Η OTS κατανοώντας ότι οι συνεχόμενες αλλαγές στους Δημόσιους Φορείς, έχουν ως συνέπεια την κατακόρυφη αύξηση των απαιτήσεων για υποστήριξη όλων των Υπηρεσιών, θέτει σε εφαρμογή έναν επιπλέον τρόπο επικοινωνίας με τους πελάτες της. Η νέα διαδικασία περιλαμβάνει την Ηλεκτρονική Υποστήριξη των πελατών μας μέσα από ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης άμεσων αιτημάτων.

Πιο συγκεκριμένα μέσα από την ιστοσελίδα μας (www.ots.gr) και επιλέγοντας «Ηλεκτρονική Υποστήριξη Πελατών» στην αρχική σελίδα, σας παρέχεται πλέον η δυνατότητα να υποβάλλετε ηλεκτρονικά κάποιο αίτημα. Βασική προϋπόθεση είναι να συμπληρώσετε τα απαραίτητα πεδία, να περιγράψετε όσο το δυνατόν πιο αναλυτικά το πρόβλημα, και επιλέγοντας την κατάλληλη ομάδα εφαρμογών, το αίτημα σας αποστέλλεται άμεσα στο εξειδικευμένο τμήμα υποστήριξης της εταιρείας μας. Η ανταπόκριση μας θα είναι άμεση και είτε θα ενημερώνεστε ηλεκτρονικά για την επίλυση του προβλήματος είτε θα επικοινωνούμε απευθείας μαζί σας εφόσον απαιτείται.

Στην προσπάθεια μας για βελτίωση της επικοινωνίας μας θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε, ότι από τις 24/02/2012 θα δίνεται προτεραιότητα στα αιτήματα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά.

Βρισκόμαστε ήδη στην περίοδο προετοιμασίας για τη διεξαγωγή των Βουλευτικών Εκλογών του 2012 και οι αρμόδιες υπηρεσίες των Περιφερειών καλούνται να οργανωθούν έγκαιρα, ώστε να ανταποκριθούν στις αυξημένες απαιτήσεις.

Η OTS είναι πανέτοιμη, να αναλάβει το σημαντικό έργο της μηχανογραφικής υποστήριξης, όπως και σε όλες τις προηγούμενες εκλογικές αναμετρήσεις από το 1998.

Εξειδικευμένο προσωπικό της εταιρείας μας πραγματοποιεί ήδη τις απαραίτητες ενέργειες, ώστε να είναι διασφαλισμένη η έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση των πολιτών, υποψηφίων και Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης.

Η νέα έκδοση της εφαρμογής Διαχείρισης Εκλογικών Αποτελεσμάτων είναι έτοιμη και θα διατεθεί με τις απαραίτητες υπηρεσίες, όπως επιτόπια εκπαίδευση, δοκιμαστική καταχώρηση εκλογικών αποτελεσμάτων και τηλεφωνική-απομακρυσμένη υποστήριξη κατά τη διενέργεια των εκλογών.

Αναλυτικότερα, η νέα έκδοση παρέχει τα παρακάτω πλεονεκτήματα:

• Συγκεντρωτική παρουσίαση των Εκλογικών Αποτελεσμάτων σε επίπεδο Περιφέρειας

• Καταχώρηση Εκλογικών Αποτελεσμάτων
• Ασφαλής, γρήγορη, εύχρηστη, με ενσωματωμένους ελέγχους ακεραιότητας δεδομένων, καταχώρηση ψηφοδελτίων και σταυρών

• Online ενημέρωση Πολιτών μέσω της διαδικτυακής πύλης
• Ριζική ανανέωση και ανασχεδίαση των γραφημάτων απεικόνισης των αποτελεσμάτωνü
• Οι Πολίτες και οι υποψήφιοι θα έχουν τη δυνατότητα να ενημερώνονται όχι μόνο για τα συνολικά αποτελέσματα, αλλά και για τη σταυροδοσία οποιουδήποτε εκλογικού τμήματος της Περιφέρειας
• Καταχώρηση Εκλογικών Αποτελεσμάτων
• Ασφαλής, γρήγορη, εύχρηστη, με ενσωματωμένους ελέγχους ακεραιότητας δεδομένων, καταχώρηση ψηφοδελτίων και σταυρών

•  Άμεση ενημέρωση τρίτων Φορέων και Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης
• Δυνατότητα εξαγωγής αποτελεσμάτων μέσω Web Services προς χρήση από τα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης

Η πολύχρονη εμπειρία μηχανογραφικής υποστήριξης 14 Νομαρχιών και 5 Πρωτοδικείων σε πολυάριθμες εκλογικές διαδικασίες αποτελεί βασικό στοιχείο για τη σταθερή και αξιόπιστη διαχείριση των αποτελεσμάτων και στο νέο θεσμικό πλαίσιο, όπως διαμορφώθηκε με τον Ν. 3852/2010.

Για κάθε εξειδικευμένη ανάγκη ή απορία, παρακαλούμε μη διστάσετε να απευθυνθείτε στα στελέχη της εταιρείας μας στο τηλ. 2310590100, στο e-mail sales at ots dot gr ή στο φαξ 2310518757.

 

 

Η νέα έκδοση (2.48) της Οικονομικής Διαχείρισης της OTS είναι πλέον διαθέσιμη με πλήθος νέων χαρακτηριστικών και δυνατοτήτων.

- Προσθήκη Τριμηνιαίου Στατιστικού Δελτίου
- Προσθήκη δυνατότητας επιλογής στηλών εμφάνισης στο ημερολόγιο ενταλμάτων
- Προσθήκη στοιχείου αριθμού πρωτοκόλλου ανάκλησης στην έκθεση ανάληψης δαπάνης καθώς και δυνατότητα άμεσης μετάβασης στο άρθρο της ανάκλησης μέσα από το παράθυρο της δέσμευσης
- Προσθήκη πεδίων που αφορούν την ΥΔΕ στην έκθεση ανάληψης δαπάνης και στην ανάκληση
- Νέα δυνατότητα μαζικής διαγραφής σε χρηματικούς καταλόγους
- Προσθήκη πεδίου παρακολούθησης στέρησης φορολογικής ενημερότητας στους οφειλέτες και δυνατότητα προβολής στοιχείων σύμφωνα με το στοιχείο αυτό στις ταμειακές ειδοποιήσεις
- Προσθήκη δυνατότητας επιλογής στηλών καθώς και πρόσθετων φίλτρων στο Μητρώο Παγίων
- Δυνατότητα προβολής συγκεντρωτικών στοιχείων με απόκρυψη λεπτομερειών στην αναλυτική εκτύπωση χρηματικών καταλόγων
- Προσθήκη δυνατότητας καταχώρησης πρότυπων παραστατικών εσόδων
- Προσθήκη στοιχείου ΑΦΜ στην εκτύπωση υπολοίπων συναλλασσομένων
- Προσθήκη νέας εκτύπωσης συστήματος Βεβαίωσης Κρατήσεων χωρίς Φόρο
- Προσθήκη στοιχείων διαθέσεων στην εκτύπωση του Απολογισμού καθώς και στην καρτέλα των λογαριασμών εξόδων

 

Η OTS πιστή στις δεσμέυσεις της για ολοκληρωμένη και ποιοτική παροχή υπηρεσιών προς τους πελάτες της ανακοινώνει τα εξής:

Σύμφωνα με τη ΔΕΗ την Πέμπτη 26/01/2012  και για το διάστημα  08:00 – 11:00 θα υπάρχει ΔΙΑΚΟΠΗ ΡΕΥΜΑΤΟΣ στην περιοχή που βρίσκονται τα κεντρικά γραφεία της εταιρίας στη Θεσσαλονίκη με αποτέλεσμα να μην είναι διαθέσιμο το τηλεφωνικό κέντρο του Help Desk και των συμβουλευτικών υπηρεσιών.  Παρόλα αυτά

- Οι πελάτες της OTS θα μπορούν να καλούν τα στελέχη της εταιρίας στα εταιρικά τηλέφωνα,κυρίως για επείγοντα ζητήματα, ή στο τηλεφωνικό κέντρο του υποκαταστήματος Αθηνών. Η λίστα με τα διαθέσιμα τηλέφωνα είναι διαθέσιμη εδώ

- Θα υπάρχει προσωπικό της εταιρίας διαθέσιμο για απομακρυσμένη υποστήριξη (TeamViewer/LogMeIn ), το οποίο θα εργάζεται από σπίτι μέχρι να επανέλθει η παροχή ρεύματος.

Μόλις ολοκληρωθούν οι εργασίες της ΔΕΗ, θα υπάρξει νέα ανακοίνωση για την αποκατάσταση του τηλεφωνικού κέντρου.

 

Σε προηγούμενο άρθρο παρουσιάστηκε η κατάσταση που επικρατεί σήμερα στα περισσότερα Δικαστήρια της χώρας όσον αφορά τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι δικηγόροι στην κατάθεση δικογράφων. Παρακάτω παρουσιάζουμε τη λύση που έδωσε η Εταιρεία μας σε συνεργασία με το Πρωτοδικείο Αθηνών και το Δικηγορικό Σύλλογο Αθηνών (ΔΣΑ) για να υπερκεραστούν οι δυσκολίες αυτές.

Η διαδικασία κατάθεσης και παρακολούθησης των δικογράφων δεν απαιτεί πλέον την επίσκεψη και αναμονή των Δικηγόρων στη Γραμματεία του Πρωτοδικείου Αθηνών. Από οποιοδήποτε σημείο με πρόσβαση στο Διαδίκτυο οι Δικηγόροι χωρίς να μετακινηθούν καθόλου μπορούν να επισκεφθούν την ιστοσελίδα του ΔΣΑ να καταχωρήσουν τα στοιχεία του Δικογράφου, να πληρώσουν το αντίτιμο, να λάβουν αντίγραφα των δικογράφων και να ενημερώσουν αυτόματα όλους τους εμπλεκόμενους φορείς. Παρακάτω περιγράφονται με λεπτομέρεια όλα τα βήματα που λαμβάνουν μέρος για την ηλεκτρονική κατάθεση του δικογράφου:

1. Ο Δικηγόρος για την «Ηλεκτρονική Κατάθεση Δικογράφου» ακολουθεί τα εξής βήματα:
I. Εισέρχεται στο Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) του ΔΣΑ μέσω της διαδικασίας αναγνώρισης χρήστη το οποίο ελέγχει την ιδιότητα και αρμοδιότητα του συγκεκριμένου δικηγόρου για να καταθέσει Δικόγραφο στο Πρωτοδικείο Αθηνών
II. Επιλέγει Διαδικασία
III. Επιλέγει είδος Δικογράφου
IV. Επιλέγει Αντικείμενο Διαφοράς
V. Επιλέγει τον αριθμό αντιγράφων που επιθυμεί προς επίδοση
VI. Επιλέγει το γραμμάτιο προκαταβολής το οποίο υπολογίζεται με βάση το ποσό αναφοράς.

2. Το ΠΣ του ΔΣΑ επικοινωνεί με το ΠΣ της Τράπεζα Πειραιώς και ο Δικηγόρος δίνοντας τα στοιχεία προς την Τράπεζα, ελέγχετε εάν υπάρχουν οι πόροι να δεσμευτεί το αντίστοιχο ποσό

3. Το ΠΣ της Τράπεζας ενημερώνει το ΠΣ του ΔΣΑ για τη δέσμευση

4. Το ΠΣ του ΔΣΑ αποστέλλει στο ΠΣ του Πρωτοδικείου όλα τα απαραίτητα δεδομένα για να συνεχίσει ο Δικηγόρος την κατάθεση (Σύλλογος, Αρ. Μητρώου, Ονομ/νυμο, Διεύθυνση, Τηλέφωνα, Ηλεκτρονική Διεύθυνση, έτος Γέννησης κτλ)

5. Το ΠΣ του Πρωτοδικείου ζητά από τον Δικηγόρο να συνεχίσει την κατάθεση του Δικογράφου καταχωρώντας τα λοιπά στοιχεία που είναι απαραίτητα (Διαδίκους, Δικόγραφο κτλ.)

6. Το ΠΣ του Πρωτοδικείου ορίζει αριθμό κατάθεσης του Δικογράφου και τη Δικάσιμο και στη συνέχεια αποστέλλονται τα στοιχεία αυτά στο ΠΣ του ΔΣΑ για να συνδεθεί ο κωδικός συναλλαγής με το συγκεκριμένο Δικόγραφο και να ολοκληρωθεί η συναλλαγή με την οριστική δέσμευση του ποσού.

7. Το ΠΣ του Πρωτοδικείου αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Δικηγόρου τα αντίγραφα και τα απαραίτητα αποδεικτικά κατάθεσης σε μορφή pdf και ψηφιακά υπογεγραμμένα με προηγμένη ψηφιακή υπογραφή.

8. Το ΠΣ του ΔΣΑ ενημερώνει τους 5 εμπλεκόμενους φορείς για την συναλλαγή, ενημερώνει τις καρτέλες των ασφαλισμένων για τις προσωπικές τους συναλλαγές και μεταφέρει τους πόρους στους αντίστοιχους λογαριασμούς που διαθέτουν οι φορείς σε Πιστωτικά Ιδρύματα.

Για την καλύτερη κατανόηση της διαδικασίας μπορείτε να δείτε το παρακάτω σχεδιάγραμμα.

Σε επόμενο άρθρο θα παρουσιαστούν αναλυτικά τα οφέλη που προσφέρει η παραπάνω λύση στους Δικηγόρους, στις Διοικητικές Υπηρεσίες των Δικαστηρίων και κατ’ επέκταση στους πολίτες.

Νέα χρονιά, νέες ελπίδες.

Εμείς στην OTS ήμαστε αισιόδοξοι και δεν μένουμε μόνο στην ελπίδα. Ξέρουμε ότι αν θέλουμε ένα καλύτερο αύριο για όλους, πρέπει τώρα να ξεκινήσουμε από εμάς τους ίδιους.

Εμείς δεσμευόμαστε το 2012 να γίνουμε καλύτεροι. Ξέρουμε ότι με αυτό τον τρόπο βοηθάμε να κατακτήσουμε μια καλύτερη ποιότητα ζωής για εμάς και τα παιδιά μας. Ξέρουμε ότι με αυτό τον τρόπο συμβάλουμε στην βελτίωση της κοινωνίας μας.

Έτσι το 2012 αντί για ευχές εμείς παίρνουμε μια δέσμευση, να γίνουμε καλύτεροι.

Καλή χρονιά σε όλους με υγεία και δύναμη

Η ΑΓΟΡΑ είναι μία διαδικτυακή Πύλη (σε πιλοτική λειτουργία) στην οποία θα είναι υποχρεωμένοι όλοι οι Δημόσιοι Φορείς να καταχωρούν τα Αιτήματα, Προκηρύξεις, Συμβάσεις και Εντολές πληρωμής τους στο σύστημα αυτό. (http://agora.gov.gr)

Η Πύλη χωρίζεται σε τέσσερα διαφορετικά κομμάτια:
1. Πρωτογενή και Εγκεκριμένα Αιτήματα
2. Προκηρύξεις
3. Κατάλογος Συμβάσεων
4. Εντολές Πληρωμών

Το Login θα μπορεί να πραγματοποιηθεί και με τα στοιχεία πρόσβασης της «Διαύγειας». Η όλη διαδικασία ανάρτησης θα είναι ίδια με της «Διαύγειας» και η κάθε καταχώρηση θα παίρνει Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ). Θα καταχωρούνται κάποια βασικά στοιχεία σε ειδική φόρμα (π.χ. Φορέας, ο υπογράφων, ποσά, μικρή περιγραφή, CPV ή ΚΑΕ, αρ. πρωτοκόλλου, πότε θα επιθυμούσε ο Φορέας την Προμήθεια, αρ. διακήρυξης κτλ) για κάθε Αίτημα, Προκήρυξη, Σύβαση, Εντολή και θα επισυνάπτεται το έγγραφο (μόνο pdf). Θα μπορούν να διασυνδεθούν οι πληρωμές με τις συμβάσεις, οι συμβάσεις με τα αιτήματα, οι πληρωμές με τα αιτήματα και οι συμβάσεις με τις προκηρύξεις.

Μελλοντικός στόχος είναι να διασυνδέονται οι βάσεις δεδομένων της «Διαύγειας» και της ΑΓΟΡΑΣ και συγκεκριμένα να ενημερώνεται ταυτόχρονα με τη βάση δεδομένων της «Διαύγειας» και η ΑΓΟΡΑ. Επίσης θα διασυνδέεται η ΑΓΟΡΑ και με το Μητρώο Δεσμεύσεων του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους, για την παρακολούθηση της εύρυθμης εκτέλεσης του προϋπολογισμού των φορέων του δημοσίου τομέα, ως προς το σκέλος της έγκρισης και πληρωμής δαπανών που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο ανάθεσης και εκτέλεσης δημόσιων συμβάσεων.

Τέλος θα υπάρχει δυνατότητα διασύνδεσης της ΑΓΟΡΑΣ με κάθε άλλο μητρώο που τηρείται από τις υπηρεσίες του Δημοσίου για την παρακολούθηση της πορείας ανάθεσης και εκτέλεσης των δημοσίων συμβάσεων για ελεγκτικούς, δημοσιονομικούς και στατιστικούς σκοπούς.

Κάθε έτος κατατίθενται 1.200.000 δικόγραφα σε όλες τις βαθμίδες των Δικαστηρίων με αποτέλεσμα να δημιουργούνται ουρές σε αυτά για την κατάθεση έντυπων δικογράφων. Εντονότερο εμφανίζεται το φαινόμενο αυτό στα μεγάλα Πρωτοδικεία της Χωράς. Τα 44.500 μέλη (δικηγόροι) των 63 Δικηγορικών Συλλόγων που υπάρχουν σε όλη τη Χώρα αντιμετωπίζουν σημαντικές καθυστερήσεις στην εξυπηρέτηση τους κατά τη διάρκεια της κατάθεσης δικογράφων δημιουργώντας κατά συνέπεια μεγάλες καθυστερήσεις και στην εξυπηρέτηση των πολιτών.

Οι καθυστερήσεις αυτές υπολογίζονται σε δύο περίπου ώρες για κάθε κατάθεση. Επιπλέον οι δικηγόροι είναι αναγκασμένοι να βρίσκονται σε συνεχείς μετακινήσεις για να καταθέτουν τα δικόγραφα σπαταλώντας άσκοπα χρόνο και χρήμα σε κάθε τους μετακίνηση. Στα παραπάνω έρχονται να προστεθούν και ο αυξημένος αριθμός δικαστικών υπαλλήλων που είναι αναγκασμένοι να απασχολούνται για την κατάθεση και διαχείριση των δικογράφων αλλά και η σημαντική δυσκολία που αντιμετωπίζουν οι υπάλληλοι όταν εμφανίζεται η ανάγκη να αναζητήσουν παλιότερα δικόγραφα.

Ο Νόμος 3994/2011 ΦΕΚ 165/Α/25-7-2011 δημιουργήθηκε έχοντας ως κύριο στόχο τον εξορθολογισμό και τη βελτίωση της απονομής πολιτικής δικαιοσύνης εξαλείφοντας σε μεγάλο βαθμό τις καθυστερήσεις και τα προβλήματα που προαναφέρθηκαν. Για την επίτευξη του συγκεκριμένου στόχου ένα από τα κρίσιμα σημεία που νομοθετούνται στο Ν. 3994 είναι η κατάθεση και παρακολούθηση δικογράφων και με ηλεκτρονικά μέσα. Σε επόμενο άρθρο θα εξετάσουμε πως η χρήση των ΤΠΕ μπορεί να δώσει ουσιαστική λύση στο συγκεκριμένο θέμα βελτιώνοντας την εξυπηρέτηση των δικηγόρων και των πολιτών. Πιο συγκεκριμένα θα εξετάσουμε πως και σε τι βαθμό μπορούν οι ΤΠΕ να μειώσουν:

-Τον αριθμό των δικαστικών υπαλλήλων που απασχολούνται για την κατάθεση και διαχείριση των δικογράφων

-Τον χρόνο που απαιτείται να σπαταλήσουν οι δικαστικοί υπάλληλοι για να αναζητήσουν παλιότερα δικόγραφα.

-Την αναμονή των δικηγόρων στα Δικαστήρια για την κατάθεση των δικογράφων

-Τις μετακινήσεις των δικηγόρων για την κατάθεση των δικογράφων. Η μείωση των μετακινήσεων θα έχει ως αποτέλεσμα:

- Να μην σπαταλούν πλέον χρόνο και χρήμα για να μετακινούνται

- Να μην εκλύουν στην ατμόσφαιρα διοξείδιο του άνθρακα (CO₂) μειώνοντας με αυτό τον τρόπο το ενεργειακό τους αποτύπωμα.

Σε επόμενα άρθρα θα παρουσιάσουμε την προσέγιση της OTS και πως αυτή εφαρμόστηκε στην πράξη

Σε προηγούμενο άρθρο παρουσιάστηκε η κατάσταση που επικρατεί στα περισσότερα υποθυκοφυλακεία της χώρας και τα παράπλευρα προβλήματα που τη συνοδεύουν. Η προτεινόμενη λύση και η εφαρμογή της στο Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης παρουσιάζεται συνοπτικά παρακάτω:

Η λύση

 

Ο δικηγόρος Χ φθάνει στο γραφείο του νωρίς το πρωί.  Πίνοντας τις πρώτες γουλιές του καφέ του βλέπει την εκκρεμή στοίβα με τους φακέλους / υποθέσεις των πελατών του, η διεκπεραίωση των οποίων απαιτεί τη συναλλαγή με το υποθηκοφυλακείο.  Δεν ξεφυσάει όπως έκανε πριν από μερικές ημέρες, ούτε προβληματίζεται για το πού θα βρει να παρκάρει φτάνοντας στην υπηρεσία και το πόσο χρόνο θα «χάσει» περιμένοντας στην ουρά. Ανοίγει το laptop του και πληκτρολογεί την ηλεκτρονική διεύθυνση της ιστοσελίδας του αρμόδιου υποθηκοφυλακείου από την οποία μεταβαίνει στην ενότητα των ψηφιακών υπηρεσιών. Σε λιγότερο από 5’ βρίσκει τα βάρη των συμβαλλομένων των συμβολαίων που έχει αναλάβει και τους ενημερώνει τηλεφωνικά. Στη συνέχεια εκτυπώνει τα απαραίτητα έγγραφα χρεώνοντας την πιστωτική ή την προπληρωμένη του κάρτα και τέλος αιτείται ηλεκτρονικά τα πιστοποιητικά που χρειάζεται. Λαμβάνει το email επιβεβαίωσης το οποίο τον πληροφορεί ότι τα πιστοποιητικά του θα είναι έτοιμα σε λίγες ώρες και θα μπορεί να τα αντλήσει από το λογαριασμό του μόλις συνδεθεί ξανά στο σύστημα. Ο δικηγόρος Χ. αποσυνδέεται, κλείνει το laptop του και αποτελειώνει με ηρεμία τον (αχνιστό ακόμα) καφέ που μόλις πριν λίγα λεπτά άρχισε!

Το παραπάνω σενάριο, ίσως να παραπέμπει σε ταινίες ή να φαντάζει αρκετά μακρινό. Κι όμως αποτελεί μία ρεαλιστική προσέγγιση / λύση την οποία μπορούν να εφαρμόσουν όλα τα υποθηκοφυλακεία. Για να φτάσουμε όμως στο ιδεατό αυτό σημείο υπάρχει μία σειρά από βήματα που χρειάζεται να ακολουθηθούν ( όχι απαραίτητα σειριακά ):

• Μηχανογράφηση όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών του Υποθηκοφυλακείου με ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα (ΟΠΣ) το οποίο θα καλύπτει όλο το φάσμα των λειτουργιών.
• Ενοποίηση και ψηφιοποίηση των υφιστάμενων ευρετηρίων ώστε η αναζήτηση να γίνεται από την 1^η ημέρα λειτουργίας του ΟΠΣ γρήγορα και ποιοτικά.
• Ψηφιοποίηση των χειρόγραφων εγγραφών και εγγράφων και διασύνδεσή τους με το ενοποιημένο ευρετήριο.
• Ανάπτυξη ολοκληρωμένης πλατφόρμας ηλεκτρονικών υπηρεσιών οι οποίες θα περιέχουν διαδικτυακά :

• Αναζήτηση εγγράφων
• Αιτήσεις και Λήψεις Πιστοποιητικών
• Ηλεκτρονικές Πληρωμές

Η OTS δραστηριοποιείται στο χώρο των Υποθηκοφυλακείων και γενικότερα στο τομέα της Δικαιοσύνης για περισσότερα από δέκα(10) χρόνια. Η συσσωρευμένη εμπειρία και το μεράκι των ανθρώπων της για ολοκληρωμένα συστήματα με σκοπό την εξυπηρέτηση των πολιτών και της ευρύτερης κοινωνίας, οδήγησαν στη δημιουργία του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης (ΟΠΣ) Υποθηκοφυλακείου. Αποτελείται από εσωστρεφή υποσυστήματα – διαθέσιμα στους υπαλλήλους της υπηρεσίας – που καλύπτουν όλες τις επιχειρησιακές ανάγκες , και εξωστρεφή στα οποία έχουν πρόσβαση εξουσιοδοτημένοι δικηγόροι. Σημαντικό κομμάτι αυτών αποτελεί η μηχανή αναζήτησης που αναπτύχθηκε (TerraFind) για την αναζήτηση και προβολή των ψηφιοποιημένων και των ηλεκτρονικών εγγράφων, η οποία είναι πλήρως εναρμονισμένη με τα Β.Δ 533/1963 και Β.Δ 1043/1966 και παρέχει γρήγορα και αξιόπιστα αποτελέσματα στους δικηγόρους χωρίς να προσέλθουν στους χώρους της υπηρεσίας.

Σε συνεργασία με το Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης, από το 2004 μέχρι τα τέλη του 2010 ξεκίνησε η σημαντική προσπάθεια της πλήρης μηχανογράφησης του φορέα. Αρχικά ολοκληρώθηκε η ηλεκτρονική καταχώρηση και ο λεπτομερής έλεγχος όλων των ευρετηρίων (συναλλασσόμενοι και μερίδες) και στη συνέχεια η ενοποίηση αυτών σε ένα γενικό ευρετήριο. Ακολούθησε η υιοθέτηση του ΟΠΣ από όλα τα τμήματα της υπηρεσίας (διαχείριση – παραλαβή εγγράφων και αιτήσεων, μεταγραφές, υποθήκες, κατασχέσεις και αγωγές). Μετά την ωρίμανση της παραπάνω κατάστασης, προχωρήσαμε από κοινού στο επόμενο βήμα της ψηφιοποίησης όλων των εγγράφων από τη δεκαετία του ’30 μέχρι και πρόσφατα, τα οποία και συνδέθηκαν με τα υφιστάμενα ευρετήρια, και μέσω του ΟΠΣ είναι επεξεργάσιμα ώστε οι μελλοντικές σημειώσεις να μη χρειάζεται να καταχωρηθούν χειρόγραφα.  Το τελευταίο στάδιο αποτελείται από την εξωστρέφεια του συστήματος και τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους δικηγόρους, τους δικαστικούς επιμελητές, τις εφορίες κ.α. Η διαδικτυακή μηχανή αναζήτησης (TerraFind) είναι ήδη διαθέσιμη ενώ οι μελλοντικές επεκτάσεις προσανατολίζονται να καλύψουν τις ανάγκες της ηλεκτρονικής κατάθεσης εγγράφων, αιτήσεων, λήψης πιστοποιητικών και ηλεκτρονικών πληρωμών, κατατάσσοντας έτσι την περιγραφόμενη πλατφόρμα ανάμεσα στις πιο ολοκληρωμένες, αξιόπιστες και τεχνολογικά εξελιγμένες.

 

Τα οφέλη της λύσης

Στο φορέα

Οι άμεσα εμπλεκόμενοι φορείς (Υποθηκοφυλακεία) μπορούν να εξοικονομήσουν πόρους και να τους αξιοποιήσουν σε άλλες οργανικές θέσεις. Η παραγωγική ικανότητα των υπαλλήλων αυξάνεται κατακόρυφα μόλις εδραιωθεί η εξοικείωση με το ΟΠΣ.

Επιπρόσθετα, η υπηρεσία αποκτά ένα πλήρες και ενιαίο ηλεκτρονικό αρχείο όλων των πράξεων που τηρεί διασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο την ακεραιότητά του σε περίπτωση φυσικών καταστροφών. Η ασφάλεια των εγγραφών είναι η μέγιστη και όλες οι μεταβολές καταγράφονται για την αποφυγή, τον εντοπισμό και την άμεση διόρθωση πιθανών λαθών, ώστε με το ελάχιστο κόστος να παρέχονται ποιοτικές, αξιόπιστες και γρήγορες υπηρεσίες προς τους ενδιαφερόμενους.  Η ηλεκτρονική καταγραφή όλων των πράξεων και η εφαρμογή του ΟΠΣ σε όλα τα τμήματα του φορέα διασφαλίζει την ομαλή ροή της εργασίας. Το Υποθηκοφυλακείο, πλέον, εκτός από την ανθρωποκεντρική προσέγγιση – οι αναζητήσεις γίνονταν πάντα με βάση το συμβαλλόμενο – αποκτά και κτηματο-κεντρική που σημαίνει ότι οι έρευνες είναι διαθέσιμες και με βάση το ακίνητο – την ιδιοκτησία, γεγονός που εμπλουτίζει τη μηχανογραφημένη υπηρεσία με τα χαρακτηριστικά ενός κτηματολογικού γραφείου

Ενδεικτικά παρουσιάζεται η κατά μέσο όρο αύξηση της παραγωγική ικανότητα ενός υπαλλήλου στο Υποθηκοφυλακείο Θεσσαλονίκης, πριν και μετά από την υιοθέτηση του ΟΠΣ.

Εγγραφή Πράξης	Ποσοστιαία Αύξηση Παραγωγικότητας
Μεταγραφών	50%
Υποθήκες	100% ( Διπλάσιες υποθήκες στον ίδιο χρόνο )
Κατασχέσεις	100% ( Διπλάσιες Κατασχέσεις στον ίδιο χρόνο )
Αγωγές	100% ( Διπλάσιες Αγωγές στον ίδιο χρόνο )

 

Έκδοση Πιστοποιητικού	Ποσοστιαία Αύξηση Παραγωγικότητας
Μεταγραφής (παλαιών τίτλων)	Από 30’ σήμερα το πολύ 2’
Μερίδας (παλαιών τίτλων)	Από 30’ σήμερα το πολύ 2’
Ακτημοσύνης (παλαιών τίτλων)	Από 30’ σήμερα το πολύ 2’

 

Στους δικηγόρους

Οι δικηγόροι, έχοντας τη μεγαλύτερη συχνότητα συναλλαγών με τα Υποθηκοφυλακεία μπορούν πλέον να απολαμβάνουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες χωρίς να μεταβούν απαραίτητα στο χώρο της υπηρεσίας. Η μηχανή αναζήτησης εγγράφων, διαθέσιμη εφτά(7)  ημέρες την εβδομάδα , εικοσιτέσσερις (24) ώρες το εικοσιτετράωρο, παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που απαιτούνται, και είναι οι ίδιες που θα λάμβαναν αν επισκέπτονταν το φορέα. Ο χρόνος αναζήτησης για κάθε συναλλασσόμενο, που υπολογίζεται ότι ήταν είκοσι (20’) λεπτά τουλάχιστο με τον παραδοσιακό τρόπο στα χειρόγραφα ευρετήρια, περιορίζεται στα ένα με δύο (1-2’) λεπτά. Με δεδομένο ότι για ένα συμβόλαιο η αναζήτηση περιέχει συνήθως πάνω από δύο(2) συναλλασσόμενους, η αξία και το όφελος που παρέχει η μηχανή αναζήτησης πολλαπλασιάζονται. Αν προσθέσουμε και το χρόνο που απαιτείται για τη μετάβαση στο χώρο του Υποθηκοφυλακείου, γίνεται κατανοητό ότι το επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών που απολαμβάνει πλέον ένας δικηγόρος είναι εξαιρετικά υψηλό και δε θυμίζει σε τίποτα την κατάσταση που επικρατούσε πριν από μερικά χρόνια.

Τα οφέλη, ωστόσο, δεν περιορίζονται μόνο στην αναζήτηση των πράξεων. Οι ώρες αναμονής στα γκισέ της υπηρεσίας για την κατάθεση εγγράφων και αιτήσεων έχει μειωθεί δραματικά. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι πριν οποιαδήποτε μηχανογράφηση ο δικηγόρος χρειάζονταν να περιμένει τουλάχιστο δύο(2) ώρες, ενώ σήμερα ο χρόνος έχει μειωθεί σε λίγα λεπτά, τα οποία δεν ξεπερνάνε τα 15-20’ σε περιόδους αιχμής. Με την εφαρμογή των ηλεκτρονικών αιτήσεων και την παροχή δυνατότητας λήψης έγκυρων πιστοποιητικών χωρίς την προσέλευση στην υπηρεσία οι παραπάνω χρόνοι εκμηδενίζονται τελείως.

Τέλος, αξίζει να σημειωθεί ότι οι εγγραφές των νέων πράξεων γίνονται στα περισσότερα τμήματα (Υποθήκες, Κατασχέσεις, Αγωγές) αυθημερόν ενώ στις μεταγραφές ο χρόνος εγγραφές δεν ξεπερνάει τις πέντε(5) εργάσιμες ημέρες, που σημαίνει ότι ο δικηγόρος σε δύο με τρεις (2-3) ημέρες λαμβάνει τα πιστοποιητικά που χρειάζεται. Ανατρέχοντας σε στοιχεία που ίσχυαν πριν από μερικά χρόνια, οι αντίστοιχοι χρόνοι ανέρχονταν σε αρκετούς μήνες. Τα πιστοποιητικά μεταγραφών για νέα συμβόλαια ήταν διαθέσιμα περίπου ένα μήνα μετά την κατάθεση της πράξης, ενώ η εγγραφή των υποθηκών στα ανάλογα βιβλία γίνονταν μετά από ένα(1) χρόνο!

 

Στην κοινωνία

Αν και δεν είναι άμεσα ορατά τα οφέλη προς την ευρύτερη κοινωνία, η επίσπευση των συναλλαγών με τα υποθηκοφυλακεία διαδραματίζει σημαντικό ρόλο και επηρεάζει πολλούς τομείς. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι στα παράπλευρα κέρδη πρέπει να προσμετρηθούν τα παρακάτω:

• Υποβοήθηση της κτηματαγοράς, χάρις την μείωση του χρόνου έρευνας βαρών και του χρόνου διεκπεραίωσης των εγγραφών μεταγραφών.
• Αύξηση της κινητικότητας της τοπικής οικονομίας με την γρηγορότερη έγκριση στεγαστικών/επισκευαστικών δανείων (άμεσα συσχετιζόμενο με την εγγραφή υποθηκών).
• Εξυπηρέτηση άλλων δημόσιων φορέων. Αναφέρεται το χαρακτηριστικό παράδειγμα της ανάγκης καταγραφής των off-shore εταιριών που έχουν έδρα στη Θεσσαλονίκη. Η αρμόδια υπηρεσία (ΣΔΟΕ) έλαβε πλήρη λίστα σε διάστημα δύο (2) ημερών, ενώ σε άλλα υποθηκοφυλακεία η διαδικασία ολοκληρώθηκε μετά από ένα(1) μήνα με αμφιβόλου ποιότητας στοιχεία.
• Οικολογική συνείδηση. Ελαχιστοποίηση της απαιτούμενης ποσότητας χαρτιού και μείωση της κυκλοφορίας οχημάτων χάρις τη μη προσέλευση των δικηγόρων για τη διεκπεραίωση των υποθέσεών τους.