Εισαγωγή

Διανύουμε μία περίοδο στην οποία όλοι οι δημόσιοι φορείς καλούνται να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα και τις δαπάνες τους ενώ παράλληλα οι πολίτες απαιτούν επιτακτικά να διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις τους ταχύτερα και αξιόπιστα. Η τεχνολογία, κυρίως ως μηχανογράφηση, έχει εδραιωθεί πλέον στους δημόσιους οργανισμούς και έφτασε ο καιρός να δρέψουμε τους καρπούς των επενδύσεων της τελευταίας δεκαετίας.
Τα Υποθηκοφυλακεία ανήκουν στην κατηγορία των φορέων που έχουν καθημερινή και συχνή επαφή με πλήθος πολιτών. Σε αυτά συντελείται η καταχώριση όλων των πράξεων μεταγραφών, η εγγραφή και η εξάλειψη των υποθηκών, των κατασχέσεων και των αγωγών. Τα Υποθηκοφυλακεία είναι υποχρεωμένα να διασφαλίζουν τις αρχές της δημοσιότητας και της προτεραιότητας των προσκομιζομένων προς καταχώριση πράξεων. Με τον όρο δημοσιότητα εννοείται η δυνατότητα αυτοπρόσωπης έρευνας των σχετικών βιβλίων από κάθε ενδιαφερόμενο, ο οποίος έχει έννομο συμφέρον, μετά ή δια Δικηγόρου και την έκδοση πιστοποιητικού ή αντιγράφου από τον αρμόδιο Υποθηκοφύλακα. Με τον όρο προτεραιότητα εννοείται ότι σε  περισσότερα από ένα έγγραφα επί του ίδιου ακινήτου, προτιμάται η προγενέστερη κατά χρόνο εγγραφή.
Ο όγκος των εγγράφων που διακινούνται και έχουν συσσωρευτεί σχεδόν εδώ και μία εκατονταετία αποτελεί τροχοπέδη στη βέλτιστη εφαρμογή των παραπάνω δύο αρχών. Πώς, ωστόσο οι υποθηκοφύλακες μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα της υπηρεσίας τους, εξοικονομώντας ταυτόχρονα προσωπικό για άλλες εργασίες και εξασφαλίζοντας τον ελάχιστο χρόνο διεκπεραίωσης των υποθέσεων;

Η περιγραφή του προβλήματος

Οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι αποτελούν τους κύριους συναλλασσόμενους των Υποθηκοφυλακείων οι οποίοι καλούνται να διεκπεραιώσουν μία σειρά από ενέργειες για τις υποθέσεις που έχουν αναλάβει.  Οι πιο συνήθεις συναλλαγές είναι η έρευνα βαρών για τα ακίνητα, η αναζήτηση στο βιβλίο πρωτοκόλλου, οι αιτήσεις έκδοσης πιστοποιητικών καθώς και εγγραφή των πράξεων μεταγραφών, των υποθηκών και των κατασχέσεων.
Τα περισσότερα προβλήματα στις παραπάνω διαδικασίες εντοπίζονται κυρίως στους χρόνους που απαιτούνται για τη διεκπεραίωσή τους. Ο δικηγόρος χρειάζεται να περιμένει αρκετή ώρα στα γκισέ της υπηρεσίας  για να καταθέσει είτε τα έγγραφά του είτε τις αιτήσεις για τα πιστοποιητικά. Στη συνέχεια, το αποτέλεσμα της κατάθεσης, η λήψη δηλαδή του πιστοποιητικού ή η εγγραφή του συμβολαίου στα κατάλληλα βιβλία που τηρεί το Υποθηκοφυλακείο γίνεται σε μεταγενέστερη χρονολογία, γεγονός που τον αναγκάζει να προσέλθει εκ νέου στην υπηρεσία. Η χρονολογία αυτή ποικίλει ανάλογα με το είδος της υπόθεσης αλλά και το φόρτο εργασίας που υπάρχει τη δεδομένη χρονική στιγμή. Σε υποθηκοφυλακεία που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο δεδομένων και συναλλαγών οι χρόνοι αναμονής μπορεί να φτάσουν και μερικούς μήνες.
Η αναζήτηση των βαρών ενός ακινήτου είναι ακόμα μία επίπονη και χρονοβόρα διαδικασία. Ο ενδιαφερόμενος χρειάζεται αρχικά να δει τα βάρη που συνοδεύουν ένα ακίνητο. Ο τρόπος λειτουργίας ωστόσο των υποθηκοφυλακείων έχει ως δομική μονάδα τον άνθρωπο (ιδιοκτήτη) και όχι το ακίνητο. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να χρειάζεται να αναζητήσει ο δικηγόρος τα βάρη που ενδεχομένως έχει ο κάθε ιδιοκτήτης (οι οποίοι μπορεί να είναι και δεκάδες) για συγκεκριμένο ακίνητο αντί να προσαρμόζει την έρευνά του ξεκινώντας από το ίδιο το ακίνητο. Η διαδικασία της εύρεσης των βαρών περνάει, επίσης, από αρκετά στάδια. Αρχικά ο δικηγόρος ανατρέχει στο ευρετήριο των συναλλασσομένων – αν αυτά δεν είναι ενοποιημένα τότε πρέπει να ανατρέξει στα ευρετήρια του κάθε τμήματος – και να καταγράψει τους τόμους και αριθμούς των βιβλίων στα οποία είναι καταγεγραμμένες οι πράξεις των κατασχέσεων και των υποθηκών. Στη συνέχεια μελετά τα βιβλία για να εντοπίσει ποιες από αυτές έχουν ακόμα ισχύ και ποιες έχουν εξαλειφθεί μερικώς ή ολικά.  Στα παραπάνω πρέπει συνυπολογίσουμε το γεγονός ότι όλες οι πράξεις εγγράφονται με το χέρι, που σημαίνει ότι αυξάνεται η πιθανότητα ανθρώπινου λάθους είτε κατά τη σύνταξή της από τον αρμόδιο υπάλληλο της υπηρεσίας είτε κατά τη μελέτη της από το δικηγόρο. Οι γραφικοί χαρακτήρες ποικίλουν και σε ορισμένες περιπτώσεις η δυσκολία ανάγνωσης, αναγκάζει τους δικηγόρους να ανατρέξουν στα έγγραφα κατάθεσης για να αντλήσουν την απαραίτητη πληροφορία, γεγονός που προκαλεί επιπρόσθετες καθυστερήσεις
Τέλος η αναζήτηση μίας κατάθεσης με βάση το ονοματεπώνυμο στο βιβλίο πρωτοκόλλου που τηρεί η εκάστοτε υπηρεσία, είναι εξίσου δύσχρηστη και κυρίως χρονοβόρα εφόσον ο ενδιαφερόμενος χρειάζεται να γνωρίζει – εκτός από το ονοματεπώνυμο – ένα ενδεικτικό εύρος ημερομηνιών ώστε να περιορίσει όσο το δυνατόν τις σελίδες του βιβλίου πρωτοκόλλου στις οποίες θα προσπαθήσει να βρει αν και πότε έγινε η κατάθεση ενός συμβολαίου.
Από την άλλη μεριά, υπάρχει ο φορέας, ο οποίος καλείται να ανταπεξέλθει με περιορισμένους πόρους και με πεπαλαιωμένες διαδικασίες και «εργαλεία» στις αυξανόμενες ανάγκες της κοινωνίας και των συναλλασσόμενων, ευρισκόμενος τις περισσότερες φορές στο μάτι του κυκλώνα λόγω των πολλαπλών καθυστερήσεων που συσσωρεύονται στη διεκπεραίωση των υποθέσεων.
Όλα τα παραπάνω κοστίζουν στους δικηγόρους σε χρόνο και χρήμα και τα υποθηκοφυλακεία δαπανούν τεράστιο αριθμό πολύτιμων ωρών απασχόλησης σε χρονοβόρες διαδικασίες ενώ θα μπορούσαν να αξιοποιήσουν τους πόρους τους σε άλλες λειτουργικές ανάγκες αυξάνοντας ταυτόχρονα την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών.
Τι μπορεί να κάνει, ωστόσο, ο κάθε φορέας για να αντιμετωπίσει τα ζητήματα που περιγράφηκαν χωρίς προφανώς να διαθέσει κι άλλους πόρους και χωρίς να αυξήσει τα λειτουργικά του έξοδα. Η λύση εντοπίζεται στην εφαρμογή τεχνολογιών και συστημάτων πληροφορικής όπως θα έπρεπε να γίνεται σε κάθε παρόμοια περίπτωση εδώ και αρκετά χρόνια. Πριν παρουσιαστεί αναλυτικά, όμως, η προτεινόμενη λύση παρατίθεται η κατάσταση που επικρατεί σε γενικές γραμμές σχετικά με το επίπεδο μηχανογράφησης των υποθηκοφυλακείων και εξηγούνται συνοπτικά οι λόγοι για τους οποίους η διείσδυση της πληροφορικής σε αυτόν τον τομέα είναι πολύ μικρή.

Η υφιστάμενη κατάσταση

Η συντριπτική πλειοψηφία των υποθηκοφυλακείων, είτε δεν έχει κανένα είδος μηχανογράφησης, είτε αυτή καλύπτει μέρος των διαδικασιών και των λειτουργιών.  Τα υφιστάμενα συστήματα συνήθως περιορίζονται στα ενοποιημένα ευρετήρια των πράξεων και στην πρωτοκόλληση των εισερχόμενων αιτήσεων. Πιο σπάνια υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες τηρείται αρχείο των μεταγραφών και των λοιπών πράξεων που κατατίθενται στην υπηρεσία.
Γίνεται αντιληπτό ότι δεν υπάρχει ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα το οποίο θα υποστηρίζει όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες του φορέα. Από την αρχική αίτηση των πιστοποιητικών και την πρωτοκόλληση των πράξεων – με ταυτόχρονη τήρηση του ταμείου της διαχείρισης –  μέχρι την έκδοση των σχετικών πιστοποιητικών από το αρμόδιο τμήμα. Από τη χρέωση και διεκπεραίωση των εισερχόμενων εγγράφων (μεταγραφών, υποθηκών, κατασχέσεων, αγωγών) μέχρι την αναζήτηση αυτών με πλήθος διαφορετικών κριτηρίων συμπεριλαμβανομένου της προβλεπόμενης από το νόμο λεξικογράφησης. Οι υφιστάμενες ενδιάμεσες λύσεις παρέχουν περιορισμένες δυνατότητες στους τελικούς χρήστες, δεν έχουν σχεδιαστεί με γνώμονα τη συνολική κάλυψη των επιχειρησιακών αναγκών και τελικά αποτελούν τροχοπέδη στην ευρεία εφαρμογή των τεχνολογιών πληροφορικής σε όλο το φάσμα των διαδικασιών των υποθηκοφυλακείων.
Εκτός όμως από την έλλειψη πλήρους μηχανογράφησης ένα σημαντικό ανασταλτικό παράγοντα αποτελεί το ιστορικό αρχείο το οποίο βρίσκεται σε έντυπη μορφή και ακόμα και αν υπάρξει ολοκληρωμένο σύστημα πολλές από τις βασικές διαδικασίες θα συνεχίζουν να διεκπεραιώνονται με τον παραδοσιακό τρόπο εφόσον τα παλαιά δεδομένα θα είναι διαθέσιμα μόνο στα βιβλία των τμημάτων. Αυτός και να είναι ίσως ο βασικότερος λόγος που οι φορείς διστάζουν να προχωρήσουν στην εφαρμογή μηχανογραφικών συστημάτων, θεωρώντας ότι το όφελος θα είναι πολύ μικρό σε σχέση με το κόστος της επένδυσης.

Η λύση που θα ακολουθήσει στο δεύτερο μέρος του άρθρου απαντά σε όλα τα παραπάνω ζητήματα συνολικά παρέχοντας ολοκληρωμένη πρόταση για τη μείωση της αναμονής στα υποθηκοφυλακεία και την ελαχιστοποίηση των λειτουργικών εξόδων.



Αφήστε μία απάντηση