Αρχείο άρθρων για την κατηγορία ‘Διαχείριση Έργων’

Το παρακάτω κείμενο αποτελεί μια προσαρμογή – διασκευή ενός case -study που διάβασα πρόσφατα.

Υπήρχε κάποτε μια εταιρεία λογισμικού. Οι managers ήταν παθιασμένοι με τον σχεδιασμό. Είχαν σχέδια για τα πάντα. Και αν ένα bug βρίσκονταν, αλλά δεν ήταν επίσημα συνδεμένο με ένα σενάριο ελέγχου,  γίνονταν διαρκώς πιεστικές και διερευνητικές ερωτήσεις για τα αίτια. Όλα χρειάζονται ένα σχέδιο. Τίποτα δεν γίνονταν χωρίς σχέδιο. Θεωρούσαν ότι είναι δυνατόν να προγραμματίσουν  τα πάντα. Τίποτα από αυτά που μπορεί να αντιμετώπιζαν δεν μπορούσε να μην έχει πρώτα σχεδιαστεί ή προβλεφθεί.

Ένα απόγευμα της Δευτέρας για πρώτη φορά παρουσίασαν στον κόσμο, ολοκληρωμένο το νέο λογισμικό τους . Ήταν αναμενόμενο ότι τίποτα δεν θα πάει στραβά. Είχαν κάνει χιλιάδες ώρες προγραμματισμένων δοκιμών. Είχαν προγραμματιστεί τα χαρακτηριστικά, οι απαιτήσεις, ο σχεδιασμός, οι εφαρμογές και οι υποδομές στο νιοστό βαθμό. Το προϊόν επρόκειτο να «σκίσει». Τίποτα δεν μπορούσε να σταθεί εμπόδιο στην επιτυχία.

Είχε προσκληθεί ακόμα και ο μεγαλύτερος πελάτης τους, στο χώρο του ξενοδοχείου, για να παρακολουθήσει την κυκλοφορία του νέου λογισμικού σε όλο της το μεγαλείο. Σχεδίαζαν αυτή την ημέρα εδώ και  6 μήνες. Η σαμπάνια έρεε άφθονη, πολύ ευθυμία κυριαρχούσε στον χώρο και όλοι χτυπούσαν ελαφρά ο ένας την πλάτη του άλλου. ”Μια καλή δουλειά» ανακοίνωσε ο επικεφαλής σχεδιασμού.

Ξαφνικά εμφανίστηκε ένα bug (σφάλμα) στην οθόνη. Ένα bug. Πώς συνέβη αυτό; Πανικός!!! Ένα bug. Έχουμε ένα σχέδιο για αυτό; Τι εννοείς, ΟΧΙ! Ένα bug. Ένα μεγάλο, άσχημο και αποτρόπαιο bug (σφάλμα).

“Ας συγκεντρωθούν αμέσως  τα “στρατεύματα”, φώναξε ο επικεφαλής σχεδιασμού. Αλλά προτού να μπορέσει να συγκεντρώσει τα “στρατεύματα” και προς μεγάλη του έκπληξη, το bug πήδηξε από την οθόνη και έκανε μια γρήγορη μεταβολή προς τις σκάλες!!!

Ο Γενικός Διευθυντής Σχεδιασμού κυνήγησε το bug  μέχρι τις σκάλες. Αλλά ο Γενικός Διευθυντής Σχεδιασμού δεν θα μπορούσε να πιάσει το bug.

“Τρέξτε όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Δεν μπορείτε να με πιάσετε, ξεγλίστρησα μέσω του σχεδίου σας.” Φώναξε το bug.

Ο Υπεύθυνος Έργου είδε τι συνέβαινε και το κυνήγησε επίσης. Έτσι, ο Διευθυντής Σχεδιασμού και ο Υπεύθυνος Έργου το κυνήγησαν, αλλά δεν μπορούσαν να πιάσουν το bug.

“Τρέξτε όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Δεν μπορείτε να με πιάσετε ξεγλίστρησα μέσω του σχεδίου σας.” Φώναξε το bug.

Το bug έτρεξε προς το χώρο της ανάπτυξης, όπου η ομάδα ανάπτυξης παρατηρούσε τι συνέβαινε. Ακολούθησε και εκεί πολύ κυνηγητό. Έτσι, ο Διευθυντής Σχεδιασμού, ο Υπεύθυνος Έργου και οι προγραμματιστές συνέχισαν όλοι να το κυνηγούν, αλλά κανένας τους δεν μπορούσε να πιάσει το bug.

“Τρέξτε όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Δεν μπορείτε να με πιάσετε ξεγλίστρησα, μέσω του σχεδίου σας.” Φώναξε το bug..

Το bug έκανε μια έφοδο στον ημιώροφο όπου βρίσκονταν οι πελάτες της εταιρείας. Ο μεγαλύτερος πελάτης είδε τι συνέβαινε και έτρεξε μακριά. Το bug συνέχισε την ξέφρενη πορεία του μέσα από στενούς διαδρόμους προς την ομάδα υποστήριξης. Ο υπεύθυνος υποστήριξης είδε την αναταραχή και αμέσως το κυνήγησε.

Έτσι, ο Διευθυντής Σχεδιασμού, ο Υπεύθυνος Έργου οι προγραμματιστές και ο Υπεύθυνος Υποστήριξης συνέχισαν να το κυνηγούν χωρίς όμως αποτέλεσμα.

“Τρέξτε όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Δεν μπορείτε να με πιάσετε ξεγλίστρησα, μέσω του σχεδίου σας”. Φώναξε το bug.

Το bug από τώρα είχε αρχίσει να κουράζεται και ξέπνοο κρύφτηκε στον ψύκτη νερού. Ενώ βρίσκονταν κρυμμένο στο δοχείο ψύξης νερού, συνειδητοποίησε ότι στεκόταν δίπλα στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, ο οποίος καθώς το παρατηρούσε του έπεσε κάτω το ποτήρι με το νερό. Χωρίς περαιτέρω δισταγμό το σφάλμα έκανε μεταβολή και όρμησε για τα δωμάτια με τους servers(διακομιστές). Ο Διευθύνων Σύμβουλος το κυνήγησε.

Τόσο ο Διευθυντής Σχεδιασμού, ο Υπεύθυνος Έργου, οι Προγραμματιστές ,ο Υπεύθυνος Υποστήριξης και ο Διευθύνων Σύμβουλος συνέχισαν όλοι να το  κυνηγούν, αλλά μάταια.

“Τρέξτε όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Δεν μπορείτε να με πιάσετε ξεγλίστρησα, μέσω του σχεδίου σας”. Φώναξε το bug.

Στον διάδρομο για την αίθουσα με τους διακομιστές το σφάλμα παρατήρησε έναν άνδρα που κρατούσε ανοικτή μια πόρτα. “Γρήγορα. Έλα εδώ ” φώναξε ο άνδρας. Το bug ήταν αρχικά επιφυλακτικό, αλλά o άνδρας έμοιαζε υπομονετικός και με κατανόηση. Το bug πλησίασε διστακτικά. Μπήκε στο δωμάτιο και παρατήρησε ένα ανοιχτό παράθυρο που οδηγούσε σε ένα μικρό μπαλκόνι.

“Εδώ. Έλα πάνω σε αυτό το παράθυρο και θα είσαι ελεύθερος », είπε ο άνδρας με ένα σαρδόνιο χαμόγελο. ”Φύγε. Γεύσου την ελευθερία. Νιώσε την αύρα της. ”

Το bug κοίταξε αυτάρεσκα καθώς ανέβαινε στο κοντινό τραπέζι.

“Εδώ, επέτρεψε μου να σε βοηθήσω.” Είπε ο άνδρας. Ο άνδρας έδωσε στο bug ένα χέρι βοήθειας να σκαρφαλώσει στο τραπέζι.

Κραυγές και αποδοκιμασίες αντηχούν τώρα έξω από την πόρτα. Το bug ήταν σχεδόν στο παράθυρο.

“Επέτρεψε μου να σε βάλω στο περβάζι του παραθύρου.” Είπε ο άνδρας. Το bug χαμογέλασε ειρωνικά  καθώς ένιωθε το δροσερό αεράκι όλο και ισχυρότερο.

“Είμαι ελεύθερο” σκέφτηκε το bug. Καθώς περπάτησε προς το περβάζι του παραθύρου με τη βοήθεια του άνδρα, παρατήρησε την κάρτα ασφαλείας που μόλις διακρίνονταν στο πουκάμισο του. Στο πρόσωπο του bug σχηματίστηκε μια έκφραση φρίκης καθώς διάβασε τις τελευταίες λέξεις της κάρτας. ”…….- Software Tester”.

Ο άνδρας έδωσε στο μικρό bug μια ώθηση έξω από το περβάζι του παραθύρου, το οποίο κατέληγε σε ένα μικρό μπαλκόνι. Στο μπαλκόνι κάθονταν περίπου 200 γλάροι.

200 πεινασμένοι γλάροι.

200 πολύ πεινασμένοι γλάροι που έτρεχαν ήδη τα σάλια τους βλέποντας τον ανέλπιστο μεζέ να χάνει την ισορροπία  του και να πέφτει προς το μέρος τους ..

Δύσκολα ένα σχέδιο είναι τέλειο. Σχεδόν ποτέ. Για αυτό καλό είναι να υπάρχουν πάντα οι “γλάροι” για την περίπτωση που “στραβώσει” κάτι!!!

Όταν οι οργανισμοί αναλαμβάνουν εφαρμογές λογισμικού, δεν προβλέπουν αποτυχία, παρά τους κινδύνους που συνδέονται με τα εν λόγω σύνθετα έργα. Αντίθετα, το σχέδιο για την επιτυχία,  διέπεται από προϋπολογισμούς, τα παραδοτέα τους, τις προσδοκίες των στελεχών και των τρεχόντων προθεσμιών. Ωστόσο, παρά τις καλύτερες προσπάθειές τους στη διαχείριση έργων, τα ποσοστά αποτυχίας παραμένουν υψηλά.

Εφαρμογές λογισμικού έχουν αποτύχει για ποικίλους λόγους, συμπεριλαμβανομένης της έλλειψης ανώτερης δέσμευσης της διοίκησης, μη ρεαλιστικές προσδοκίες, ανεπαρκείς ορισμοί απαιτήσεων, κακή επιλογή πακέτων, τα κενά μεταξύ λογισμικού και επιχειρησιακών απαιτήσεων, οι ανεπαρκείς πόροι, μη ρεαλιστικοί προϋπολογισμοί και χρονοδιαγράμματα, η κακή διαχείριση του έργου, η έλλειψη μεθοδολογίας διαχείρισης έργων , υποτίμηση των επιπτώσεων της αλλαγής, η έλλειψη κατάρτισης και εκπαίδευσης, και, τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό ,κακή επικοινωνία.

Με ένα τέτοιο κατάλογο παραγόντων αποτυχίας, η βελτίωση των πιθανοτήτων επιτυχίας της εφαρμογής λογισμικού φαίνεται αδύνατη, αλλά μπορεί να επιτευχθεί. Ξεκινά με ένα προσχέδιο του στρατηγικού σχεδίου διασφάλισης σε κρίσιμα σημεία κατά την εφαρμογή. Ένα τέτοιο σχέδιο διασφάλισης έργου καθορίζει μια σαφή κατανόηση των προσδοκιών μεταξύ των εμπλεκόμενων- τους ανθρώπους των επιχειρήσεων και της ηλεκτρονικής διαχείρισης εταίρους μέχρι τους πωλητές και τους τελικούς χρήστες.

Η ανάγκη για το Project Διασφάλισης
Το πρόγραμμα διασφάλισης αφορά τη διαβεβαίωση ότι τα έργα παραδίδονται στην ώρα τους, επί του προϋπολογισμού, με την αποδοχή του πελάτη. Έχοντας τη διασφάλιση του έργου ως μέρος μιας μεγάλης κλίμακας εφαρμογής του λογισμικού βοηθά στο να:
* Ελέγχετε – μειώνετε το κόστους του έργου
* Πληρούνται  τα χρονοδιαγράμματα
* Ελαχιστοποιούνται οι  εκπλήξεις
* Υπάρχει αντικειμενική ανάλυση
* Υπάρχει ψυχική ηρεμία και την εμπιστοσύνη μεταξύ των στελεχών και των μελών της ομάδας έργου.

Οι μεθοδολογίες του έργου αξιοπιστίας βασίζονται στις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές:

1. Εντοπίστε τα πραγματικά ζητήματα. Σε επίπεδο ηγεσίας, θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα πλαίσιο διαλόγου για επιχειρηματικά και οργανωτικά ζητήματα που πρέπει να εντοπίζονται και να αναλύονται με σαφήνεια και χωρίς συναίσθημα. Συνεχίστε αυτό το πλαίσιο διαλόγου σε όλη τη διαδικασία υλοποίησης. Αφαιρέστε τα οργανωτικά εμπόδια τόσο εντός του οργανισμού όσο και με τρίτους προμηθευτές. Όλα τα μέρη πρέπει να ευθυγραμμιστούν με κοινό στόχο την επιτυχίας του έργου.

2. Θέστε ρεαλιστικές προθεσμίες. Μην βασίζεστε στο υπάρχον πρόγραμμα. Πολλές εταιρείες θα θέσουν υπερβολικά αισιόδοξες ημερομηνίες παρά τις συνθήκες και τους περιορισμούς του πραγματικού έργου. Για παράδειγμα, το στάδιο του σχεδιασμού επεκτείνεται, αλλά η γραμμή του χρόνου παραμένει σταθερή. Θα πρέπει να παρακολουθείται η πρόοδος του έργου σε όλη την εφαρμογή και να αρχίζουν οι συζητήσεις σχετικά με το βασικό έργο  στις αρχές του κύκλου ζωής του έργου για την αποφυγή μεταγενέστερων επιπτώσεων.

3. Ευθυγραμμίστε τις ροές εργασίας. Θα πρέπει να εντοπίσετε, να ευθυγραμμίσετε και να παρακολουθείτε διαρκώς τις κατευθύνσεις εργασίας για να εξασφαλιστεί η ομαλή εξέλιξη σε όλη την οργάνωση. Κατανοήστε τις εξαρτήσεις μεταξύ των ροών εργασίας κατά την ανάπτυξη του σχεδίου του έργου για να διασφαλιστεί η ορθή κατανομή των πόρων και τα χρονοδιαγράμματα του έργου. Συνέχιση της παρακολούθησης των αλληλεξαρτήσεων σε όλο το έργο.

4. Κοιτάξτε πέρα ​​από τους δείκτες. Σε αντίθεση με την κοινή γνώμη, το πράσινο μπορεί πραγματικά να είναι κόκκινο. Ρεαλιστική  παρακολούθηση και ανάλυση της προόδου εφαρμογής του μπορεί να αποδείξουν ότι ακόμη και αν όλοι οι δείκτες της διαχείρισης του έργου είναι πράσινοι, τα προειδοποιητικά σημάδια δείχνουν επικίνδυνα . Αν οι δείκτες αφορούν μόνο παρελθοντικές φάσεις, αλλά δεν αφορούν την ετοιμότητα για την επερχόμενες εργασίες και δραστηριότητες  του έργου, είναι σίγουρα απλά διαπιστωμένοι δείκτες και όχι αξιόπιστες προβλέψεις για το μέλλον.