
Λιγότερα λάθη ανθρώπινου παράγοντα: Η αναζήτηση, στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν συγκεκριμένες πληροφορίες σε αμέτρητα ηλεκτρονικά έγγραφα μέσα σε δευτερόλεπτα, από το σταθμό εργασίας τους.
Μικρότερες απαιτήσεις για προσωπικό: Με τη χρήση ΗΑΔΕ εξοικονομείται ανθρωποπροσπάθεια για την αποθήκευσης και αναζήτηση εγγράφων
Μειωμένο κόστος έκδοσης αναφορών: Χωρίς ΗΑΔΕ η κάθε αναφορά που κατασκευάζεται χρειάζεται ξεχωριστή προσοχή και επιμέλεια. Με την ΗΑΔΕ η διαδικασία αυτή είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και ταχύτατη.
Ταχύτερη εξυπηρέτηση: Οι διαδικασίες του Οργανισμού εκτελούνται γρηγορότερα, αφού υπάρχει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και έγγραφα.
Αποδοτικότερη λήψη αποφάσεων:  Άνθρωποι σε τελείως διαφορετικές τοποθεσίες, έχουν τη δυνατότητα να εξετάζουν το ίδιο έγγραφο/πληροφορία, την ίδια στιγμή επιτρέποντας την ταχύτερη λήψη αποφάσεων.
Παρακολούθηση ροών εργασίας: Σε περιπτώσεις διαδικασιών με προκαθορισμένα βήματα υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης της ροής ενός εγγράφου, προσθήκη επιπλέον εγγράφων στην ίδια ροή, αναθέσεις σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και παρακολούθησης του status κάθε βήματος (π.χ. Ολοκληρωμένο, Εγκεκριμένο, Απόρριψη κ.α.)
Μεγαλύτερη πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν σε μια ολόκληρη βάση δεδομένων,  πολλαπλά έγγραφα που να περιέχουν τη ζητούμενη πληροφορία.
Προστασία εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν εύκολα να αντιγραφούν σε εναλλακτικές τοποθεσίες και να διαφυλαχτούν από καταστροφές.
Ανάθεση ρόλων και δικαιωμάτων:  Στα πλαίσια ενός συστήματος ΗΑΔΕ, προβλέπεται η διαδικασία προσδιορισμού των διαφόρων ρόλων και δικαιωμάτων που μπορεί να αποδοθούν στους υπαλλήλους και με βάση αυτά, να γίνεται έλεγχος σε ποια έγγραφα έχει πρόσβαση ο κάθε υπάλληλος και για ποια ενέργεια (ανάγνωση, επεξεργασία, κοινοποίηση).

Για να γίνουν πλήρως αντιληπτά τα πραγματικά πλεονεκτήματα της υιοθέτησης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων από τους Φορείς, σας παραθέτουμε ενδεικτικό σχετικό παράδειγμα.

Έστω ότι σε κάποιο Οργανισμό υπάρχουν 25 σημεία/καταστήματα στα οποία δημιουργούνται, πρωτοκολλούνται και διαχειρίζονται έγγραφα. Η διασπορά των Υπηρεσιών δημιουργεί την ανάγκη συλλογής, αποθήκευσης, αναζήτησης και σύνθεσης των πληροφοριών που βρίσκονται καταχωρημένες σε έγγραφα που δημιουργούνται καθημερινά κατά τη διάρκεια λειτουργίας του Οργανισμού. Σας παραθέτουμε «Return of Investment (ROI)» σε βάθος πενταετίας για την περίπτωση που ο Οργανισμός δε χρησιμοποιεί κάποιο Πληροφοριακό Σύστημα για την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση και Διαχείριση των Εγγράφων (ΗΑΔΕ).

Υπολογίσαμε ότι 25 διαφορετικά σημεία, όσες και οι Υπηρεσίες του Φορέα, δημιουργούν καθημερινά περίπου 3.000 σελίδες με μέσο όρο 5 σελίδες ανά έγγραφο. Επίσης οι εργάσιμες ημέρες υπολογίστηκαν σε 22 ανά μήνα, το κόστος ταχυδρομικών τελών σε 0,40€ και το κόστος αποστολής με courier σε 3,00€.

Με δεδομένα τα παραπάνω κόστη, παραθέτουμε τον αναλυτικό πίνακα με τα κόστη που βαρύνουν τον Οργανισμό για την αποθήκευση, αποστολή και αναζήτηση εγγράφων χωρίς & με τη χρήση «Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων».  Για τους πίνακες πατήστε το σύνδεσμο:

ROI ΠΣ Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων

Με την εφαρμογή του «Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων» παρατηρείται δραματική πτώση του κόστους που βαραίνει τον Οργανισμό, όπως φαίνεται και στο επισυναπτόμενο αρχείο.

Για να δείτε το έντυπο της εφαρμογής “Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων” πατήστε εδώ .

Η πορεία από την οδύσσεια των πιστοποιητικών στην εξαφάνιση τους

ethniko1

Από τον Μάιο του 2013 έως και το τέλος Ιούλιου ξεκίνησε η διαδικασία ένταξης των 325 Δήμων της Χώρας στο κεντρικό σύστημα του Εθνικού Δημοτολογίου στο ΥΠ.ΕΣ. Μία προσπάθεια που ξεκίνησε στα τέλη του 2005, διακόπηκε για ένα διάστημα λόγω της αναδιοργάνωσης της Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Καλλικράτης) και  ολοκληρώθηκε με επιτυχία 8 χρόνια μετά. Ένα έργο με πολλές δυσκολίες τόσο στον συντονισμό του όσο και στον πλήρη έλεγχο του, με κρίσιμα σημεία που έπρεπε να διαλειτουργούν σωστά μεταξύ τους ώστε να επιτευχθεί ένας στόχος. Την συλλογή όλων των μητρώων πολιτών από κάθε Δήμο σε μία κεντρική βάση και τον συνεχή συγχρονισμό όλων των μεταβολών της βάσης κάθε Δήμου με το κεντρικό σύστημα στο ΥΠ.ΕΣ.

Οι άνθρωποι της OTS αισθάνονται περήφανοι που συμμετείχαν στην υλοποίηση του έργου έχοντας ολοκληρώσει με επιτυχία την ένταξη όλων των Δήμων με τους οποίους συνεργαζόμαστε μέσα στο χρονοδιάγραμμα που έθεσε το ΥΠ.ΕΣ. Επιπλέον, υλοποιήσαμε και παραδώσαμε σε όλους τους Δήμους της χώρας, το λογισμικό (middleware) μέσω του οποίου γίνεται ο συγχρονισμός της βάσης του κάθε Δήμου με το κεντρικό σύστημα στο ΥΠ.ΕΣ.

Έχοντας πετύχει την ένταξη όλων των Δήμων στο Εθνικό Δημοτολόγιο έχει πλέον ανοίξει ο δρόμος για να αρχίσουν να φαίνονται τα οφέλη που είχαν προβλεφτεί κατά τον σχεδιασμό του έργου και αυτά (τα οφέλη) είναι πολλά, τόσο για την Πολιτεία (Δημόσιο, Δήμοι, Οργανισμοί) όσο και για τους ίδιους τους Πολίτες.

Οφέλη για την Πολιτεία

  1. Διάφοροι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης  (Κ.Ε.Π., Υπουργεία, Ασφαλιστικά Ταμεία, η ΕΛ.ΑΣ., η Εθνική Στατιστική Υπηρεσία κ.λπ.) μπορούν να αντλούν αυτοματοποιημένα και με άμεσο τρόπο, επικαιροποιημένα και έγκυρα στοιχεία δημοτικής κατάστασης πολιτών.
  2. Η διαλειτουργικότητα των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης με το κεντρικό σύστημα στο ΥΠ.ΕΣ. μπορεί να οδηγήσει σε σταδιακή κατάργηση της έκδοσης πιστοποιητικών δημοτικής κατάστασης.
  3. Οι Δήμοι δεν χρειάζεται πλέον να τηρούν εκλογικούς καταλόγους, ούτε να στέλνουν δίμηνες εκλογικές αναθεωρήσεις στο ΥΠ.ΕΣ.
  4. Σε ότι αφορά την τήρηση του Μητρώου Αρρένων, οι Δήμοι μπορούν πλέον να απαλλαχτούν από την συγκεκριμένη διαδικασία μειώνοντας σημαντικά τον φόρτο εργασίας.
  5. Τα στρατολογικά γραφεία πλέον μπορούν να προβαίνουν στην ετήσια κατάρτιση στρατολογικού πίνακα αυτοματοποιημένα, κάτι που επιφέρει μείωση του φόρτου εργασίας κατά 90%.
  6. Μελέτη για την μείωση του κόστους για την Πολιτεία εκτιμάει εξοικονόμηση περίπου 8 εκατ. ευρώ ετησίως.

Οφέλη για τους Πολίτες

  1. Οι πολίτες πλεόν δεν χρειάζεται να προσκομούν πιστοποιητικά δημοτικής κατάστασης ή να μεταβαίνουν στα ΚΕΠ για την διεκπαιρέωση υποθέσεων που απαιτούν προσκόμιση πιστοποιητικού.
  2. Μειώνεται σημαντικά ο χρόνος διεκπεραίωσης υποθέσεων του κάθε πολίτη καθώς οι Φορείς θα πάψουν να τους ζητούν την προσκόμιση πιστοποιητικών καθώς θα λαμβάνουν την πληροφορία αυτοματοποιημένα μέσα από ένα κεντρικό σύστημα.

Τα παραπάνω οφέλη μένουν να αποδειχτούν και στην πράξη καθώς το μόνο που απομένει για να γίνουν ορατά είναι η βούληση της Πολιτείας. Το Εθνικό Δημοτολόγιο είναι η αρχή για την απλοποίηση του λαβύρινθου της γραφειοκρατίας. Τα έργα του Εθνικού Ληξιαρχείου και του Μητρώου Πολιτών θα ολοκληρώσουν ένα σύνολο στόχων που πριν δέκα χρόνια φάνταζαν αδιανόητοι και αυτοί ξεκινούν με την διευκόλυνση του πολίτη στις υποθέσεις του, την ακόμα μεγαλύτερη εξοικονόμηση στα ετήσια κόστη της Πολιτείας, την μείωση του φόρτου εργασίας σε Δημόσιους Φορείς, την διαφάνεια για όλες τις υποθέσεις και τον στρατηγικό σχεδιασμό από την Κεντρική Κυβέρνηση.

καρτα-πολιτη

 

Why do some people get more things done than others?

Why do some people talk about doing things and then …end up not doing them?

Each of us is given the same number of hours every day, but some people make more things happen in the same time. Why is that?

Well, they have learnt an important, and yet mostly untaught, life skill. They have learnt how to go from “talk” to “action”. They have discovered the secret of “Doing”. And yet, becoming a Doer is simple enough. It is a habit that we can all acquire.

This post takes us through the simple steps that every person, every project, every business, will probably encounter on their way to making stuff happen successfully.

1.    SET YOURSELF A GOAL  you can’t score unless you have one

2.    SET YOURSELF A DEADLINE  don’t make it too easy, a crazy deadline can help

3.    DEFINE SUCCESS AT THE START  Money, happiness, saving the world…., that sort of thing

4.    MAKE A PLAN TO MAKE IT HAPPEN  Remember, most things fail, because they never….start

5.    BUILD A TEAM TO HELP YOU  No matter how brilliant you are, you can’t do it alone

6.    GET THE TEAM TO SIGN UP, HEAD AND HEART  Tell them the dream, play down the bit about all the hard work , late nights, e.c.

7.    UNDERSTANT THERE WILL BE HURDLES, BARRIERS

8.    ACCEPT THEM

9.    BUT DEFEAT THEM

10.  WORK EACH DAY TOWARDS THE GOAL  obssesion

11.  A LITTLE CAN DO A LOT  especially if repeated, if repeated, if…

12. EACH DAY IMAGINE THE DREAM, AS IF YOU’VE ALREADY DONE IT  It may sound weird, but it will help

13. UNDERSTANT THE IMPORTANCE OF YOUR ENERGY

14. YOUR STUBBORNNESS

15.  YOUR PERSISTENCE

16.  EVEN SO HALF WAY THROUGH A PROJECT IS NORMALLY THE LOWEST POINT. YOUR ARE NEITHER AT THE START NOR AT THE END

17.  ENERGY DIPS, MOTIVATION SLIPS

18.  IT’S TIME TO REMIND YOURSELF WHY YOU STARTED ALL THIS IN THE FIRST PLACE  …hello dream, you got a minute

19. IT’S TIME TO LOOK BACK AT HOW FAR YOU HAVE COME  wow, no way!

20.  AND IT’S TIME TO GIVE YOUR SELF SOME EXTRA MOTIVATION

21.  SO, TELL THE WORLD WHAT YOU’RE DOING

22.  TELL THE WORLD WYH YOU’RE DOING IT  even if they don’t get it, tell them anyway

23. AND TELL THEM YOUR CRAZY DEADLINE  Let them feel your urgency

24.  YOU’VE PUT A LOT OF PRESSURE ON YOURSELF  that’s not such a bad thing

25. IT WILL GIVE YOU ENERGY FOR THE FINAL PUSH

26.  THEN ONE DAY, MANY, MANY MOONS AFTER STARTING, YOU FINALLY CROSS YOUR FINISHING LINE

27.  YOU’VE IMPRESSED A LOT OF PEOPLE  including that person called you

28.  YOU’VE LEARNT HOW TO GO FROM HAVING AN IDEA TO MAKING IT HAPPEN

29.  YOU ARE A DOER

 

From the book “The Path of a Doer”