Σε προηγούμενο άρθρο παρουσιάστηκε η κατάσταση που επικρατεί στα περισσότερα υποθυκοφυλακεία της χώρας και τα παράπλευρα προβλήματα που τη συνοδεύουν. Η προτεινόμενη λύση και η εφαρμογή της στο Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης παρουσιάζεται συνοπτικά παρακάτω:

Η λύση

 

Ο δικηγόρος Χ φθάνει στο γραφείο του νωρίς το πρωί.  Πίνοντας τις πρώτες γουλιές του καφέ του βλέπει την εκκρεμή στοίβα με τους φακέλους / υποθέσεις των πελατών του, η διεκπεραίωση των οποίων απαιτεί τη συναλλαγή με το υποθηκοφυλακείο.  Δεν ξεφυσάει όπως έκανε πριν από μερικές ημέρες, ούτε προβληματίζεται για το πού θα βρει να παρκάρει φτάνοντας στην υπηρεσία και το πόσο χρόνο θα «χάσει» περιμένοντας στην ουρά. Ανοίγει το laptop του και πληκτρολογεί την ηλεκτρονική διεύθυνση της ιστοσελίδας του αρμόδιου υποθηκοφυλακείου από την οποία μεταβαίνει στην ενότητα των ψηφιακών υπηρεσιών. Σε λιγότερο από 5’ βρίσκει τα βάρη των συμβαλλομένων των συμβολαίων που έχει αναλάβει και τους ενημερώνει τηλεφωνικά. Στη συνέχεια εκτυπώνει τα απαραίτητα έγγραφα χρεώνοντας την πιστωτική ή την προπληρωμένη του κάρτα και τέλος αιτείται ηλεκτρονικά τα πιστοποιητικά που χρειάζεται. Λαμβάνει το email επιβεβαίωσης το οποίο τον πληροφορεί ότι τα πιστοποιητικά του θα είναι έτοιμα σε λίγες ώρες και θα μπορεί να τα αντλήσει από το λογαριασμό του μόλις συνδεθεί ξανά στο σύστημα. Ο δικηγόρος Χ. αποσυνδέεται, κλείνει το laptop του και αποτελειώνει με ηρεμία τον (αχνιστό ακόμα) καφέ που μόλις πριν λίγα λεπτά άρχισε!

Το παραπάνω σενάριο, ίσως να παραπέμπει σε ταινίες ή να φαντάζει αρκετά μακρινό. Κι όμως αποτελεί μία ρεαλιστική προσέγγιση / λύση την οποία μπορούν να εφαρμόσουν όλα τα υποθηκοφυλακεία. Για να φτάσουμε όμως στο ιδεατό αυτό σημείο υπάρχει μία σειρά από βήματα που χρειάζεται να ακολουθηθούν ( όχι απαραίτητα σειριακά ):

  • Μηχανογράφηση όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών του Υποθηκοφυλακείου με ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα (ΟΠΣ) το οποίο θα καλύπτει όλο το φάσμα των λειτουργιών.
  • Ενοποίηση και ψηφιοποίηση των υφιστάμενων ευρετηρίων ώστε η αναζήτηση να γίνεται από την 1η ημέρα λειτουργίας του ΟΠΣ γρήγορα και ποιοτικά.
  • Ψηφιοποίηση των χειρόγραφων εγγραφών και εγγράφων και διασύνδεσή τους με το ενοποιημένο ευρετήριο.
  • Ανάπτυξη ολοκληρωμένης πλατφόρμας ηλεκτρονικών υπηρεσιών οι οποίες θα περιέχουν διαδικτυακά :
  • Αναζήτηση εγγράφων
  • Αιτήσεις και Λήψεις Πιστοποιητικών
  • Ηλεκτρονικές Πληρωμές

Η OTS δραστηριοποιείται στο χώρο των Υποθηκοφυλακείων και γενικότερα στο τομέα της Δικαιοσύνης για περισσότερα από δέκα(10) χρόνια. Η συσσωρευμένη εμπειρία και το μεράκι των ανθρώπων της για ολοκληρωμένα συστήματα με σκοπό την εξυπηρέτηση των πολιτών και της ευρύτερης κοινωνίας, οδήγησαν στη δημιουργία του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης (ΟΠΣ) Υποθηκοφυλακείου. Αποτελείται από εσωστρεφή υποσυστήματα – διαθέσιμα στους υπαλλήλους της υπηρεσίας – που καλύπτουν όλες τις επιχειρησιακές ανάγκες , και εξωστρεφή στα οποία έχουν πρόσβαση εξουσιοδοτημένοι δικηγόροι. Σημαντικό κομμάτι αυτών αποτελεί η μηχανή αναζήτησης που αναπτύχθηκε (TerraFind) για την αναζήτηση και προβολή των ψηφιοποιημένων και των ηλεκτρονικών εγγράφων, η οποία είναι πλήρως εναρμονισμένη με τα Β.Δ 533/1963 και Β.Δ 1043/1966 και παρέχει γρήγορα και αξιόπιστα αποτελέσματα στους δικηγόρους χωρίς να προσέλθουν στους χώρους της υπηρεσίας.

Σε συνεργασία με το Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης, από το 2004 μέχρι τα τέλη του 2010 ξεκίνησε η σημαντική προσπάθεια της πλήρης μηχανογράφησης του φορέα. Αρχικά ολοκληρώθηκε η ηλεκτρονική καταχώρηση και ο λεπτομερής έλεγχος όλων των ευρετηρίων (συναλλασσόμενοι και μερίδες) και στη συνέχεια η ενοποίηση αυτών σε ένα γενικό ευρετήριο. Ακολούθησε η υιοθέτηση του ΟΠΣ από όλα τα τμήματα της υπηρεσίας (διαχείριση – παραλαβή εγγράφων και αιτήσεων, μεταγραφές, υποθήκες, κατασχέσεις και αγωγές). Μετά την ωρίμανση της παραπάνω κατάστασης, προχωρήσαμε από κοινού στο επόμενο βήμα της ψηφιοποίησης όλων των εγγράφων από τη δεκαετία του ’30 μέχρι και πρόσφατα, τα οποία και συνδέθηκαν με τα υφιστάμενα ευρετήρια, και μέσω του ΟΠΣ είναι επεξεργάσιμα ώστε οι μελλοντικές σημειώσεις να μη χρειάζεται να καταχωρηθούν χειρόγραφα.  Το τελευταίο στάδιο αποτελείται από την εξωστρέφεια του συστήματος και τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους δικηγόρους, τους δικαστικούς επιμελητές, τις εφορίες κ.α. Η διαδικτυακή μηχανή αναζήτησης (TerraFind) είναι ήδη διαθέσιμη ενώ οι μελλοντικές επεκτάσεις προσανατολίζονται να καλύψουν τις ανάγκες της ηλεκτρονικής κατάθεσης εγγράφων, αιτήσεων, λήψης πιστοποιητικών και ηλεκτρονικών πληρωμών, κατατάσσοντας έτσι την περιγραφόμενη πλατφόρμα ανάμεσα στις πιο ολοκληρωμένες, αξιόπιστες και τεχνολογικά εξελιγμένες.

 

Τα οφέλη της λύσης

Στο φορέα

Οι άμεσα εμπλεκόμενοι φορείς (Υποθηκοφυλακεία) μπορούν να εξοικονομήσουν πόρους και να τους αξιοποιήσουν σε άλλες οργανικές θέσεις. Η παραγωγική ικανότητα των υπαλλήλων αυξάνεται κατακόρυφα μόλις εδραιωθεί η εξοικείωση με το ΟΠΣ.

Επιπρόσθετα, η υπηρεσία αποκτά ένα πλήρες και ενιαίο ηλεκτρονικό αρχείο όλων των πράξεων που τηρεί διασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο την ακεραιότητά του σε περίπτωση φυσικών καταστροφών. Η ασφάλεια των εγγραφών είναι η μέγιστη και όλες οι μεταβολές καταγράφονται για την αποφυγή, τον εντοπισμό και την άμεση διόρθωση πιθανών λαθών, ώστε με το ελάχιστο κόστος να παρέχονται ποιοτικές, αξιόπιστες και γρήγορες υπηρεσίες προς τους ενδιαφερόμενους.  Η ηλεκτρονική καταγραφή όλων των πράξεων και η εφαρμογή του ΟΠΣ σε όλα τα τμήματα του φορέα διασφαλίζει την ομαλή ροή της εργασίας. Το Υποθηκοφυλακείο, πλέον, εκτός από την ανθρωποκεντρική προσέγγιση – οι αναζητήσεις γίνονταν πάντα με βάση το συμβαλλόμενο – αποκτά και κτηματο-κεντρική που σημαίνει ότι οι έρευνες είναι διαθέσιμες και με βάση το ακίνητο – την ιδιοκτησία, γεγονός που εμπλουτίζει τη μηχανογραφημένη υπηρεσία με τα χαρακτηριστικά ενός κτηματολογικού γραφείου

Ενδεικτικά παρουσιάζεται η κατά μέσο όρο αύξηση της παραγωγική ικανότητα ενός υπαλλήλου στο Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης, πριν και μετά από την υιοθέτηση του ΟΠΣ.

Εγγραφή Πράξης

Ποσοστιαία Αύξηση Παραγωγικότητας

Μεταγραφών 50%
Υποθήκες 100% ( Διπλάσιες υποθήκες στον ίδιο χρόνο )
Κατασχέσεις 100% ( Διπλάσιες Κατασχέσεις στον ίδιο χρόνο )
Αγωγές 100% ( Διπλάσιες Αγωγές στον ίδιο χρόνο )

 

Έκδοση Πιστοποιητικού

Ποσοστιαία Αύξηση Παραγωγικότητας

Μεταγραφής (παλαιών τίτλων) Από 30’ σήμερα το πολύ 2’
Μερίδας
(παλαιών τίτλων)
Από 30’ σήμερα το πολύ 2’
Ακτημοσύνης (παλαιών τίτλων) Από 30’ σήμερα το πολύ 2’

 

Στους δικηγόρους

Οι δικηγόροι, έχοντας τη μεγαλύτερη συχνότητα συναλλαγών με τα Υποθηκοφυλακεία μπορούν πλέον να απολαμβάνουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες χωρίς να μεταβούν απαραίτητα στο χώρο της υπηρεσίας. Η μηχανή αναζήτησης εγγράφων, διαθέσιμη εφτά(7)  ημέρες την εβδομάδα , εικοσιτέσσερις (24) ώρες το εικοσιτετράωρο, παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που απαιτούνται, και είναι οι ίδιες που θα λάμβαναν αν επισκέπτονταν το φορέα. Ο χρόνος αναζήτησης για κάθε συναλλασσόμενο, που υπολογίζεται ότι ήταν είκοσι (20’) λεπτά τουλάχιστο με τον παραδοσιακό τρόπο στα χειρόγραφα ευρετήρια, περιορίζεται στα ένα με δύο (1-2’) λεπτά. Με δεδομένο ότι για ένα συμβόλαιο η αναζήτηση περιέχει συνήθως πάνω από δύο(2) συναλλασσόμενους, η αξία και το όφελος που παρέχει η μηχανή αναζήτησης πολλαπλασιάζονται. Αν προσθέσουμε και το χρόνο που απαιτείται για τη μετάβαση στο χώρο του Υποθηκοφυλακείου, γίνεται κατανοητό ότι το επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών που απολαμβάνει πλέον ένας δικηγόρος είναι εξαιρετικά υψηλό και δε θυμίζει σε τίποτα την κατάσταση που επικρατούσε πριν από μερικά χρόνια.

Τα οφέλη, ωστόσο, δεν περιορίζονται μόνο στην αναζήτηση των πράξεων. Οι ώρες αναμονής στα γκισέ της υπηρεσίας για την κατάθεση εγγράφων και αιτήσεων έχει μειωθεί δραματικά. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι πριν οποιαδήποτε μηχανογράφηση ο δικηγόρος χρειάζονταν να περιμένει τουλάχιστο δύο(2) ώρες, ενώ σήμερα ο χρόνος έχει μειωθεί σε λίγα λεπτά, τα οποία δεν ξεπερνάνε τα 15-20’ σε περιόδους αιχμής. Με την εφαρμογή των ηλεκτρονικών αιτήσεων και την παροχή δυνατότητας λήψης έγκυρων πιστοποιητικών χωρίς την προσέλευση στην υπηρεσία οι παραπάνω χρόνοι εκμηδενίζονται τελείως.

Τέλος, αξίζει να σημειωθεί ότι οι εγγραφές των νέων πράξεων γίνονται στα περισσότερα τμήματα (Υποθήκες, Κατασχέσεις, Αγωγές) αυθημερόν ενώ στις μεταγραφές ο χρόνος εγγραφές δεν ξεπερνάει τις πέντε(5) εργάσιμες ημέρες, που σημαίνει ότι ο δικηγόρος σε δύο με τρεις (2-3) ημέρες λαμβάνει τα πιστοποιητικά που χρειάζεται. Ανατρέχοντας σε στοιχεία που ίσχυαν πριν από μερικά χρόνια, οι αντίστοιχοι χρόνοι ανέρχονταν σε αρκετούς μήνες. Τα πιστοποιητικά μεταγραφών για νέα συμβόλαια ήταν διαθέσιμα περίπου ένα μήνα μετά την κατάθεση της πράξης, ενώ η εγγραφή των υποθηκών στα ανάλογα βιβλία γίνονταν μετά από ένα(1) χρόνο!

 

Στην κοινωνία

Αν και δεν είναι άμεσα ορατά τα οφέλη προς την ευρύτερη κοινωνία, η επίσπευση των συναλλαγών με τα υποθηκοφυλακεία διαδραματίζει σημαντικό ρόλο και επηρεάζει πολλούς τομείς. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι στα παράπλευρα κέρδη πρέπει να προσμετρηθούν τα παρακάτω:

  • Υποβοήθηση της κτηματαγοράς, χάρις την μείωση του χρόνου έρευνας βαρών και του χρόνου διεκπεραίωσης των εγγραφών μεταγραφών.
  • Αύξηση της κινητικότητας της τοπικής οικονομίας με την γρηγορότερη έγκριση στεγαστικών/επισκευαστικών δανείων (άμεσα συσχετιζόμενο με την εγγραφή υποθηκών).
  • Εξυπηρέτηση άλλων δημόσιων φορέων. Αναφέρεται το χαρακτηριστικό παράδειγμα της ανάγκης καταγραφής των off-shore εταιριών που έχουν έδρα στη Θεσσαλονίκη. Η αρμόδια υπηρεσία (ΣΔΟΕ) έλαβε πλήρη λίστα σε διάστημα δύο (2) ημερών, ενώ σε άλλα υποθηκοφυλακεία η διαδικασία ολοκληρώθηκε μετά από ένα(1) μήνα με αμφιβόλου ποιότητας στοιχεία.
  • Οικολογική συνείδηση. Ελαχιστοποίηση της απαιτούμενης ποσότητας χαρτιού και μείωση της κυκλοφορίας οχημάτων χάρις τη μη προσέλευση των δικηγόρων για τη διεκπεραίωση των υποθέσεών τους.


Αφήστε μία απάντηση